关于公路工程建设电子档案工作的探索

李晓群

摘 要：基于信息技術的广泛应用，公路工程建设过程档案管理工作也得到极大的优化，由传统的纸质版档案逐渐转变为电子版档案管理。相比于传统的公路工程建设纸质档案管理，电子化档案的应用使得公路工程建设过程档案管理工作变得更加智能化，具有极为明显的优势。本文主要简要分析了公路工程建设电子档案的基本特征以及目前电子档案工作中存在的主要问题，探讨了今后进一步优化公路工程建设电子档案管理工作的措施。

关键词：公路工程建设;电子档案;探索

前言

在信息化时代的背景下，公路工程建设中档案管理工作逐步实现了信息技术的应用，电子档案逐渐取代了纸质档案。公路工程建设过程中所涉及到的档案数量一般较庞大，纸质档案不仅会占用较大的空间，在保存和管理工作中也存在较大的困难。电子档案的建立不仅节约了很多档案存储空间，还方便查询，也便于档案管理人员及时发现档案中异常的部分，及时修正。随着公路工程项目的不断增多，电子档案管理技术的不断完善有助于公路工程项目的高效优质建设，因此必须了解目前公路工程建设电子档案管理工作中的不足之处并进行完善。

1 公路工程建设电子档案基本特征

公路工程建设中电子档案管理工作具有极为突出的特征，首先所有的电子档案内容都是在实体纸质档案的基础上对档案内容进行电子化、虚拟化。以计算机网络为主要载体对大量的档案信息进行保存，便于用户随时随地通过网络进行档案信息查询。以往在进行公路工程档案建立工作时，通常需要耗费大量的人力、物力和财力进行档案信息收集和整理，电子档案工作极大的缩减了档案信息整理工作任务，并且更加便于档案信息查询和修改[1]。智能化是公路工程建设电子档案工作的一个主要特征，用户可以更加便捷的查看档案信息，提高了工作沟通效率。电子档案虽然相对来说是虚拟的，但是电子档案的信息依然是真实档案内容的记录，电子档案具有档案的基本特性和功能。

2 公路工程电子档案管理中的不足之处

近来年，公路工程建设电子档案管理工作取得了较为明显的成果，但是在工作当中仍然存在诸多不足之处，限制电子档案在公路工程建设中的进一步应用。首先，电子档案为公路工程建设档案管理工作提供了诸多便利之处，但是也正是基于这些优点出现了一些不足。电子档案信息便于查询与修改，因此对于电子档案信息的内容最大的一个隐患便是易修改性，且很难留下修改痕迹，这就造成了电子档案信息真实性欠佳[2]。部分公路工程项目的电子档案管理人员为了自身利益，篡改电子档案信息，相关负责人无法对档案信息的真实性进行鉴别。除了档案信息真实性欠佳之外，公路工程建设电子档案的保密性也有待完善。网络环境相对来说是一个较为开放的环境，将档案信息电子化保存于计算机中，依靠网络进行档案信息传递的过程很可能被他人窃取，这为公路工程建设档案的安全保密工作造成了极大地威胁。另外，公路工程建设电子档案管理工作中，不同的单位所使用的管理软件并没有进行统一，不同软件之间传递电子档案文件很容易造成文件不可识别或者自动拦截等问题，极大地降低了公路工程建设电子档案的便利性[3]。

3 公路工程建设电子档案工作优化措施

3.1 健全公路工程电子档案管理制度

为了最大限度的保障公路工程电子档案内容的真实性，公路工程建设档案管理部门必须建立完善的电子档案管理制度，为电子档案管理工作提供有效保障。公路工程建设的档案内容会涉及到工程中的各个部门，面对内容庞大信息涉及面广的电子档案，如果在档案信息搜集和整理过程，稍有不慎极易出现档案数据错漏的问题。为了更好地规范公路工程电子档案工作，必须依靠完善的管理制度，细化每一个电子档案工作步骤，加强电子档案工作各个环节的监督工作，对于电子档案原始记录信息及时进行备份，方便后续检查以及核对工作。

3.2 提高公路工程电子档案工作水平

传统的公路工程档案需要完善的保存条件，电子档案虽然不占用较大的空间，但是电子档案管理工作的开展却依赖于各种现代化设施以及电子档案管理系统软件。为了提高公路工程电子档案管理工作的效率，要先为档案管理部门配备配套的各种硬件以及软件设施。公路工程建设档案管理人员应转变传统的工作态度以及模式，注重各种电子档案管理技术以及电子档案管理系统软件的学习，尽快适应电子档案工作管理模式。

3.3 优化公路工程建设电子档案信息安全管理

公路工程建设电子档案中的内容涉及到不同单位的利益问题，因此对于档案中的数据必须做好安全保密工作。电子档案更加便于查阅，为了减少和避免档案借阅过程发生信息泄露和窃取情况的发生，不同工程内部要制定严格详细的电子档案安全借阅管理工作，加强对于电子档案借阅的记录和监督工作。另外，公路工程电子档案管理工作过程所使用的计算机以及软件要安装正规的杀毒软件及对应的网络安全防护软件，传递电子档案文件时进行加密工作，营造一个安全的网络使用环境。

3.4 促进公路工程电子档案文件一体化管理系统的应用

针对目前公路工程建设不同单位以及部门在开展电子档案管理工作中，所使用软件不统一的问题，在后续电子档案管理工作中，应在国家对于档案管理工作的要求和原则上，促进公路工程相关部门以及人员采用电子档案一体化管理模式。不同部门以及单位在进行电子档案管理工作时，使用统一的软件进行信息传递和共享可以进一步提高电子档案管理工作效率。

结语

公路工程建设整个项目一般周期较长，对于工程中所涉及到的信息以及数据一定要做好及时建档工作，电子档案在公路工程建设的应用，使得档案管理工作变得更加智能化和便捷化，为了确保电子档案信息的真实性以及安全性必须建立完善的管理制度，监督整个电子档案工作，为公路工程质量以及安全建设提供保障。

参考文献

[1]陈昭彰.高速公路建设工程中电子化档案管理系统[J].中国交通信息化，2020（01）：47+99.

[2]赵敬.浅谈如何做好公路工程档案的收集与整理[J].人民交通，2019（01）：79-80.

[3]马玲玲.试分析如何提升公路科技档案管理水平[J].中国管理信息化，2018，21（12）：162-163.