论科技报告的电子文件归档与共享服务

邱川燕

(福建省科技档案馆，福建 福州 350003)

科技报告是科技人员为了描述其从事的科研、工程、设计、试验和鉴定等活动的过程、进展和结果，按照规定的标准格式编写而成的特种文献[1]。近年来，科技报告制度建设受到国家高度重视。中共中央、国务院《关于深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见》明确要求“建立统一的科技报告制度，依法向社会开放”[2]；李克强总理在2014年政府工作报告提出“加强和改进科研项目与资金管理，实行科技报告制度”；同年，国务院转发科技部出台的《关于加快建立国家科技报告制度指导意见的通知》，明确要求将科技报告制度建设工作纳入科研管理范畴，项目承担单位必须提交科技报告；定期向科技部报送非涉密和解密的科技报告；有条件的地方、部门需积极推动科技报告的共享使用。

1 福建省科技报告制度工作现状

《福建省人民政府关于改进加强省级财政科研项目和资金管理的若干意见》提出，“加快建立省级重大科研项目科技报告制度，实现科技资源的持续积累、完整保存和开放共享。”2015年，省科技厅先后出台《福建省科技报告制度建设工作方案》、《福建省科技计划项目科技报告暂行管理办法》。经过两年时间的试点与推广，2017年在所有省级科技计划项目中实现科技报告呈交制度的全覆盖。截至2020年5月底，共有3166篇科技报告提交到审核系统。

2 科技报告与科技计划项目档案的区别与联系

2.1 科技报告与科技计划项目档案的区别

“科技计划项目档案”是指由各级财政投入为主、列入科技计划的项目在管理、实施过程中形成的，具有保存价值的各种类型和载体的原始记录[3]。在收集、归档中，侧重保存研究过程的管理性文件和研究结果的依据性材料，无固定格式要求，成套保存，归档为案卷，福建省科技档案馆目前保存了1977年以来近3万项科技计划项目的档案，主要服务于科研实施单位和科研管理部门。

“科技报告”是指用于科技信息和成果的积累、传播与交流的记录、交流技术信息的技术文件，侧重描述研究的技术过程、内容和结果，需按规定格式编写，每份报告自成一册，单独发行，具有独立性。同时科技报告需要标注密级或授权使用范围，注重面向公众或特定群体开放共享。

2.2 科技报告与科技计划项目档案的联系

“科技计划项目档案”与“科技报告”都是在政府资助的科研项目中产生，在科研人员的实践研究过程中形成，两者形成的领域与主体相同；两者的内容交融，项目档案是科技活动的历史凭证，是反映项目管理活动与研发活动全过程的重要原始文件，而科技报告是建立在这些原始记录基础上的再加工，是对科技活动过程和成果的具体描述，是科技计划项目档案重要组成部分。

3 国内外科技报告的归档情况

3.1 国外科技报告归档情况

在国外，与我国科技档案相近的概念是“科技报告”“灰色文献”“技术资料”等。以美国为例，科技档案与科技报告、情报资料融为一体，隐含其中。2010年，美国国家档案与文件署与美国国家技术信息服务局签订保护数字科技档案协议，规定美国国家技术信息服务局提供数字技术、科学、工程信息(简称STEI)的访问获取，美国国家档案与文件署对数字记录副本进行保存备份，并对40年以上历史的档案具有合法保管权[4]。至此，科技报告的档案属性真正得以明确。

3.2 国内科技报告归档情况

当前，国内普遍认为科技报告是特种文献，将它纳入科技信息的管理范畴。为此，从国家到地方的科技报告的收集工作大部分由科技信息研究所负责，并由科技信息所印刷和收藏，尚未归入档案部门。目前，福建省的科技报告管理工作主要由省科技厅牵头，委托省科技信息研究所承担科技报告日常管理工作，并在福建省科学技术信息研究所设立省科技报告管理中心。2017年11月10日，科技部印发了《国家科技重大专项(民口)档案管理规定的通知》，在《通知》的《重大专项档案归档范围表》中明确规定，在项目档案的验收阶段，科技报告是重大专项办公室、专业机构办公室、项目课题承担单位的必存档案。这为重大专项科技报告确定了档案身份，也为科技报告的归属提供了明确方向。推而及之，其他科技计划项目的科技报告归档将指日可待。

4 科技报告电子文件归档的重要性

4.1 科技报告是科技计划项目的技术性材料

此前，科技计划项目档案的收集一般包括申报书、任务书、合同书、验收意见表等，基本倾向于管理型的科技文件，利用价值与利用率不高。科技报告详实描述了科学研究的方案、方法、过程、工作原理、技术参数等项目研究工作的全过程(下文以一份科技报告目录示例)，从而有效填补了科技计划项目档案中技术性内容的空白。

图1 某份科技报告目录及附表清单示例

4.2 科技报告是科技计划项目管理的重要依据

《国家科技计划科技报告管理办法》规定，“将科技报告作为课题考核的指标以及课题验收的必备条件。”科技报告是科研管理的重要手段，贯穿于项目的前期申报、中期检查、结题验收全过程，有助于规范计划项目的全程管理，有利于监督检查科研活动进展情况，从而实现对科技成果真实性和创新性的检验。科技报告还可用于界定知识产权权益归属，作为项目评价、成果奖励的重要依据。

