新形势下烟草行业档案信息化管理

黄浏燕

摘 要：在新形势下，我国烟草行业快速发展，行业内竞争压力逐渐增加，企业在发展中逐渐认识到了加强管理工作的重要性，不断优化自身工作，以期扩大自身在行业中的竞争优势，促进企业的快速发展。在此发展环境下，烟草企业应加强档案信息化管理，确保档案管理工作中可以为企业决策提供一定的数据基础，以此扩大烟草企业的发展优势，提高行业发展的内在动力。

关键词：烟草行业;档案管理;信息化;不足;发展

近年来，我国社会正在快速发展，烟草行业的发展机遇与挑战并存，因此，烟草企业建设人员应根据时代发展趋势加强对自身工作的建设，进而提高烟草企业生产工作效率。管理人员应明确信息化对烟草行业档案管理的意义，明确现阶段烟行业档案管理工作中的不足，针对烟草行业中的档案管理工作中的不足采取解决措施，进而加强烟草行业档案信息化建设，提高档案管理工作质量。

1 信息化对烟草行业档案管理的重要意义

烟草行业在档案建设工作中，企业应明确档案信息化建设工作对提高行业发展速度的意义，以此推进档案信息化建设进程，为行业发展提供内在动力，促进企业的快速发展。随着我国信息技术的快速发展，各个行业在发展过程中不断加强对信息技术的利用，以求提高工作质量及工作效率，加快行业的发展速度，因此，烟草行业档案管理工作也要加强对信息技术的利用，进而有效提高档案管理工作的质

量[1]。传统档案管理工作中，其储存、分析及信息搜集均不能跟随时代的发展，而档案信息化可以减少信息录入工作中出现的错误，提高其分析速率，进而提高档案管理的水平，为烟草行业发展提供数据基础，促进行业的进一步发展。

2 现阶段烟草行业档案管理工作的不足

2.1 缺乏规范高效的档案信息管理制度

现阶段，烟草行业建设人员逐渐认识到了档案管理信息化的重要性，并逐渐加强对信息化技术的使用，以求提高信息化档案建设的水平。但是相关工作中仍存在着些许问题，相关人员应加强对其的分析，采取针对想措施加以解决，进而提高档案信息化建设工作的质量。档案信息化建设过程中缺乏规范高效的档案信息管理制度，使得档案管理人员在工作中不能按照相关的规章制度完善自身的工作，出现数据丢失、出错的现象，降低档案信息化建设的效率，使得信息化档案为在烟草行业发展中不能全面发挥其应有的作用，限制着企业的发展[2]。

2.2 信息化发展仍处于初步探索

随着我国信息技术的快速发展，我国烟草行业档案管理人员逐渐认识到信息化建设可以有效的提高信息储存及处理工作的效率，但是部分企业信息化档案建设工作仍旧停留在表面，不能加强对信息化技术的利用，导致相关人员在管理工作中，不能快速提取企业内部人员需要的数据，降低档案管理工作的质量，使得企业在发展中不能全面利用相关信息，降低企业发展的科学性。并且烟草行业并未根据社会发展的需求，进行信息共享，不能实现信息交流，以此限制着行业的快速发展。另外，部分烟草企业并未根据档案信息化建设的需求，建立电子档案库，相关人员无法依据相关信息加强对企业发展情况进行分析[3]。

2.3 缺乏专业的档案管理工作人员

档案管理人员在档案信息化建设过程中具有重要的作用，但是在档案信息化建设过程中，烟草行业中依然存在着缺乏专业档案管理工作人员的现象，对烟草行业的档案信息化建设具有一定的负面影响。部分档案管理人员在企业中身兼数职，使其降低对档案管理信息化建设的精力，其缺乏较强的专业知识，不能根据企业的需求加强对档案信息化建设，限制着企业的快速发展。另外，部分档案管理人员难以掌握信息技术，导致其不能在档案信息化建设中通过信息技术的使用提高档案管理工作水平，也会对企业的发展造成一些负面的影响。

3 发展信息化烟草行业档案管理的策略

3.1 健全档案信息管理资源数据库

档案信息管理资源数据库在档案信息化管理中发挥着至关重要的作用，其能够在一定程度上提高档案管理的信息化水平，提高档案管理的效率及质量，促进企业的发展。因此，烟草企业在实际工作中应高度重视档案信息管理资源数据库的作用，积极对档案信息管理资源数据库进行健全，确保其能够满足档案信息化管理工作的需求，为档案管理工作的开展打下良好的基础。而且企业应注意提高档案信息管理资源数据库的安全性，采取数字化保护手段对信息资源保護，以此保证数据安全和完整[4]。

3.2 优化档案管理设计方案

烟草行业在档案信息化管理建设的过程中，有关人员应充分认识到档案管理设计方案的重要性，注意对档案管理设计方案进行优化，确保档案管理设计方案能够满足实际工作的需求，以此为档案信息化管理建设提供可靠的依据，确保工作高效有序开展。企业在优化档案管理设计方案时应对不同部门的需求进行分析，对档案管理设计方案进行适当的调整，确保其能够满足企业内部所有档案管理工作的开展提供必要的帮助。

3.3 建设统一规范化信息管理

在以往档案管理工作中，烟草行业内部企业缺乏统一的标准，不同企业或是同一企业不同部门档案管理各不相同，这对档案信息化管理建设造成了较大的负面影响。新形势下，企业应充分认识到建设统一规范化信息管理的必要性及意义，加大对统一规范化信息管理模式建设饿投入，以此为档案信息化管理建设打下良好的基础，降低工作开展的难度。而且企业在统一规范化信息管理模式建设过程中应注意对自身发展情况及发展目标进行深入的分析，对可能出现的问题及其原因进行研究，尽可能避免风险事件的出现，提高信息管理模式的建设水平。

3.4 培养专业化信息管理人才队伍

档案管理人员在信息化档案管理建设工作中具有重要的作用，其可以有效的提高档案信息化建设水平。烟草企业应根据相关法律法规成立档案信息化数据库，并且招聘专业人员对其进行维护，保证其可以在企业发展中为企业提供详细的数据，为企业的发展奠定坚实的基础。烟草企业应加强对管理人员的培训，确保管理人员可以在培训过程中学习专业的档案管理知识，以此提高档案管理工作水平，并且加强对信息技术的应用，确保其可以通过信息技术的使用提高档案建设工作效率。不仅如此，在培训过程中，企业应注意打造专业化信息管理人才队伍，为行业信息化建设提供可靠的人才保障。

4 结论

烟草企业在建设过程中应明确档案管理信息化的意义，并且对自身的档案管理工作进行全面的分析，正确看待自身档案管理工作中存在着缺乏规范高效的档案信息管理制度、信息化发展仍处于初步探索阶段、缺乏专业档案管理人员等问题。针对相关问题，建设人员应采取健全档案信息管理资源数据库，优化档案管理设计方案、建设统一规范化信息管理、维护档案管理体系安全性等措施对工作进行改进，以此提高烟草信息化建设的水平，促进企业的快速发展。

参考文献

[1]王元元.管理信息系统支持下的烟草专卖市场监管优化研究[D].河北经贸大学，2019.

[2]廖开雷.新型市场监管模式下卷烟零售户档案管理与应用的研究[A].中国烟草学会2016年度优秀论文汇编——专卖管理主题[C].2016：6.

[3]韩茜.智慧矿山信息化标准化系统关键问题研究[D].中国矿业大学（北京），2016.

[4]卢海峰.与时俱进求真务实推进烟草行业档案创新管理[J].办公室业务，2017（24）：63-64.