办公自动化条件下文书档案归档整理的问题探讨

冯秀丽

摘 要：随着档案数字化步伐的加快、办公自动化的提高以及应用数字技术的档案普及，数字化技术带来的电子档案已成为当今最重要的文书档案之一，特别是确立建设数字档案保护系统后，所以电子档案相比传统档案更加被人们所接受，数字化技术使传统的档案管理得到了发展，从而有了数字化的电子档案。应用各种数字化技术的电子档案，数字化的传统档案，从而让人们的生活更加便捷，因而极大的体现档案信息的价值意义。

关键词：办公自动化;文书档案;归档;整理

随着信息技术的不断发展，办公自动化技术开始逐渐普及并在多个行业领域中得到广泛应用，办公自动化的应用，对于改变传统文书档案管理模式存在的缺陷，解决文书档案管理过程中存在的突出问题，提升文书档案管理质量，促进管理效率提升，都具有十分积极的作用，应该给予重点关注。

1 办公自动化条件下创新文书档案管理存在的问题

目前办公自动化系统得到广泛的应用，存在着电子文件和纸质文件归档两个方面的工作，这两方面的归档工作，其实都可以按原有的模式进行。电子文件可以在网上分类立卷、拟写案卷题名、制作案卷目录和卷内文件目录。然后，纸质文件按办公自动化程序转运，根据机上已组成的案卷，将案卷目录、卷内文件目录、封面、备考表等打印出来，然后将纸质文件实体按所打印出的目录排列，打印页码并装订成卷，这样的操作虽然兼顾了档案的传统做法和计算机的应用，却又引发出新的问题，即工作量很大，工作效率低下，档案人员被各种繁琐事务所困扰，无法在提供利用和编研上下功夫，档案管理的整体水平和工作效率无法提高。

2 办公自动化技术对传统文书档案管理的影响

首先，便捷的检索、资源共享和传输。自动化平台系统和数字化的文书档案管理系统进行的对接，使得检索、资源共享与传输得到了极大优化，同时与传统档案的检索方式相比，数字化管理实现了资源共享，相比传统的档案管理利用者更加便捷地进行自助式检索，而且传输更加快速、便捷，同时还能节约大量的时间、人力、物力、金钱。其次，节省了储存空间，能更好地防止信息的丢失。传统的文书档案因为纸质档案和其他媒介占去存储室大量的空间，管理起来非常困难。而数字化的传统档案管理，有着数字化虚拟空间，这样存储档案就节省了大量的存储空间，让存储的内容更加丰富形式更加多样。数字化档案将传统档案这些图、文、声、像等信息进行数字化处理。使得档案存储方便快捷，有着数字化虚拟空间的数字化档案相比传统的档案而言，有效地防止了火灾，纸质材料的破损导致的信息流失。

3 办公自动化背景下优化文书档案管理的策略

1）科学地规划统筹数字化进程结合当前的实际情况对传统文书档案数字化进行有效、合理的分配，有计划性开展档案数字化。对传统文档要进行针对性数字化。首先对原有的档案信息进行整理归类，优先对重要机密信息文件数字化处理，在实施过程中，要强调各档案工作人员在保证传统档案数字化后的整体完整性和健全性，保障其传统文书档案信息安全性，防止原有文书档案的流失。同时还可以，充分利用档案工作人员多、分布广的优势，统筹规划，将各个地区各个部门的档案信息及时整理，优先把重要文书档案进行数字化后归档入庫。

2）合理建设和维护文书档案管理体系档案室要建立完备的设施并定期维护。档案室具有特殊性，要保证文书档案不会被盗窃，同时避免自然灾害和人为因素带来档案流失。所以文书档案储存的地点一定要有完善的设施和维护。其中涉及档案室的存储面积和发展空间、地面承重、存储设备，防盗门、空调的安装，还有采光和温度、电源洁净度的要求，最后安排专人专项定期维护检查，防止意外。

3）加强文书档案管理的人力资源建设重视培养人才和人力资源的管理分配建设极为重要。目前各个档案部门要建立起一个数字化时代的人才团队，这样数字化档案的安全问题才能的有效的解决。同时经常对文书档案工作人员进行信息保密、安全的教育，不断提高档案工作人员对信息的保密意识。

4）提高数字化档案安全的水平保护文书档案信息至关重要，所以加强保护措施是很有必要的。保护文书档案信息的不被窃取最基础的方法是档案加密和网络的防火墙，同时建立相应的网络通信监控系统来隔离内部和外部网络，以阻挡来自外部的网络入侵。

4 办公自动化条件下文书档案归档整理的两种方案分析

在办公自动化实施之后的今天，计算机强大的数据处理功能为档案查找带来了巨大的飞跃和革命，查找条件可以包含文件的几乎所有的著录信息，从查找方面来讲，立卷已完全没有必要。那么，文书档案的归档管理，有2个原则必须遵守：一是文书档案抛弃了案卷的概念，以单份文件为保管单位的原则必须确立。二是计算机内电子文档的排列，虽然可以任意组合，但必须有一种方式与实体一致，能够反映出实体在档案库房的存放状态。

基于以上原则，文书档案整理归档的方案可以有以下两种选择：

1）保管期限——机构（或字号）——顺序号（即盒号）。单份文件归到档案室，首先要做的是去钉、缝线、盖档号章，之后要做的是确定该份文件的保管期限，然后根据其机构（或字号）来将文件按顺序放入盒内，放满1盒之后，再放第2盒。这只是实体文件的排列方法，对于计算机内的电子文档，文件所有的著录信息要全部填写，只有每一份文件的所有信息齐全，才能利用该信息进行检索，否则，“巧妇难为无米之饮”。另一点需要强调的是每一份文件首页的档号章必须将目录号、盒号、件号、页数全部填写齐全，否则，从该盒中抽出一份文件之后，放回时难以找到原来的位置。

2）移交档案馆与否——机构（或字号）——顺序号（即盒号）。一份文件归档，首先确定其是否需要移交档案馆，如需要移交，则按机构（或字号）装盒。不需移交的，则另外装盒。同样需要强调的是电子文件的归档信息一定要齐全，包括每份文件的保管期限，虽然保管期限没有用于档案的排列，但对于查找及以后的销毁等都有重要的作用。

采用第二种方法，对不需要移交档案到档案馆的单位，在实体操作上就更简单了：只要按照机构或文件字号，或者给予每份文件以顺序号，将其排列装盒，然后批量给予每份文件以档号（即盒号）就可以了。档案的归档管理工作变得异常简便，而且，整理方案一旦确立，任何人根据方案整理出的档案都是相同的，在文件封发时就可装盒归档，无需等到每年的年初档案全部移交之后。

这样的整理方法的确简单，可是，这样做以后文件销毁时会不会很麻烦呢？理论上应该不会。首先看看销毁程序。在销毁档案时，并不能因为某份案卷已到期，就将该卷销毁，而是要检查该卷内的每一份文件，重新审查其是否已没有保存利用价值，如果短期卷中，仍有一份文件需要长期保管，就需要拆卷，将该份文件抽出继续保存。在新的整理办法中，如果需要将某一年的短期文件销毁，直接在计算机内将该年度的短期卷检索出来，然后对每份文件重新审查，判断其保存价值，确定后，根据清单将所有短期文件抽出销毁即可。

参考文献

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