电子政务系统中的档案管理：问题与思考

张丛

摘 要：信息的数量在不断的增加，这就导致档案的管理越来越复杂。虽然电子政务系统在不断的完善，但仍存在很多的问题。本文针对电子政务系统中档案管理的问题进行了全面的分析，并对此采取了一定的措施进行有效的探讨，从而促进档案管理水平的进一步提高。

关键词：电子政务系统;档案管理;问题与对策

由于计算机技术的不断应用，电子档案应运而生。但经常会出现资料丢失或病毒感染等情况，影响了电子政务档案的合理管理，我们需要对此加以重视。

1 电子政务系统中档案管理的现状

电子政务档案是在计算机应用基础上进行普及完善的，电子政务系统档案比传统的文档材料具有一定的优势。首先，它具有自身的独立性。电子档案的存储位置是不固定的，但其内容可以保持完整。其次是需要充分利用计算机设备，电子档案的创建和处置都需要利用计算机来完成。计算机可以被大众所使用，可以简单对电子档案进行修改，并可以处理相关的浏览痕迹，这就无法保证电子档案管理的合理与安全，如果计算机出现问题就会导致电子档案材料的丢失与破坏。

2 电子政务系统中档案管理存在的问题分析

2.1 对档案移交问题进行分析

首先，在移交过程中是对单份电子数据进行移交，这就无法体现档案的整体性，使数据在移交过程中无法实现相关的联系。其次是档案管理方式是以双轨制来进行应用的，这就导致在档案管理过程中需要依赖备份，而如果在档案移交过程中出现问题，就会导致数据的丢失。最后是档案不仅仅包括电子档案也存在纸质档案，而两者是线上与线下的区别，这就会导致移交的时间出现偏差，移交工作量在一定程度上会有所增加。

2.2 对档案文件归档问题进行分析

对档案需要进行归档来保证档案的完好，但是需要注意一些细节。首先是技术方面的问题，如果技术方面出现问题就会导致出现冗余的情况，从而在后期的处理过程中无法对档案进行有效的查询管理。其次是管理方面的问题。在对档案数据信息进行管理过程中存在着一定的局限性，如果遇到特殊情况，由于档案管理人员职权的局限导致无法对档案进行及时的查找。档案需要档案管理人员和业务人员进行同时负责，这就会出现档案丢失后两者责任的推卸情况。

2.3 对安全保障问题进行分析

电子政务系统是要依靠计算机来进行运行的，如果一些黑客植入病毒软件就会导致档案信息的泄露，在一定程度上影响档案的完整性使档案出现损坏。如果由于外在因素的影响而出现火灾等问题也会对档案管理工作产生影响。

3 提高电子政务系统中档案管理工作效果的对策

3.1 对档案移交归档过程进行规范化管理

前面我们也提到档案在移交与归档过程中会出现很多的问题，这就需要我们采取一定的措施来进行有效的解决。首先，我们要对档案移交归档过程加以重视，并提出更高的要求，从而保障档案管理工作的合理。当前，我國对于档案移交归档工作主要运用在线归档和离线归档的方法。这两种方法会根据档案的格式来进操作，这就需要管理人员针对档案移交的方式进行有效的监管并及时查询归档过程中存在的问题来进行有效的分析并采取措施进行处理。除此之外还要加强对原始档案进行保管，实现单套归档的目标，避免出现双套归档问题。

其次是重视双轨制的档案管理方法，要保证双轨制可以有效的运用到档案管理工作当中，使双轨制的管理方法可以实现最大的价值。管理人员还要对档案移交的方法进行明确的划分，针对档案的不同来选择合理的管理方法，这样可以避免在当移交过程中出现问题。

然后是对档案室负责的内容进行明确，只有权责明确才能进行合理的分工，避免出现推卸责任的情况。无论是管理人员还是工作人员都可以准确掌握自身的职责，这样可以保证档案在移交和归档过程中不会出现问题，保证档案材料的完整性，可以有利于后期的查询与管理。

最后是要制定制度进行管理。任何工作都需要制定合理的计划来进行有效的约束，而档案管理工作也不能缺少制度的约束，管理人员可以根据具体情况来制定合理的制度。这样可以保证档案移交和归档过程中进行正规合理的操作。管理人员也要按照规定来进行严格的审查，保证档案移交和归档符合标准，并在此过程中进行及时的判断，如果在移交和归档过程中存在问题，就需要进行有效的处理。还要对通过的档案进行分类，使档案的存放合理有序。

3.2 对安全保障工作产生足够的重视

档案管理工作由于外界因素的影响会导致档案存在安全隐患，我们需要加强档案的安全管理，制定一系列的安全保障措施来进行有效的预防。我们要提高档案管理的技术操作，为了保证档案管理的科学合理，管理人员需要根据具体情况来研发独特的管理系统，并在此基础上设定一系列的密码、杀毒等功能，避免黑客入侵对系统产生影响，提高管理系统的安全性能。

对于管理人员的安全意识要进行进一步的培养，使他们能够对安全问题进行一定的了解，在实际的管控过程中如果出现了问题，管理人员可以根据自身掌握的技能进行及时的处理。管理人员技术水平和管理能力也要不断的进行强化。

最后是对管理模式的调整与创新，管理模式要在原有的基础上进行一定的创新，使档案管理的模式更加先进，能够应对一些突发的状况，提高档案管理的水平。

3.3 做好信息整合共享工作

信息的整合共享可以使管理效率得到提升，但是，对于信息整合共享工作也需要注意一定的细节。在实际的操作过程中，要保证数据信息和实体的整合共享能够进行有效的融合，这样可以实现信息和实体一体化共享方式的目标。通常情况下，信息整合共享有两种方式，分别是分散式和集中式，管理人员可以根据具体情况来进行方法的选择，使管理的效果达到最佳。

除此之外，还需要对管理的方法和形式进行改良，利用先进的技术手段合理的应用于档案管理工作中，使电子系统中档案管理的水平得到进一步提高。

4 结束语

综上所述，电子政务系统中档案管理工作存在了很多的问题，我们需要重视档案移交归档过程，并采取措施来实现信息的整合与共享，保证电子档案管理更加安全稳定的发展。

参考文献

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