大数据与档案管理模式的关系探讨

顾俊杰

摘 要：在我国社会不断发展的过程，我国迎来了大数据时代，自大数据概念提出以来，大数据的运用便在各行各业中展开，档案管理也不例外。大数据时代的引来，影响着档案学的发展模式，核心是影响档案管理模式的变革。档案管理模式与大数据运用有可兼容之处，大数据更是为档案管理模式带来了新的机遇和挑战，如何利用好大数据为档案管理模式实现创新变成了值得思考的主题。

关键词：大数据;档案管理模式;关系

档案管理工作具有至关重要的作用，甚至可直接影响到我国整个社会的发展进程。随着社会的发展，人们进入大数据时代，所有的档案及资料都往数字化的方向发展。

1 大数据时代的显著特征

大数据属于一种新型的产物，却因具有强大的功能为社会创造了非凡的价值。大数据是数据时代的代称，作为科学技术发展下的产物，其中核心是数据或信息。首先，大数据体现了海量的数据范围。从字面中就可知道大数据所称的范围巨大，只能用“海量”形容。信息技术的发展使得数据以指数级的速度产生，涵盖了各行各业。其次，大数据体现了数据类型多样化。在我们所看到的语言、文字、图片和各种物品，其背后都由特定的数据组成。尤其在网络技术的普及下，数据的产生、变化及处理目不暇接，类型多样。再者，大数据体现了快速的传播特点。数据的产生是和人的各种活动同步的，并且还包含了更深层次的处理分析，传播更新的速度快。最后，大数据体现了数据的应用价值。数据的产生和分析处理，其最终结果是服务于人们的社会实践，并且产生巨大的生产力量来创造巨大的价值。

2 大数据下创新档案管理模式的要素

2.1 树立大档案观与大服务观

面向未来，档案管理工作者不能将视野局限于档案的形式，而应该与时俱进提高自身的专业知识与技能，妥善处理不同类型的档案信息，将不同结构的数据信息进行科学地管理，构建智能化的档案管理模式，确保档案信息能够有序地存储和分布，全面提高档案数据的管理效率与质量。树立良好的大服务观，才能够将信息化档案的价值充分发挥出来，推动档案管理实现良好的发展。例如，在精准推进高校毕业生就业工作方面，教育系统与人社系统应及早在全国范围实现档案信息一体化平台建设，彻底打破信息壁垒，档案管理人员树立为群众服务的观念，最大化地开发利用档案信息的价值，充分提高挖掘档案数据的能力，提高档案管理的服务水平。

2.2 创新档案管理的方法

在企业优化档案管理工作的时候，最关键的一点就是要对管理方法来进行创新。满足大数据时代的需求，改变以往存在问题的档案管理方法，促进信息技术和档案管理方法的结合，建立一个全新的档案管理方法。企业只要使用这样的管理方法，就可以有效地提升档案管理质量和效率，使档案管理工作得到晚上。此外，企业还要建立一个奖励的制度，对档案管理工作中表现好的管理人员进行表扬和奖励。经过这样的方法，可以有效地激发管理人员工作的积极性，并且使档案管理工作的质量更好，促进企业的发展。

2.3 建立工程档案信息管理模式，提升工程档案管理水平

多媒体技术的不断发展和创新为工程档案信息化管理创造了良好的条件。为了有效提高工程档案的管理水平，建立并完善一套工程档案信息管理系统是十分必要的。根据用户的实际需求，建立新型的档案信息管理模式，加快系统对电子数据信息的处理速度，为使用者提供相应的咨询和查詢服务，在保存和管理电子文件的过程中，引进先进的技术提高电子档案数据的完整性和准确性，保证电子文件可以适用于不同类型的系统。为了更加充分地发挥电子文件的功能，企业必须创建优秀、先进的档案管理软件，只有这样，档案管理才能为企业的发展助力。

2.4 存量工程档案数字化建设

制定存量工程档案的数字化目标和工作计划，一步步实现工程档案内容的数字化，要进一步提升档案利用效率，还需要实现照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库等。数据质量是数字化建设的关键，要严把数据关，建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对，保证所输入的数据是全面和准确的，并且对已有的电子目录的数据资源与实体档案进行比照，查漏补缺，优化数据结构，确保数据的真实完整一致。

2.5 建立档案管理数字化平台

首先，档案管理工作人员要对馆藏情况有全面和清晰的了解，并更深一步的对档案类型、状态以及档案信息利用现状进行掌握等;其次，在搭建档案数据的信息化管理平台时，管理工作人员应秉持“把握重点、分步进行”的基本原则，在对资源进行转化时，要以重点馆藏资源与利用率较高的馆藏资源为首，确保与使用人群的需求充分对接;再者，在搭建档案数据的信息化管理平台时，管理人员应突出数据的共享性，要搭建专项档案应用共享平台，可以在内部局域网服务器上设置专区，在构建档案目录时，严格按照业务类别进行分类，并可以按照相应的标准进行分类，一般以时间为排序标准;最后，在搭建档案数据管理信息化平台时，要从完善平台功能出发，因而还需要关注对档案知识提取系统的高效构建。

2.6 提高档案信息资源的利用率

提高工程档案的利用率才能充分发挥档案价值。作为企业的档案管理部门，必须应用相应的技术和方法使得档案资源以数字化的形式展现出来，充分利用档案管理网站，办理相应的档案信息资源。只有这样，档案信息资源才能在满足不同档案使用者实际需求的同时，有效提升档案管理人员的服务质量和工作效率。为了提高档案信息的利用率，企业应该构建相应的信息管理系统，配置各类软件和硬件，保证档案信息的管理和著录工作更加标准和规范，加速对各类电子文件的整合，方便管理者和使用者查询。为了提高档案信息的安全性，档案管理人员需要针对不同的文件，设置相应的浏览、查阅及更正的权限，验证使用者身份，同时在开展工程档案信息管理的过程中，必须对各类档案数据进行深入地挖掘，进一步提高工程档案的利用质量和效率。

2.7 集成管理档案数据，建立电子档案库房

为提高企业档案管理水平，突显档案管理价值，相关人员在信息数据化背景下可集成管理企业档案数据，同时建立电子档案库房，将实体档案进行模拟管理。首先，企业可利用新时代信息技术模拟电子库房区域、档案库房基本布局、库房数据模型。并且根据企业实体档案类型，在库房区域内划分档案存储范围。其次，虚拟展示电子化实体库房，借助各类图形方式，明确库房区域饱和度。以及制定档案类型在电子库房中的存位信息、上架情况，将企业实体档案呈现出二维数据形式。最后，在电子档案库房部署完毕后，相关人员可将企业档案系统中已归档的数据、实体档案传递至智能化档案管理系统。档案正式入库时，档案储位管理板块会给出入库指令，读取档案信息，完成档案信息匹配工作，并分配档案存放位置。实体档案入库完毕后，企业管理人员可在电子档案库房的查询区域管理现有的档案信息。

3 结语

随着时代的发展，传统档案越来越无法满足社会的需求，它既不能实时查找，又不能实时更新，对于利用者来说十分不便。当人们进入大数据时代，所有的档案及资料都往数字化的方向发展，数字化档案将是一个大趋势。

参考文献

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