新形势下高校档案信息系统建设与管理探索

赵梅娟

摘 要：随着科学技术的快速发展，信息技术早已渗透在人们的生产、生活和学习中了。在高校档案信息系统建设与管理中，信息技术也为其提供了技术支持，使档案信息化建设逐步走向成熟，从整理、组织、编排、统计到检索已基本实现了数字化，为档案的信息系统建设提供了先决条件。在新形势下，高校档案信息系统建设的管理必须要转变以往的管理模式，以信息化的全面建设和信息化平台的应用为契机，提升高校档案建设与管理的信息化，以实现档案工作的升级为目的，探索信息化建设与管理的具体措施。基于此，本文在分析档案管理现状的基础上，提出了相应的具体对策，也希望能为其他相关研究人员提供一些建议。

关键词：新形势;高校档案管理;系统建设

1 新形势下高校档案信息系统建设与管理的现状

1.1 高校缺乏对档案信息化建设的重视

很多高校在档案信息化的建设过程中，没有深刻认识到信息化建设对高校发展的实际意义。很多高校还是以人力为主，信息技术手段为辅，这也导致高校减少了对档案信息化建设的资金投入。但在信息化建设的过程中，无论是在档案进行信息化加工还是构建信息化平台所需要的硬件设备上，都需要资金的支持。因高校缺乏对档案信息化建设的重视，也就直接阻碍了信息化建设的进程。

1.2 高校档案信息系统建设与管理的速度较慢

近年来，在高校扩招政策的影响下，学生人数激增，随之而来的档案数量也在大幅度增加，学校也逐渐积累了包括学生人事档案、学习档案、文书档案以及财务档案等的各种资料，给高校的档案管理工作带来了不小的压力。也正是这个原因，许多高校便开始纷纷借助信息技术开展档案建设与管理的工作。但是，由于很多高校檔案制度的设置与内容不够全面，导致对信息技术的使用也只限于简单的入档和搜索等，很多工作还要靠人力实现。

1.3 专业档案管理人员数量不足

高校档案管理工作是一项专业性强且任务量较大的工作，它涉及的种类多、范围较广，对此，也就要求档案管理人员不仅要熟悉各项工作流程，还要具备一定的专业知识，更好地应对管理工作中出现的各种问题。基于此，在高校档案信息化建设的过程中，急需一支专业能力强和业务水高的建设队伍。但是，目前很多高校的档案管理人员没有接受过系统和专业的训练，在专业能力和素养上都有很大不足，由于他们缺乏相应的专业知识，对档案管理工作的认识模糊，也就无法提升档案管理工作的信息化程度。专业档案管理人才不足，尤其是熟悉档案管理工作主要内容又深谙信息技术的综合性人才，这也给高校档案信息化建设增加了难度，同时也制约了高校档案的信息化建设，不利于推动高校的现代化建设。

2 高校档案信息系统建设与管理探索的路径研究

2.1 完善信息化建设的规章制度

“没有规矩，不成方圆”，加强高校档案信息系统建设与管理的关键步骤在于，制定相应的规章制度，任何工作的有序开展都是建立在科学合理的规章制度的基础上。同理，高校档案管理的信息化建设也必须以制度为依托，保证档案信息的收集、归档和整理的整体性和有序性。具体来说，首先，立足实际，确定具体的制度。任何规章制度的建立都要从具体的实际情况出发，因此，在制定规则时，要先进行广泛的调查，确保制度实施的可操作性和实践性。档案管理部门可以采取问卷调查和访谈的方式对相关的管理人员进行调查，在此基础上，建立切实可行以及针对性较强的信息化规章制度;其次，还要确保制度的全面性。例如，立案与归档制度，要有明确的具体时间;档案保密制度，严格遵守保密协议，防止信息泄露;网络安全制度，对于相关人员的身份识别等。还应该包括监督管理制度、软件的操作制度以及机房内部的管理制度等，必须保证各项制度的实施都要落到实处;最后，相关部门还必须根据实际情况对制度做出相应的调整，确保制度的可实施性和合理性。

2.2 加快档案信息化管理软件的开发

高校档案信息化管理的开展，建立在信息化的应用软件和平台的基础上，目前高校中使用最多的信息化软件有宝葫芦档案管理软件、晨科软件管理系统和清华紫光档案管理软件等，虽然可以实现基本的录入、整理和搜索功能，但在其他功能的使用上还存在一些问题，如在线阅览权限和下载权限不能分离。而在信息化建设的推进过程中，各高校对软件使用的要求也会越来越高，而且每个学校的实际情况也有所不同，相应地对软件的使用要求也会有所差别。对此，各高校也要在此基础上，开发出适合本校实际情况的档案管理软件，提升档案信息化管理的针对性。

2.3 搭建高校档案信息化管理平台

在高校档案信息化的建设过程中，各高校在完善档案管理规章制度的同时，还要借助信息技术，搭建高校档案信息化管理的平台。在高校档案信息化管理平台中，借助计算机的处理技术，对档案信息进行数字化处理，及时整理和保存，同时在确保信息准确和安全的情况下，完成对学校在职师生、人事、后勤和财务等人员信息的传递，为其档案的搜索工作提供必要的技术支持，提高档案管理的工作效率，加快档案信息化建设的步伐。

档案信息化建设的过程中，针对档案的不同类型要进行合理划分，借助数据整理、编排和扫描等手段将档案转化为电子形式的文档，然后再通过软件对数据进行整理和规范，以便后续的查阅。最重要的是，要保证信息化平台的安全和隐秘性，及时做好维护。但对于硬件设备与软件设备的购置，需要大量资金的投入，学校对此提起高度重视的同时，要给予资金上的支持。除此之外，学校还要加大对档案管理重要性的宣传，提高各教职员工对档案管理的重视程度，培养他们的档案管理意识，这不仅对档案管理信息化建设的发展有极大的促进作用，而且也有利于提升学校的信息化建设的水平，对学校的发展有很重要的现实意义。

2.4 加强信息化档案管理人员队伍的综合素质

加强档案管理人员的综合素质，是推进高校档案信息系统建设与管理的重要内容。信息化的档案管理需要的是一批熟悉信息技术的专业人才，以往纸质化的档案管理人员早已不能满足现在的社会要求。对此，各高校必须提起对档案管理人员的相关培训，逐步提升他们对信息技术的利用能力，更好地提升他们的专业化水平。除此之外，档案管理的保密性也对档案管理人员的政治素养提出了更高的要求。各高校还要积极引进专业的档案管理人才，带动其他管理人员的工作积极性，同时提升高校档案管理的整体水平。

3 结语

综上所述，高校档案信息系统的建设与管理是信息技术发展的必然选择，因此，各高校在推动档案信息化建设的过程中要根据实际情况，不断完善信息化建设的规章制度，让制度的制定更符合本校的实际情况，保证制度制定的合理性和科学性;同时开发档案管理软件，提升信息化管理的针对性;还要在此基础上，搭建信息化的管理平台，使档案管理的信息化更系统、更安全;最重要的是，还要提升档案管理人员的综合素质，提升其工作的专业化水平，在以上举措中，逐步推进高校档案信息化的建设与管理，而各高校也必须深刻认识到，档案管理的信息化建设过程不是一蹴而就的，要不断在实践的过程中进行调整，逐步提升档案信息化建设与管理的水平。

参考文献

[1]寇冰.高校学生档案信息管理平台的建设与思考[J].城建档案，2020（03）：18-19.

[2]韩玮.高校档案管理信息化建设的途径探析[J].智库时代，2020（06）：45-46.