基层单位档案收集精准化管控探讨

摘 要：档案的收集工作直接影响档案信息资源的有效性、及时性以及齐全性，是档案管理的一个重要过程。精准化管控是改善基层单位档案收集工作的一个重要途径，因此根据工作实际，首先分析了档案收集精准化管控的内涵和意义，然后分析了基层单位档案收集精准化管控存在的问题，最后提出了解决对策，促进基层单位档案收集精准化管控水平继续提升。

关键词：基层单位;档案收集;精准化管控

档案是对各阶段的历史性事件进行记录的载体，其包含丰富的信息资源，在社会发展过程中，档案的收集具有重要意义。它不仅可以客观、全面地反映过去一段时间发生的各种事情，同时还能对相关信息进行追溯，还原真相。目前，虽然在我国的档案法中，对档案的收集工作有较明确的要求，但是在很多基层单位，由于受到各种条件的限制，档案收集工作一直面临着诸多问题，影响基层单位档案工作的开展。因此本文将结合实际工作，分析基层单位档案收集精准化管控存在的问题，并提出对策，从而推动基层单位档案管理工作水平。

1 档案收集精准化管控概述

1.1 档案收集精准化管控的内涵

档案收集精准化管控主要是指在档案收集过程中对各个环节进行精细化管理，分别建立事前、事中、事后管理细则，并将其形成完善的工作机制，从而促进档案收集更加齐全、精准和及时。例如以收集会计档案为例，首先建立档案收集精准化管控体系标准，然后划分成事前、事中和事后三个环节，事前需要制作档案索引、召开档案收集工作动员会;事中需要根据实际情况将其规整到准确的档案范围内，并保证时间的及时性;事后需要监督档案员进行检查并对其进行考核。只有形成这样一套完整的档案收集精准化管控体系，才能做到档案不缺失、不错放、不拖延。

1.2 档案收集精准化管控的意义

进行档案收集精准化管控一方面是通过建立档案收集和管控体系，使档案收集的各环节管理更加精细化，且每一个环节都有章可循，档案收集工作更加规范和齐全，有利于档案保管和查询;另一方面约束了档案管理员的行为，通过对档案管理员的监督与考核，也提高了他们的工作积极性。例如，在组织拟提拔某位同志时，往往会查询该同志的档案，如果该同志的一些关键性档案材料缺失，那对其前途影响将十分巨大，轻则影响个人命运，重则影响国家选拔社会主义事业建设的人才。因此，加強档案收集精准化管控无论是对民生建设，还是对社会经济的发展都有很大的促进作用。

2 基层单位档案收集精准化管控存在的问题

2.1 档案收集精准化管控意识不强

在基层单位，很多领导更多看重的是处理业务的能力，很少会去关注档案管理工作。没有领导的重视，一方面单位不会投入足够的人力、物力用于档案管理建设，另一方面也不会将档案管理建设纳入年度计划，就算纳入了年度计划也是喊喊口号，后面将会不了了之。正是由于档案管理工作得不到重视，也就造成了档案管理员得不到应有地位和经济待遇，这将会直接影响档案管理员的工作积极性，更加不利于档案收集精准化管控。此外，很多基层单位都以工作业务繁忙为借口，不能对相关材料进行及时归档，档案管理部门一方面没有惩罚措施，另一方面碍于情面，督促不到位，这将严重影响档案收集的精准化管控。

2.2 档案收集范围不精准

档案法里面对档案收集范围的规定比较笼统，在现实工作中往往需要档案管理人员根据实际情况进行分类收集。然而，很多基层单位由于档案管理人员业务素质不高，难以精准把控档案的收集范围。例如，在基层的机关单位里面，主要有文书档案、会计档案、信访档案以及新闻档案，在收集过程中很多档案员会忽视新闻档案的收集，导致收集的档案资料不齐全。此外，当前很多基层单位移交的档案都是零散的，并没有按照档案收集范围进行收集，而是有什么就交什么，例如一个工程项目，从立项到后面的竣工验收，涉及众多归档的文件，而一些基层单位由于前期没有对档案材料进行精准化管控，没有明确要求哪些材料需要收集归档，导致最后档案材料不全，不能客观反映工程项目的实际情况。

2.3 档案收集精准化管控水平不够

档案的精准化管控需要投入一定的人力和物力，很多基层单位的档案管理人员都是兼职的，他们不但没有档案管理的专业化知识，而且平常业务繁忙，在档案收集过程中没有投入精力，敷衍了事，有时会出现档号或案卷号与实际不符，内容分裂混乱等现象，这极其不利于档案收集的精准化管控。同时，一些基层单位由于经费有限或者对档案收集工作不够重视，导致档案管理室的硬件条件差，例如除湿器、空调等设备陈旧，温度不能控制在合适的范围内等，甚至档案室还存在漏水的隐患，没有硬件的支持何谈精准化管控。

3 基层单位档案收集精准化管控的对策

3.1 加强档案精准化管控宣传力度，提高档案收集精准化管控意识

对档案进行精准化管控，不能仅靠一些制度或体系标准，还需要对单位的领导、档案管理员加强档案精准化管控的宣传力度，提高其档案收集精准化管控的意识。首先需要通过真实的案例展示档案收集与管理的必要性和重要性，引发基层单位领导和管理员思想的共鸣。其次组织大家学习《档案法》以及实施办法，增强法制观念，使其明白档案收集精准化管控不但可以提高工作效率，有利于追本溯源，同时对国家明确规定的相关材料进行收集归档还是法律要求。

3.2 动态更新档案收集范围，保证档案收集精准化

档案的收集精准化管控目标是齐全、精准和及时，因此为了更加精准地收集各类档案，应该根据基层单位的实际情况，动态更新档案收集范围。例如，在每年对档案进行归档前，要深入各个部门进行调研，明确各类档案的收集范围、收集数量、收集标准以及保管时间等，提前指导相关部门做好准备工作，避免在收集归档的时候出现错收、漏税，从而保证档案收集工作的精准化。

3.3 多渠道提升档案收集管控水平，助推档案收集精准化

基层单位首先需要设立专门的岗位负责档案收集与管理工作，同时还要加强基层档案管理人员的培训与教育工作，提高基层档案管理人员的业务水平，并通过绩效考核的形式激发他们工作的积极性。其次建立有效档案收集管理制度，档案管理人员严格遵守相关制度，一方面保证档案收集与管理工作的连续性，另一方面使档案收集更加完善、规范和全面。此外，通过信息化手段提高档案收集的效率和精准率，例如通过建立档案收集系统平台，各个部门可以提前将需要归档的材料形成电子档上传到平台，然后档案管理部门可以提前审核收集到的档案，并对各部门收集档案的全过程进行监督和指导。

4 结语

档案收集的精准化管控既关乎民生问题又关乎社会经济的发展，是对历史的呈现也是对未来的负责，是维持社会稳定发展的一项不可或缺的工作。基层单位由于受到各种条件的限制，档案收集精准化管控还存在一些问题，但只要各相关主体拥有精准管控的意识并采取行动，相互配合，定能实现档案收集的精准化管控，充分发挥档案应有的作用。

参考文献

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作者简介

张建（1968-），男，汉族，山东定陶，助理馆员，研究方向：档案管理。