如何加强工程建设企业海外项目档案管理的几点建议

高华

【摘 要】工程建设企业响应党中央号召实施“走出去”战略已有30多年，受到海外特殊的政治、经济、文化环境影响以及项目所在国的法律法规限制，如何在新时期更好的开发、收集、保存和利用档案是摆在海外档案管理人员的一道新课题。

一、海外项目档案管理现状

目前，海外工程项目文档管理缺乏统一的规范和标准，相关的法律法规也不健全，还很难找到一套可直接用于工程建设企业海外项目的解决方案。西方国际工程公司有不同的治理结构和项目模式，发展渊源和文化背景不同，项目文档管理模式没有一定之规。

1.海外项目的档案管理受所在国的法律法规以及国情影响和限制。由于所在国的法规和标准同国内有很大差异，在档案认定和管理上存在着很大难度。

2.由于所在国的签证政策不尽相同，对于部分签证收紧的国家，一般海外项目都会采取抓大放小的策略，在人员配置上首先满足施工、设计、采办等核心部门的人员，档案管理人员通常由非相关专业的工作人员兼任，造成无论从专业角度还是从经验能力方面都存在严重不足的现象。

3.由于所在国的物质条件限制，很多海外项目的档案存放存在着严重的风险，一些项目档案存放地点不能满足“八防”等基本要求。

4.档案的经济效益不能马上体现，部分海外项目对档案的管理重要性认识不足，对档案工作关注不够，造成从思想认识上对该项工作的忽视，下级对档案主管部门要求仅停留在落实工作，自身工作的主动性和创新性不足。

二、 如何加强档案管理的建议

1.档案形成管理

制定规范的档案管理制度，明确档案相关事项流程及规定，规范档案管理工作;在对档案价值的认定上要严把质量关。大数据时代是一个信息爆炸的时代，但并不代表任何信息都是有益和有价值的，海量的信息中存在大量的伪信息和垃圾信息，只有将这类信息剔除，才能保证信息的有效性，减少信息查找的时间，提高信息的利用效率和工作效率。拟制归档立卷科目，对接收的档案资料按既定的类别分类，赋予名称、编号、整理上架;档案室统一购买存放电子档案的装备完善制度规定，并严格按照制度规定执行。

2.档案归档管理

事先：档案确认，根据部门业务、职责内容/根据项目类型进行确认，确认哪些是重要的文件和资料，明确人员重点收集;根据资料的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。

事中：文件收集、整理，由经办部门经办人或者文控人员负责及时收集整理，按归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行细致的划分，确保文件资料真实齐全。

事后：按档案要求归档，把企业经营活动过程中形成的文件资料或者技术成果保管下来，供参考或者传承。由责任部门经办人员或者文控人员在档案管理系统录入条目、挂接电子版文件，移交纸板文件;档案管理员在档案系统里整理档案数据和纸板档案文件，生成档案号、打印标签和档案号、装盒、上架等，科学的管理，便于随时找到和利用档案。

3.档案人员管理

档案管理是一门管理性质的专业，其管理工作向高度知识化、深度集约化以及广度技术化方面转变，档案管理需要专门性知识、综合性素质和复合型人才。这就要求海外项目应该尽量配备高水平的专职档案管理人员，借助其不可替代的专业知识和工作经验来提升海外项目档案管理整体水平。

工程建设企业应完善企业档案人才队伍建设和培养的方法和途径，优化企业档案人才结构，扩大专业人才和复合型人才规模，持续促进档案人才队伍的专业化。通过加强思想作风和工作作风地建设，对档案从业人员提倡解放思想、更新观念、勤于学习和思考、理论联系实际、真抓实干，自觉培养强烈的事业心和责任感，有高度的敬业精神，热爱档案事业。

其次，在人员实在无法满足和保证的前提下，应加大对兼职人员的档案管理知识培训，使兼职人员能够具备档案管理的基本操作技能，保證海外项目档案工作的正常开展。

第三，可以采取属地化管理，安排当地雇员从事非核心非涉密的档案管理岗位的工作，解决因人员不足给档案管理工作带来的困境。最后，档案工作人员应该加强自学，所学内容不应仅限于档案管理相关知识，应该沿着知识体系脉络延伸至数据库管理，信息技术管理，计算机软硬件应用等。

4.信息安全管理

不论从档案的凭证性还是情报性来说，加强对档案的信息安全管理是新时期提出的新的要求和课题。企业应加强档案信息保密安全管理工作，推进档案数据备份中心建设。档案馆要建立档案信息管理系统安全保密防护体系，推进系统安全等级保护和分级保护工作。加强安全技术研究与防范工作，加紧建立档案信息容灾系统和灾难恢复机制。要按照《电子档案移交与接收办法》的要求和收的进、管得住、用得上、交得出的原则，加强电子档案管理，确保电子文件和档案的长期安全。首先，在档案形成和采集的过程时要考虑到信息安全，保证涉密不上网，上网不涉密。其次，在档案存贮的过程中也要注意信息安全，档案馆或档案库房的外门及首层外窗均应有可靠的安全防护设施;并应根据条件配置自动报警、视频监控等安全防护系统;重要的电子档案保管和利用场所应满足电磁安全屏蔽要求，注意防火、防潮、防水、防日光直射和紫外线照射、防尘防污染、防有害生物、温湿度控制、档案包装材料要采用中性偏碱性纸质材料制作等。

最后，在档案借阅时要注意信息安全。在信息利用上要制定严格的信息借阅拷贝制度，形成或完善档案查阅审批流程，保证所有档案信息包括涉密信息在有限度的范围内共享。其次，拥有审批权限的领导对于信息知悉范围应进行严格把关，对非必要知悉者严格杜绝其掌握并利用核心信息。