大数据在事业单位档案管理中的应用与优化

邹丽琼

摘 要：大数据技术对档案管理工作产生了深刻的影响，大数据技术促进档案管理方式的全面变革。新时期还要明确档案管理工作的重点，优化档案管理的思维，着力构建科学化的档案管理工作体系，强调借助大数据技术提高档案管理工作成效，从而促进档案管理事业的改革发展。本文主要分析大数据技术在档案管理工作的应用价值，以及当前档案管理工作改革的策略等。

关键词：大数据;现代企业;会计档案;应用管理

档案是反映和记录事业单位发展运营情况的基本载体，档案在某种程度上预示着事业单位的未来发展趋势。随着大数据技术的日渐兴起，档案管理工作的模式发生了改变，档案管理工作的专业性日渐提高，传统的纸质档案管理方式不适应时代的需要。档案信息化需要面向大数据技术，进一步优化档案管理工作的思维，创新档案运转的模式，构建科学的档案管理工作体系。新时期应当采用电子化、快捷化、高效化的档案管理模式，全面提高档案管理工作的质量。

1 大数据技术基本特征概述

大数据技术是信息技术的重要发展趋势，它依托更先进的电子计算机系统实现各种资源信息的高效利用。大数据技术目前已经扩展到各行业，运用大数据技术可以为各行业的发展提供强有力的数据支持，提高了各行业运转的效率。首先，大数据技术可以给用户提供更加庞大的数据信息资源，目前档案管理已经从TB向PB的方向属发展，大数据技术极大的增加了数据信息的存储量与获取能力。其次，大数据技术可以提供种类繁多的数据，各种类型的数据信息都有其应用价值，包括各种网络日志、视频、图片、地理位置信息都可以综合起来发挥实用价值。第三，大数据技术有着快速的信息处理能力，在大数据技术的支持下可以提高信息处理的速度，增加了信息处理的质量，同以往相比有着不同优点，极大地提高信息处理的质量。

2 大数据技术对档案管理的实用价值

1）提高数据挖掘质量。信息时代各种信息充斥着人们的生活，信息获得的途径也日渐多元，信息获取的方式不断多样。人们可以通过多个渠道来查询信息，庞杂的数据信息需要专业的处理技术。把大数据技术应用于档案管理体系，有助于提高数据信息的分析效率，利用遗传算法、神经网络算法筛选出更加有价值的信息，这样可以为后期的档案管理工作提供支持，全面提高档案管理的质量水平。在快节奏工作的当下，事业单位的发展离不开快速的反应。快速检索档案对业务工作的影响变得日益重要。运用大数据技术可以构建科学的档案管理与分析环境，可以多方面的快速响应档案使用者的需求。大数据技术具备了其它技术不具备的需求分析能力，可以准确的描述用户需要的信息类型，从而快速的检索出个性化的数据信息。大数据技术可以辅助档案管理人员全面了解现有档案的情况，从而为档案分析提供强有力的支持，有助于消除档案孤岛现象。

2）提高档案存储效率。大数据技术可以提高档案存储工作的效率，运用大数据技术可以更有条理、更加科學的收集和整理各类型的档案。运用大数据技术最大性的提高了档案数据库的兼容性，为各项工作的开展提供了有力的支持。大数据技术还可以防止档案数据丢失的问题，确保档案数据信息的完整性，运用大数据技术可以第一时间对缺失的档案进行恢复处理，可以提升档案管理的整体质量水平。档案管理技术扩大了档案存储的范围，超越了纸质档案管理的模式，使得各项工程获得源源不断的数据支持。档案管理的电子化还有助于加速进行档案处理，提高了档案数据信息的审核速度，简单了传统的档案管理工作模式，实现了档案数据信息在互联网的快速传递。

3）发挥决策辅助作用。大数据技术可以运用数据分析的方法对以往的、当前的、社会的、本行业的档案数据信息的对比分析，从各个角度分析当前工作的得失，在准确的档案数据信息的支持下了解本行业的发展需求，掌握目前事业单位的工作水平，从而为最终的决策提供必要依据。大数据技术可以用于全面进行档案管理分析，从而为工作决策提供必要的依据。专业技术人员也可以用档案管理系统了解行业的发展情况，掌握本单位项目工作所处的位置，还可以及时的从云端获得业务工作的相关信息，这些资源都可以提高工作的速率，在先进的技术模式下发挥档案对当下工作支撑作用。大数据技术优化了档案管理工作的方式，创新了档案管理办法，可以更好的体现档案实用价值。

3 大数据时代档案管理改革的具体策略

1）推动档案管理制度更新。档案管理制度更新水平体现了档案管理信息化的层次，档案管理制度的性质决定了档案管理工作的基本走向与工作质量。应当基于大数据、云技术、智能化、共享服务等新理念修订传统的档案管理工作制度，做到在符合时代背景要求的基础上提高档案管理效率。应当借助大数据技术合理的规避档案管理工作的隐患，通过云技术保证档案高效存储，做到档案管理资源的内部充分整合，进而帮助一线人员第一时间解决管理档案的问题，不断优化档案管理工作体系。新时期还要明确档案管理工作的责任分工，基于数据共享建立良好的档案收集与分配共享机制，强化档案管理平台建设工作，基于强有力的平台管理工作提高档案运转的整体水平。建立强有力的档案管理制度修订机制，档案管理制度与时俱进，阶段性的梳理和完善相关制度。

2）扎实构建档案管理队伍。引进信息化档案管理人才不是档案事业的噱头，档案信息技术人才引进应当本着扎实有效的原则进行。首先，根据档案管理工作的需要，以及未来档案事业的走向，科学的界定档案管理人才应当具备的专业素养、职业精神与创新能力要求，明确档案管理人才胜任一线岗位应当具备专业知识、学历要求、工作经验等。其次，本着节约、有效、实用的原则确定档案人才培养的方案，基于人力资源部门的综合测评和可用资源安排档案管理人员充分的接受满足本岗位工作需要的专业技术培训，切实帮助档案管理人员不断提高专业素养，有计划的指导档案管理人员提高专业水平产。第三，强化提高档案管理人员自主提高意识，围绕着档案管理课题研究、档案管理技术攻关、档案设备创新使用等课题，促进档案管理人员积极投身一线实践工作，提升档案管理人员的责任意识，更好把握档案管理人员工作绩效，全面提高档案管理质量。

3）强化档案信息安全控制。大数据时代还要加大档案安全工作的控制力度，注重提升档案管理的安全级别，信息大数据技术保证档案安全有效。首先，建立全过程的档案数据信息流转监控机制，全方位的监测档案运转的环境，从源头上保证档案数据的真实性，防止档案传递共享运行风险，提高档案使用的合理性。其次，还要优化档案管理工作的模式，增强档案管理的保密水平，应用强有力的信息技术手段提高档案管理工作的质量。第三，大力采用智能化的档案管理设备对档案管理风险进行预警与风险控制，强调建立自动化的风险调处机制，从而有效预判档案运转中的问题，及时的采用必要的处置措施，达到高效控制档案运转，全面降低档案使用风险的工作目标。

4 结论

大数据技术为档案管理带来了新的改革契机，对传统的档案管理方式提出了巨大的挑战，要求档案管理人员以先进的技术手段和丰富的信息资源支持档案管理事业，更好的进行档案数据信息使用价值的挖掘，大数据时代还要优化档案管理工作对策，创新档案管理工作的方式方法，基于大数据技术的优质提高档案管理工作的效率，体现档案信息的应用服务价值。

参考文献

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