智慧共享财务体系在电网公司的探索与实践

许战坡 刘义江

摘 要：通过智能识别技术扩展财务数据范围的广度和深度，为财务价值管理提供有效支撑。

关键词：雄安  智能  财务

一、主要解决的业务痛点

（一）柜台业务占比高，“天花板”限制财务人员能力发挥

市、县公司承担着工程建设、电网运维、用户服务等一线工作，各类基建、技改、大修、科技、零购，以及日常的退费、缴税、办公、差旅、薪酬、福利、车辆、零修、材料、往来等柜台业务工作量占到全部工作的60%。一个地市公司平均每月需处理900多笔金额小到几十大到千万的业务。每笔业务单据，财务人员需从单据的有效性、完整性、合理性等多角度审核20多项要点。这些柜面基础工作繁重，要求严格，不允许出现一分钱的差异，一旦出现错误，还要花很大精力进行冲销、退回，基层60%的财务人员都在日复一日的处理这些业务。

（二）业务流转效率低，形成人力成本浪费

业务过程签字盖章的纸质资料较多，发票、工程的开工报告、验收报告、审计定案通知单、结算书等仍需以纸质方式逐级流转审批，一项业务的过程资料收集齐全后，需经过各级业务分管、财务分管等签字环节后才到财务人员手中，“成本会计出差几天，报销业务就得暂停几天”，不少业务经办人员对财务要求不熟悉，业务来回跑办、沟通咨询占用了经办人员的大量时间，形成公司人力成本的浪费。

（三）业务能力存在差异，标准执行不统一

虽然财务的各项动作均有明确的制度规范，但由于业务能力的差异，在不同的人员和不同的公司之间，处理方法仍存在差异。在各类检查审计过程中，业务处理不规范、人为估数分摊不合理、附件资料不齐全不合逻辑等问题屡查屡犯，不能彻底杜绝。甚至个别公司财务部门为服从本单位领导要求，被迫降低要求，出现“业务部门生病，财务部门吃药”的现象。

（四）系统数据有限，查阅效率低

通过系统集成和人工录入，系统中存储了各类业务总数，但如果需要查看业务的详细内容情况，只能通过调取纸质凭证翻阅。所有业务的明细情况财务都有，但都锁在了档案室，翻阅过程容易造成单据的损坏、丢失，不便于对业务的深入统计和分析。各类审计检查仍需派人进驻现场开展，效率低、成本高。

二、主要做法

针对占据基层财务人员精力最多、规则性最强的财务柜台业务，开展深入研究。在纸质单据从业务人员交接给财务人员的环节研究开发了“智慧前台”设备，前台设备集成了扫描、识别、信息收集与反馈、单据存储与退回等功能。业务人员自助操作将纸质单据投递到前台设备后，将转换为“电子图像+结构化数据”，除了留存原始单据影像外，原各种纸质单据中的业务金额、起始日期、进度情况、付款条件、结算明细等全部转化为结构化数据，按照设定好的规则，对这些数据进行比对分析，便可逐步代替传统的会计审核工作。

为解决业务人员线下跑办、财务人员机械式审核、入账流程操作繁琐等难题，我们对传统业务流程主要进行了以下改造：

一是将经办人“线下”跑办和“柜台式”交单环节改造成“线上”审批和在“智慧前台”进行“自助式”交单，通过纸质单据电子化，实现线上和线下审批的统一，并在交单、退单、支付等关键环节发送提示短信，有效的提升了业务人员的报销效率和体验。

二是将财务人员线上人工稽核，线上及线下纸质单据核对过程改造成“共享后台”支撑的自动稽核为主，人工共享电子化复核为辅的形式，不仅释放了财务基础劳动力，同时通过“共享”打破单位界限，实现了资源整合。

三是将报销流程结束后的人工发票校验、手工发起支付申请单流程统一改造成自动发票校验及自动发起支付申请，提升了财务核算自动化水平。

四是基于电子发票的发展趋势，智慧报销流程同样支持电子发票免打印，通过直接在原有报销流程上传电子附件的形式，实现单据的正常流转、自动稽核、电子化归档与入账。

应用深度学习和人工智能技术，经过上百次系统功能优化开发，在省公司层面统一构建识别、稽核、抢单等“共享后台”系统，并将系统与门户、员报、ERP、税务发票池、凭证电子化、短信平台等原有系统完成接口开发，实现业务的全部贯通。“共享后台”与原有系统相互契合协作，自动化迭代更新，实现“三个共享”，一是数据共享，“共享后台”自动存储获得的单据信息，供员工报销、ERP实时调阅、分析，自动记录单据处理过程，便于财务人员跟踪问题根源，加强源头治理。二是规则共享，“共享后台”审核规则库可根据审计发现问题、新制度规定、重点领域管控要求等及时更新、动态调整，实现了一人总结，多人共享，让经验实现了积淀和发展。三是人员共享，业务人员提交单据后，對于需人工审核业务，纳入任务池，通过抢单派单机制分发任务，突破了业务审核的地域限制，通过系统建成了无人的财务共享中心。

三、工作成效

（一）信息提取数字化

一是便捷收集整理，各种发票单据从图片形式转化为数字形式，实现最底层基础数据提取、整理、分析、加工、使用。例如目前多维精益管理费用分摊过程中，可通过数据提取由机器直接从底层数据自动分类汇总得出维度数据，改变因效率问题无法以最底层的数据进行信息反映，而用人为估计比例大致分摊的情况。

二是多维度查验，同步记录原始凭证价值信息与业务信息，对原始单据信息进行全方位整合，便于发现数字背后的问题。（例如系统可比对招标、施工、结算时间逻辑，自动提取多家公司同一商品采购价格的差异，同一供应商发生大量异常结算或某一部门人员异常报销等问题）。

（二）过程管理自动化

一是自动进行报销审核工作，通过设定审核规则，自动对报销单据进行审核，与税务系统互联，自动对发票的真伪进行验证，并可根据审计发现问题及时更新规则，规则固化统一，杜绝人工审核的角度或把关尺度的差异，杜绝人情账。

二是自动提升识别准确率，识别过程中加入了人工干预来防止机器出现纰漏，人工干预的行为将自动成为系统机器学习的“黄金样本”，帮助系统自我提升，伴随识别的单据和应用的单位越来越多，算法便可快速迭代，逐步减少人工干预程度。

（三）财务资源共享化

一是平台共享，采用“1+N”的方式，在省级层面集中部署一个大平台，统一联通并管理所有“智慧前台”。大平台核心算法更新后所有智慧前台均受益，所有智慧前台产生的数据资源在大平台中集中共享，方便对比分析管理。

二是经验共享，将财务人员的经验细化为一个个规则，规则共享的同时也是财务工作经验的共享。平台中不断积累经验规则和历史发现问题数据，对每位走上新岗位人员都可以给出一本最权威的“怎么干”和“不能干”的正反教材，各单位的典型问题经验通过平台实现积淀和传承，并在积淀传承中发展更新。

（四）系统集成一体化

一是充分契合现有系统功能，提升系统整体效用。“共享后台”与公司员报、ERP、门户、发票池、凭证电子化、短信平台等有机衔接，不改变、不切断原有系统任何功能，不改变用户的原有使用习惯，仅对过程中人工跑办处理等复杂费时的环节交由系统实现便捷处理，系统间链路更加贯通，多系统整体更加高效。

总之“雄安智慧财务”体系“可解放出更多的人力，可提供出更多的数据”，让解放出来的人力去管理分析更多的数据，从根本上促进财务人员从核算向管理的转型。