4.3 科技报告是科技知识共享交流的重要载体

科技报告完整、全面、详实地记载科研活动过程和结果，其时效性强、描述详尽、技术含量高，是一种传承与传播科学知识、科技成果的重要文献。科技报告就是为使国家科技资源的利用达到最大化应运而生的，其目的是促进全社会科技资源综合集成和高效配置，有效实现科技资源共享，避免信息孤岛的产生。

5 福建省科技报告电子文件归档——以福建省科技厅为例

5.1 统一平台

目前，福建省的科技报告已纳入科技计划项目管理流程，使得科技报告与其他项目验收材料可以同步提交，并实现呈交系统科技报告数据与科技报告审核加工与服务系统的无缝对接。科技计划项目管理系统成为科技计划项目电子文件(含科技报告)的重要“发源地”。

5.2 统一流转

科技报告与科技计划项目课题立项、验收全过程相伴相随。在项目申报环节,省科技厅发布科技计划项目指南，明确要求项目申报人及申报单位在项目申请书中承诺提交科技报告；在立项环节，省科技厅在签订项目任务书时，经各签约方共同审定明确须提交的科技报告完成单位、时间节点、类型、数量等，作为项目考核的指标以及验收(结题)的必备条件；在专题验收环节，科研人员按照要求在科技计划项目管理信息系统中的“科技报告呈交系统”提交科技报告，并接受审核[5]。

5.3 统一标准

福建省科技报告通过管理服务平台提交、审核，采取统一的数据标准和管理模式，执行《科技报告数据规范》(GB/T 30535-2014)、《科技报告编号规则》(GB/T 15416-2014)、《科技报告编写规则》(GB/T 7713.3-2014)、《科技报告保密等级代码与标识》(GB/T 30534-2014)等国家标准，电子数据符合真实、可靠、完整、可用的“四性”要求。

5.4 统一归档

福建省科技档案管理系统与科技计划项目管理系统处于在政务内网与政务外网两个不同网络，属于物理隔离，因此采用离线归档方式。

在科技计划项目验收完结之后，系统自动根据内嵌的“科技计划项目档案元数据方案”捕获科技计划项目申报全过程的文件材料(其中包含科技报告)的元数据，经文件级封装形成移交接收包(SIPS)。移交接收信息包标准，要求包含目录表与附件，目录包括案卷与文件的目录，其中案卷与文件的关联关系在文件级目录列表中需有与案卷级目录的编号(ID)字段对应的案卷编号字段，即该文件级所属案卷级的ID，附件与目录关联关系在附件命名时需以文件级目录的编号(ID)字段命名；在质量检测合格的基础上，并经过OCR识别，将需归档的文件格式转换成可长期保存的PDF格式，经文件级封装形成档案信息包(AIPS)，将(AIPS)放到FTP(文件传输协议)上，在科技档案系统当中的“科技档案门类-文件管理”里点击“批量挂接”，系统自动将数据目录与原文导入到科技档案门类中，之后按照科技档案著录标准操作补充完善相关数据。至此，科技计划项目电子文件(含科技报告)电子文件归档流程结束。

图2 归档流程

6 科技报告的开发与共享

在科技报告的深度开发与资源共享服务方面，可以围绕以下几个方面开展：

一是确定科技报告的公开属性。科技报告呈交之初，便确定科技报告的公开属性，即公开或延迟公开。根据科技报告的公开程度开展资源共享服务工作，在共享服务系统上设置报告导航、报告文摘、报告全文模块，对社会公众、专业技术人员以及科技档案管理人员提供不同权限、不同内容的服务，社会公众可以查看报告导航与报告文摘，专业技术人员可以查看报告全文，管理人员则可以进行更深入的分析与挖掘工作。目前，福建省科技厅已建成“科技报告审核加工及共享服务系统”，实现对按规定提交的科技报告及时审核加工，并按公开程度及时提供共享服务。目前，共有2140 篇省科技计划项目科技报告上线共享服务系统(详见图3)。

图3 服务流程

此外，鉴于各地区建有科技报告呈交系统，可以开展跨地区的资源共享工作，在双方签订共享协议的基础上，对于可以公开的科技报告实现地区之间的资源共享，打破地区之间的资源壁垒，达到资源利用最大化。

二是开展科技报告增值服务。充分发挥科技报告情报性、专业性、时效性极强，同时数量庞大、记录完整、内容真实准确的独特优势，在确保信息安全的前提下，提供基于数据的分析、统计、挖掘以及定题检索服务等面向社会需求的各类信息增值服务[6]。

三是建立科技报告的专题数据库。可以根据不同的学科进行建设，比如人文学科、生物医学、环境科学与材料、农业、工业等多种学科；也可以根据不同的计划类别进行建设，如产业开发与应用、基础研究与高校产学合作、科技创新平台建设、科技转移、公益类等；还可以根据项目类别进行建设，如区域发展、科技型中小企业创新资金、星火、对外合作、引导性、自然科学基金、高校产学研等。数据库中可以包含全文、目录、事实型数据库(如科技数据、图纸等数据库)以及网络资源数据库等，以满足用户个性化的需求。

7 结束语

当前，人类社会正在加快迈入以网络信息技术为支撑的信息共建共享新时代。科技报告的产生是时代的产物，科技报告电子文件归档更是顺应潮流、适应新时代发展、科技事业发展的重要选择。它必将进一步丰富科技计划项目档案的内容，有效发挥项目档案价值、减少时滞，从而为科技计划项目档案的共建共享工作打开了一扇窗口，迎来令人向往、光辉灿烂的“曙光”。