大数据时代高校如何增强学生档案的利用效果

张艳辉

摘 要：高校档案是高等院校活动的直接记录，随着信息时代的快速发展，传统的纸质版管理慢慢地转变为大数据化的管理，给高校管理者和学生带来了便利，无论是从档案的收集还是对于档案的储存，大数据的技术更是可以发挥巨大的作用。因此，笔者通过对文献的收集和自身的工作经验，就大数据时代高校如何增强学生的档案的利用效果进行阐述探讨。

关键词：高校;学生档案;利用效果

学生是高等院校的主体。围绕学生展开的教学科研活动则是学校工作中最重要的一环。这些活动会产生大量的学生档案，本文将从提高自动化程度;多样化储存格式;兼职档案员更多的参与;拓宽利用渠道和加大覆盖面的五个方面初步论述如何发挥高等学校学生档案的更大利用效果。

1 加强高等学生档案利用效果管理的意义

1.1 高校档案是高教必须抓好的一项基础工作

高校的档案，不单单是高校的成长史和发展史，更是为高校的长足发展提供着多方面的参考。一般从两个方面体现，一是高校的档案文献资料可以为高校各职能部门顺利的完成工作提供基础资料;二是高校的档案文献资料有利于各职能部门领导和工作人员汲取经验和规避错误，提升决策的有效性。因为高校的档案资料就是高校的发展史，在档案中会真实、详细的记录着高校的重要事件，充分体现着高校的里程变化，是高校出色完成各项工作的基石。

1.2 高校档案为开展教学管理活动提供了科学依据

教学活动是高校各项活动的基础和中心，关系学校发展的前景。从教学活动方面说。高校丰富的教学档案，不仅可以事半功倍的为新教学者提供有效的历史经验，还可以使新教学者获得新的启迪，进而改进，提升教学的工作效率。从丰富的实践成果来看，高校的档案详实的收集着高校教学的实践成果，这些实践的成果不仅仅是高校的荣誉，更是高校积累的宝贵财富，对教育的改革落地有着现实意义。

1.3 高校档案可以为学校开展教育宣传活动提供重要素材

所谓档案，就是直接形成的历史记录。高校的档案作为高校历史的见证者和记录者，将高校不同历史时期的重大事件与活动真实的记录在册，蕴含大量的校史、校情等教育素材 ，通过这些素材对师生开展思想教育，可以有效体现高校的文化底蕴，陶冶学生的爱校情操。

2 发挥高等学生档案利用效果的措施

2.1 充分体现档案工作的服务性质

高校档案存在的主要意义还是其利用性，只有档案的各项内容有效的利用于高校的发展，才能体现档案管理的最终目的。因此，高校的档案管理人员要树立正确的价值观，强化服务意识，不仅仅是服务于对档案有需求的师生，还应尽做好档案资源的共享，正确处理好与其它部门间的关系，及时提供服务。

2.2 档案工作应该具备开放性

高校档案的服务性就要求做好档案的对外开放，实现档案资源共享。但档案的保密性又要求档案必须做好保密工作，传统的档案管理就是太注重保密性，从而忽略了其功效，与当代社会发展不符。因此，高校档案工作要坚持适度开放和适度保密的原则，最大限度地发挥档案的现实功效，更好地为学校的发展服务。

2.3 注重提高高校档案质量

高校的档案管理有一套成型的编辑、整理流程，并形成了严苛的规章制度。因此，高校的档案记录应该严格按照档案管理规定，不缺不漏，规范整理，确保档案的质量。高校档案的信息资源如果材料过少或者重要材料缺失，就严重影响了档案的参考价值。所以，高校相关部门应该用严谨的工作态度确保高校档案的有效利用价值。

2.4 提高档案自动化管理程度

信息化时代的来临，对社会生活产生了巨大的冲击，档案工作也不例外。这样一来，有关部门若是想利用档案，就得亲自跑到檔案所在地，再等档案管理员花上十几分钟，甚至更长时间，找出档案。这种费时费力的现状导致到了有些人不愿去查档案。只是凭着平时的印象给学生做出一个评价。只有提高档案自动化程度，将档案利用端口开放给校内大多数部门，就能很好地改变上述状况。既增强了工作效率，又确保了对人评价的客观公正性。

2.5 采取多样化电子档案储存格式

目前，电子档案的储存格式主要是以PDF格式为主。这种格式的优点是比较简便易操作。缺点是无法进行再编辑。如果教务部门能将一部分学生档案设计成表格形式，不断的录入变化的档案，可以更大的方便学生、学校、用人单位，提高档案的利用价值。

2.6 兼职档案员应更多的参与档案整理

按照传统的做法，兼职档案员只是负责档案的收集和移交工作。而剩下的部分就往往交给专职档案管理员了。但现实情况往往是复杂的，档案管理面对的是一个个情况随时可能变动的人，而兼职档案员在各部门工作，是最了解这些学生的人。以成人教育档案为例：成教的学生构成比全日制教育更加复杂。同一届学生很多人不能同时毕业。这就对档案的分类提出了很高的要求， 而兼职档案员往往是唯一能给出答案的人。因此，兼职档案员应更多的参与档案整理。

2.7 拓宽档案的综合利用渠道

目前为止，大多数高校的学生档案仅在特定的电脑端可查。而这个时代又是一个智能手机的时代，很多事情都可以在手机上处理。要是学生档案的利用也可以在手机上完成，无疑能更好的方便人民群众。因此，可以将档案利用的端口做到公众号上，有资质的单位，部门只要验证过身份以后，就能顺利利用。不必再亲自前往档案馆了，可以有效畅通档案的综合利用渠道。

2.8 应该加大档案的覆盖面

与过去相比，各地档案的库存有了显著的增加。但在综合评价一个学生时，还是有一拍脑门，凭感觉做决定的情况。这就需要兼职档案员加大档案的收集面，将学生的表现，如参加社会实践情况，也录入档案。以便让学生的情况更加真实客观。这样一来，要是全部用纸质档案，档案库房的面积要求就很大。所以在增加库存的同时，必须思考如何更安全的使用电子档案及档案的合理销毁。

3 结束语

高校档案工作是事无巨细的，需要专兼职档案管理员很高的责任心与耐心。在高校学生档案向大数据时代迈进的同时，更给高校学生档案的管理提出了新的机遇和挑战，正因如此，高校更应积极地迎接挑战，采取相应的措施，进一步提高学生档案管理水平和信息化，更好的服务于高校的健康、长足发展。

参考文献

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