基于“六化”工作方法，浅谈企业档案工作转型升级思路

摘 要：《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，要在2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化转型升级目标。本文分析了企业档案工作现状和存在的问题，提出了企业档案工作“六化”工作方法与转型升级思路，确保档案数据有效采集、管得好、找得到、用得好，为企业各项业务提供信息支撑与保障，最终实现企业档案工作转型升级目标。

关键词：企业档案工作;“六化”工作方法;创新转型升级

2019年6月10日，丁薛祥同志在中央办公厅2019年工作会议上要求，要推进数字档案馆（室）建设，扩大电子文件归档和电子档案管理试点。为适应信息化发展需要，航空工业开展档案工作“管数据”转型试点工作。在国家和集团的利好政策下，企业档案部门要抓住机遇。档案人员要树立危机意识，既要懂得档案业务，又要了解企业的核心业务，更要懂得涉及档案管理的信息技术。

1 企业档案工作现状

党的十九大报告对我国社会主义矛盾变化作出了重大判断，分析我国社会主要矛盾的变化在档案工作领域的具体表现。企业档案工作现状表现为档案发展不平衡、作用发挥不充分、信息化建设不够、档案人才队伍素质不高等突出问题。低下的档案信息化水平不能满足科研生产经营管理的需要、企业档案利用服务体系不能充分满足利用者的需要、企业档案安全体系不能确保安全保密的同时使档案得到有效、快捷地利用等等。

2 企业档案工作存在的问题

1）档案工作边缘化。随着企业机构改革，响应国家“瘦身健体、体质增效”的号召，档案机构经过多次精简，甚至降为科级单位，今天合并到技术中心，明天又挂靠到信息化部门或科技部门等，企业档案工作慢慢被边缘化。

2）档案人员素质不高。“相关统计资料显示，我国从事档案的工作人员中本科上学历的仅仅占到总数的7%，而从档案专业角度看，受到档案专业正规全日制学历教育的人数仅占总数的20%”[1]。随着网络时代的到来，对档案人员提出了更高的要求，传统的实体档案“收、管、用”已不能满足工作需要。

3）档案数据管理不到位。专业机构研究表明，从数据的全生命周期来看，单位信息系统中产生的数据大约80%处在应归档的阶段，但是航空工业数字档案馆建设较好的单位也只归档10%左右。大多数企业在档案信息化建设时只关注档案管理系统自身建设，忽视了与企业各业务系统的归档接口开发，导致档案数据管理不理想。

4）档案工作经费投入不足。企业为了不断提升市场竞争力，将绝大部分经费投入到生产管理、技术研发、市场营销、人力资源等能直接创造价值的业务环节上。对档案工作经费投入也少，缺乏购置相关档案信息化设备导致档案管理信息化程度较低。

3 “六化”工作方法

1）档案工作法治化，做到档案工作有法可依。树立“顶天立地”的理念，顶天就是上接天线，吃透两办、国家档案局、航空档案馆等上级精神。立地就是下接地气，了解企业档案工作实际情况。企业要形成符合实际的档案法规标准、高效的档案法治实施、严密的档案法治监督的电子档案法治体系。

2）档案数据丰富化，实现档案数据有效采集。档案数据是企业持久、权威的真相源，是追溯业务流程的依据，是锁定研发过程的凭证，是工程设计验证的证据，是核心能力和知识资产的载体，档案数据必须依法归档，科学管理[2]。创新电子文件的归档方法，丰富档案数据资源。在电子文件归档时进行“四性”检测，做到“应收尽收、应归尽归”，建立档案数据资源归档管理新格局。

3）档案管理信息化，确保档案数据管得好。企业要运用“互联网+”思维和信息化技术手段，全面推动电子档案“单套制”管理和档案工作从“管文件”向“管数据”转变，開发一套符合企业“管数据”实际需求的电子档案管理系统，实现电子档案“单套制”管理，走出传统档案馆库房面积永远不够的窘境。

4）档案利用网络化，确保档案数据找得到。创新档案利用形式，以公司手机app开发为契机，探索实现手机查询非密档案数据，做到“指尖查询档案，信息随时随地”档案利用网络化。涉密档案数据采用内网在CPS系统线方式提供利用，提供“订单式”电子档案在线利用服务，构建档案利用网络平台。

5）档案队伍专业化，确保档案数据用得好。企业档案部门应将人才培养的重要性提到一定的高度，进一步加大对档案人员的培训力度。利用员工自学、参加外培、研讨交流等多种方式提高档案人员的业务水平，通过分析技能矩阵短板，有针对性地开展档案信息化能力提升培训，提供坚实的才人保障基础。

6）档案安全高效化，确保档案数据长期可用。要实现档案数据有效采集、管得好、找得到、用得好的目标，更要对电子文件、电子档案实施全生命周期和集中统一管理，确保电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全，同时做好档案数据的备份。定期开展“四性”检测，通过运用区块链技术，找到数据原始特征（数据基因）来保障电子档案数据的真实有效性，确保电子档案数据长期可用。

4 企业档案工作转型升级思路

经济建设到了一定阶段需要转型升级，档案事业发展同样需要转型升级[3]。笔者认为推动企业档案工作转型升级思路包括以下几个方面。

1）落实职能 创新驱动。“巧妇难为无米之炊”，为保证“管数据”转型试点工作的顺利进行，首当其冲就是要落实档案部门归口管理数据归档工作的职能，同时对本企业各业务信息系统产生数据的摸底工作，培养具有创新精神、担当作为的档案技术带头人。

2）顶层设计全面推进。在转型升级时期企业必须要做好档案信息化建设的顶层设计，必要得到单位领导重视，同时成立“管数据”转型试点工作领导小组和项目团队。落实各项任务的责任人和时间节点，定期召开“管数据”转型试点专题会，有条不紊地统筹推进实施，实现企业档案工作转型升级。

3）统筹规划 系统开发。在开发电子档案管理系统前，要做到对企业各业务系统数据生成后的留存节点、保存方式、数据接口开展调查、研究，同时要考虑数据的归档、留存、长期保存与利用需求。首先，考虑业务系统数据归档与保存工作，最大限度将元数据标准嵌入系统内部;其次，明确电子档案管理系统与企业各业务系统开发集成接口;最后，业务系统要配置管理权限实现数据下载和导出功能，以备数据的逻辑归档。

4）技术引领 转型升级。档案人员必须要勇于面对新技术，大胆地将大数据、区块链、人工智能等新技术与传统的档案工作进行融入融合，利用自动化、智能化手段，取代传统的手工处理，实现档案数据化、管理信息化、服务网络化，推动企业实现档案工作向“管数据”转型升级。

5 结束语

企业档案部门要把握转型升级的机遇，档案工作者必须要树立危机意识，不抢占“转型升级”的先机，就会失去“管数据”的良机，甚至陷入“档案馆业务萎缩甚至丢掉饭碗”的危机。确保档案数据“有效采集、管得好、找得到、用得好，不可更改、不依赖原系统、不依赖外部坏境、绝对安全、可以复现”，切实维护好档案馆“权威真相源”的地位，实现企业档案工作转型升级的目标。

参考文献

[1]贾慧娟.论档案人员的教育培训[J].北京档案（12）：20-21.

[2]航空工业档案馆.航空工业档案工作“管数据”转型试点交流会议纪要.2019（8）.

[3]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要.2016（4）.

作者简介

张江红，昌河飞机工业（集团）有限责任公司，馆员，本科。