机关档案规范化管理研究

王津燕

摘 要：知识经济时代下，机关档案管理工作的规范化开展，直接关系着机关单位的工作质量与效率，关系着机关单位的长足发展。就机关档案管理中存在的问题进行阐述，进一步探究机关档案规范化管理的有效策略，旨在全面提升机关档案管理质量，促进档案资源价值的最大化发挥。

关键词：机关档案;规范化管理

档案管理工作的开展，能够对历史原貌加以维持，对于机关单位工作质量与效率的提升至关重要。为促进档案管理的现代化、正规化发展，必须要落实档案规范化管理。但受到多项因素的影响，当前机关档案管理的规范化程度不高，在认识、制度、人才队伍等方面都存在一些问题，为促进档案资源利用价值的发挥，有必要对机关档案规范化管理开展探究。

1 机关档案管理存在的问题

首先，重视程度不足，信息化建设不到位。在机关档案规范化管理方面，国家做出了规定并提出了要求，但实际上，部分机关单位并未真正执行到位，对于档案管理的重视程度不足，缺乏科学认识，并未在单位管理工作体系中纳入档案规范化管理，档案管理工作的开展缺乏规划与部署，存在形式化的问题，这就势必会影响档案管理工作的质量和档案资源价值的发挥。档案管理具有系统性和长期性，要求落实日常管理，立足实际来对档案规范化管理作出计划，明确实施步骤，但实际上由于长期从事档案工作，部分档案管理人员在工作中往往敷衍了事，这就无法保证档案规范化管理质量。部分机关单位档案信息化建设不到位，并未全面配备计算机、扫描仪、档案管理软件等，导致档案管理数字化工作难以有序推进。

其次，管理制度不完善，管理方法不科学。机关档案管理工作中，缺乏完善的管理制度，内容单一化的问题普遍存在，档案管理范围也存在一定局限性。机关档案管理过程中，并未严格贯彻执行归档立卷制度，缺乏统一化的标准，各部门结合实际情况进行立卷，缺乏牢固的基础设施，这就无法保证档案管理的规范化。一旦档案管理人员出现变动，交接工作不到位，则势必会影响档案管理成效，导致档案资源的使用率明显降低。档案管理过程中大多重视文书档案管理而忽视会计档案管理，导致后期资料查找与利用存在一定难度。

最后，人才队伍建设不到位，软硬件配备不完善。机关单位内部档案管理人员数量有限，且流动性较大，部分档案管理人员专业知识技能有限，无法对档案管理职责进行高质量的履行，并且软硬件配备不完善，导致档案管理规范化程度不高。当前档案管理过程中，普遍存在混用档案室的情况，档案柜数量有限，无法满足档案管理实际要求。

2 机关档案规范化管理策略

2.1 强化领导责任，提高思想认识

机关单位档案规范化管理的实现，需要重视领导责任的强化，全面提升思想认识，在机关单位管理工作体系中纳入档案规范化管理。基于实际管理要求出发，逐条进行对照和分析，对档案规范化管理要求进行认真贯彻执行，为档案管理工作的有序开展创造优良条件。机关单位领导责任必须强化，主要领导与分管领导明确自身职责，主要负责同志积极贯彻落实，找准机关单位档案规范化管理工作要点，优化资源配置，顺利推进整体工作。在机关单位各项工作会议中，需加大宣传力度，全面提升人员的思想认识，积极配合档案规范化管理工作。

2.2 加大经费投入，完善档案规范化制度体系

结合机关档案的整体情况出发，需要加大资金投入力度，落实专项经费，为档案规范化管理工作的开展提供可靠的资金保障。通过资金的争取来加大软硬件投入力度，提高专业人才待遇，与人才签订合同，以提升档案管理人才队伍的稳定性。在硬件设备投入方面，需建立标准化的档案室、档案柜等，确保与档案管理相关要求相符合。在软件投入方面，需配备现代化的档案管理软件，以数字化处理设备为辅助，全面提升档案管理的规范化水平。与此同时，要做出科学部署，统筹推进档案规范化管理。基于政策要求出发，对机关档案管理制度体系加以制定，并结合实际工作不断进行完善，明确机关档案规范化管理的目标、要求、标准等，对档案管理责任加以严格落实。

2.3 加大培训力度，推动专业队伍建设

以档案管理人员为对象加大培训力度，能够提升档案管理人员的素质技能，促进其更好的参与到档案管理工作中。在这一方面，需要规范交接档案，若档案管理人员更换频繁，则需要做好传帮带，避免档案管理脱节，否则极易影响档案管理质量。在开展培训的过程中，要结合档案管理人员的岗位职能、年龄结构等要素，保证培训方式的科学性和适宜性，保证培训内容的针对性，提升档案管理人员的档案管理素养与信息化水平，在档案管理工作中严格执行档案管理工作制度要求，促进档案规范化管理的实现。若想要打造一支专业化的档案管理队伍，需要重视专业知识、业务技能、职业素养等方面的培养，强化档案管理人员的责任意识，以保证档案服务的优质化。

2.4 落实执法监督检查，改进档案管理方法

基于档案行政执法检查工作要求出发，在机关档案管理工作中，需要落实执法监督检查，对于档案管理不规范以及存在安全隐患的单位，需令其限期整改，以提升档案管理规范化水平，推动档案管理信息化建设。若机关单位领导对于档案管理的认识不足，则应当给予批评，严重情况则需进行行政处罚。在机关单位档案管理过程中，要以档案真实性、准确性和完整性为核心，突破传统档案管理模式的局限性，积极改进档案管理方法，促进档案管理水平的提升。在这一方面，可通过多种形式来对档案进行存储，比如纸质、电子版、声像等，做好备份，避免档案信息出现丢失的情况。在收集、整理并归档的过程中，要保证机关档案资料的连续性，保证档案管理规范化水平的提升。可通过先进技术的应用打造档案统计系统、档案检索系统等，便于清晰化的管理机关档案资料，防范丢失、破坏等情况，确保档案资料能够为机关单位的发展提供支持。

2.5 实施严格管理，推动数字化建设

在档案规范化管理过程中，需要对归档立卷制度加以严格落实，探索系统化的档案管理新思路，基于档案管理要求出发，实施精细化的档案管理，行业内部开展密切交流，积极学习先进的档案管理经验，探索适合本单位的档案管理方法。在机关档案管理过程中，可科学应用计算机，便捷化的输入或更改数据，存储密度得到明显提升，空间得到合理利用，便于长期保存机关档案。机关档案管理规范化水平的提升，需要推动数字化建设，构建并完善内部局域网，便于网上查阅相关信息。在资料上传的过程中，档案管理人员必须具备良好的辨识能力，保证信息录入的准确性与可靠性，严格审查后方可归档。上传完成的材料必须要保密，开放性档案应只读，不可下载与修改。通过高效防火墙的设置，能够对非法入侵的情况加以防范，保障档案资料的安全性。要定期更新病毒库，重视数据库加密，备份重要数据，以有序推进机关档案管理数字化建设。

3 结语

机关单位档案的规范化管理工作具有较强的系统性和复杂性，在把握机关档案管理所存在问题的基础上，需要重视领导责任的强化，全面提升机关单位人员思想认识，明确档案资源在机关单位发展中的重要价值，打造一支专业化的档案管理队伍，就档案管理方法进行改进，并以信息技术为支持来推动数字化建设，保障机关档案管理工作的有序进行，为机关单位的长足发展奠定坚实的基础。

参考文献

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