信息化视角下创新档案管理工作的路径

宿伟伟

【摘要】随着现在信息技术快速发展，我们已经步入了信息化时代，信息化对于社会各行各业都产生了深远影响，对于档案管理工作也会产生深远影响。文章以信息化视角下创新档案管理工作为分析对象，首先介绍了办公室档案信息化建设的必要性，接着分析了办公室档案信息化建设的影响因素，最后论述了办公室档案信息化建设路径对策，以便可以更好地做好办公室档案信息化建设，不断提升办公室档案信息化建设的水平。

【关键词】信息化;档案建设;路径

办公室信息化档案建设主要是以资源建设作为中心，不断加强档案的数字化建设，通过互联网信息技术来进一步扩大档案资源的开发利用。在办公室档案现代化建设过程之中，信息化水平直接影响到办公室档案建设的现代化，加强信息化建设有助于进一步完善办公室档案的各项服务功能，这也是办公室档案工作者的必然要求。

一、办公室档案信息化建设的必要性

（一）顺应社会发展的现实需求。随着我国社会的快速发展，科学技术日新月异，办公室办公也随着呈现出了自动化的发展趋势，办公室档案的信息化建设已经到了一个新的历史阶段。传统的办公室档案管理模式正在逐步被现代化的管理模式所取代，原有的手工操作和纸质档案越来越多地被信息化技术所取代，档案信息化建设已经成为办公室档案工作发展的必然趋势。

（二）有助于更好地拓展办公室档案工作的服务领域。档案信息化是信息社会發展的必然趋势，也可以更好地满足人们对于信息的需求，为公共信息的开发建立了基础。在办公室工作之时，通过运用现代化的信息技术有助于储存办公室的各种信息，同时也有助于利用办公室的各种信息，有助于产生良好的社会效应，加强和拓展办公室档案服务的工作范围。

（三）提高管理效率。信息化背景之下的纸质文件或者是电子化的文件，办公室的档案管理人员都可以通过互联网进行文件收发，做好文件上传以及输入工作。办公室工作人员可以充分利用当前信息化技术做好档案的自动归档，生成电子档案和纸质档案，减少自身在工作中的工作量，这样既缩短了档案的形成周期，同时也提高了工作效率。

二、办公室档案信息化建设的影响因素

（一）资源建设离不开技术的有效支撑。在进行档案信息化工作的过程之中，数字档案信息资源是工作的重要源泉，也是工作的根本所在。一般而言，资源可以分成多种不同的形式，例如原文信息、档案的目录以及编研信息等等。一般来说，原文信息可以在计算机系统中自动生成，可以将其以电子文件的形式储存。与此同时，还可以通过数据转换或者是扫描的方式将一些纸质文件信息储存到硬盘之中，使其由原有纸质化信息变成数字化的档案信息。档案目录既可以通过手动也可以通过人工的方式生成，在生成过程之中可以多个不同的数据库的方式进行保存。编研主要是对各项信息做好提炼工作，这样可以更好地对档案做好深层次的挖掘和开发。编研主要是在原有信息基础上注意做好信息加工工作，可以依托互联网信息技术对各种不同的信息做好整合，这样才能够真正做好信息的开发。

（二）离不开信息技术的支撑。一般而言，各项档案信息资源都是以数字化电子化的方式进行储存，这种方式既需要通过信息技术对资源进行数字化的改革，同时也需要对当前的技术做好规范。一般而言，电子文件包含的内容非常的宽泛，除了收集之外还有加工统计等一系列的功能。在数字化环境之下，数字信息保存也存在着丢失风险，因此在实施信息网络管理之后不能将原有的数据或者是信息全部删除，而是应当同样被留一份，做好档案的安全保护工作。

（三）体制机制是影响办公室档案信息化建设一个重要因素。办公室的档案信息化建设是整个单位信息化建设的一部分，需要与单位的整体信息化建设进行同步，同时还需要做好电子文档一体化的管理，但是当前很多单位并没有建立起完善的分工机制，也没有建立起相应的信息化体系，存在着管理不一的现象，因此理顺管理机制也是确保办公室信息化建设的一个重要因素。

三、办公室档案信息化建设的路径对策

（一）档案信息资源体系建设。1.办公室档案信息资源的数字化建设。在建设过程之中，办公室需要做好有价值档案信息的采集工作，可以通过调查和分析来确定好的信息源，同时还可以定期从单位的各个部门来收取预定的信息资源。办公室在进行档案信息化建设过程中需要做到信息采集不留死角，办公室应当与其他的各个部门之间形成合作，将有价值档案信息进行收集和归档，将人事行政等各个不同类别档案进行集中管理，确保档案管理的完整性以及高效性。与此同时，办公室还需要做好对于电子文件的归档工作，可以实现办公室环境下的电子文件实时接收和实时利用。除此之外，办公室还可以通过数字模拟整合技术来做好各项档案的数字化管理，将纸质档案信息输入到计算机信息系统之中，形成全新的信息档案，同时也可以通过扫描技术将现有的档案或者是原有的资料储存到计算机之中，形成完善的档案信息系统。2.档案信息资源库的建设。为了更好地完善办公室的档案信息资源库，办公室首先需要对各项数据做好梳理工作，可以对各项档案进行信息化的梳理，进行数字全覆盖，完善数据库。在信息整合的过程之中，办公室可以建立起属于自身的特色数据库，这样可以更好地用新型技术做好数据管理，在各个环节做好数据资源的整合，便于数据的储存和检索，这样有助于提高数据的交流和服务质量。例如，在建设县级疾控档案的过程之中，可以建立起病人的数据库，将病人在疾控中心就医诊治的数据进行集中归纳，这样可以辨别病人的病情，同时也为病人的后期康复工作提供有效的依据，便于后续的持续性跟踪和观察。除此之外，还可以建立起医生的数据库，将医生参加工作以来的荣誉以及成果等各方面情况进行客观反映，也可以作为未来医生培养的重要依据。

（二）档案信息管理与利用体系建设。1.建立起统一的管理平台。为了更好地做好办公室的档案信息化建设，我们首先必须加大信息化建设各种基础设施的投入，需要加强硬件设施投入，需要配置相应的网络和计算机，同时还需要配置足够数量的扫描仪以及打印机。与此同时，还需要进一步加大档案信息管理软件的开发，适时地与疾控中心其他部门进行联网，实现纸质公文和电子公文的双重归档，进一步加强电子档案的网络化建设。办公室的档案信息化建设软件可以对单位内部的所有档案进行有效收集和统计，这也方便了对档案信息的检索和利用，可以通过不同格式以及不同来源的数字化档案进行规范化加工，使其数据变得更加规范，不断提高档案的使用效率。除此之外，还需要建立起以办公室档案为中心，覆盖所有单位部门的应用系统，通过这个应用系统可以实现办公自动化与档案信息的有机对接，实现文件和公文的档案进行结合，有助于进一步提高信息共享的水平。2.建立起完善的档案信息服务体系。疾控中心需要不断创新自身的服务方式，需要让广大员工熟悉并了解疾控中心的档案工作原理，进一步扩大技工中心档案工作的知名度。与此同时，还需要进一步加强档案宣传的意识，做好档案宣传工作，由以往的被动式服务变成主动式的服务，改变传统的档案服务模式，建立起电话咨询计算机联网的服务体系，实现多途径、多渠道的主动服务。除此之外，还需要充分利用计算机和网络技术，通过现代信息技术做好管理工作，全面启动档案管理数据库，实现档案资料的快速检索，不断提高工作效率。

（三）档案信息化人才队伍体系建设。1.办公室的档案工作人员需要进一步加强自身的档案信息化意识，需要拥有紧迫感和责任感，改变传统的管理思维，加强主动服务，改变被动服务，通过依靠现代信息技术来做好工作的转型，为档案信息的共享创造条件，创造全新的档案管理模式，真正实现档案工作的信息化。2.通过继续教育或者其他多种不同的方式，来进一步提高人员队伍的素质。在信息化的环境之下，人员队伍素质往往决定着整个信息化的水平，因此人员不仅需要掌握一些基础的理论知识，同时还需要熟练掌握各项现代信息技术，具有良好的信息传播和交流能力。为此，档案工作人员需要改变传统的工作方式，进一步加强自身的综合素质，为办公室的档案信息化建设作出贡献。

（四）档案信息化安全保障体系建设。1.统一各方思想，做好统一协调，制定出办公室档案信息化建设的统一标准。为了更好地做好办公室的档案信息化建设，在档案联网之时就需要做好各项档案的规范，对于格式和文字以及各种符号需要做到统一和兼容。在制定标准的过程之中需要充分考虑到各种硬件设施和软件配置，同时还需要充分考虑到数据库的各项格式，尤其是使用软件的过程之中需要做好统一的标准化建设，打破在应用软件以及资源建设等方面的局限，确保档案信息建设的安全，进一步提高资源的共享。2.根据实际状况建立起一套属于自身的档案管理制度，做好电子档案收集处理等各项细则的规定，及时对这些规定进行更新，更好地适应当前档案管理信息化发展。3.进一步加强信息安全保障。为了可以更好地做好办公室信息档案的管理工作，办公室可以根据当前的法律法规做好各项规章制度，严格落实到人。与此同时，办公室还需要进一步加强对于各项档案的跟踪调查，对于档案的生成进行有效的监控，对于已经进行数字化的信息可以进行异地保存备份。除此之外，还需要进一步加快整个系统的安全建设，确保网络服务器的安全级别最高，确保做好各种病毒的防入侵工作，尤其是做好黑客的防入侵工作。因此，办公室可以及时对系统进行升级，设置密码，及时发现潜在的威胁。

四、结语

综上所述，办公室的档案信息化建设是一个系统性的过程，不可能一蹴而就，它是整个单位数字化信息化建设的有机组成，其最终目标是实现档案信息的数字化以及规范化，促进资源共享，不断提高档案资源的使用效率。办公室档案信息化建设具有长期性、复杂性等一系列特点，因此也必然会受到各种各样因素的影响。为了更好地做好办公室的档案信息化建设，办公室需要进一步加强档案的基础投入，加快专业人才的培养，做好各项保障工作，这样才能更好地逐步实现档案信息化的发展目标。

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