大数据环境下档案数据化管理的思考

刘辉

摘 要：基于大数据环境下，信息技术取得了快速的发展，各行各业加快了信息化建设的步伐。在档案管理工作中，需要借助于大数据技术的优势，积极推进档案管理模式的变革和创新，促进档案向数据化管理的方向迈进，使档案管理工作能够与时俱进，更好的适应大数据时代发展的需求。

关键词：大数据环境;档案管理;数据化管理;数据库;数字化平台

大数据环境下，档案管理工作发生了较大的变化，但当前部分档案管理部门并没有针对大数据发展需求来制定具体的档案管理规划，这对于档案管理的高质量的开展带来了较大的制约。基于大数据环境下的档案管理工作中，需要重视与大数据深度融合，积极采取有效的措施来推进档案数据化管理的进程，更好的发挥出大数据在档案管理工作的重要的作用。

1 加快档案管理思路的转变

大数据环境下各行各业档案数量都呈现出快速增长的态势，这对档案管理工作带来了较大的挑战，由于传统的档案管理模式已无法与时代发展需求相适应，因此需要加快推进档案管理工作的转型升级，促使档案加快向数据化方向发展。并在实际档案工作中，需要借助于大数据的优势，积极改变传统的人工化和扁平化管理模式，转变思路，加快推进档案管理由“数字化”和“数据化”的转化。

在实际工作中，需要做好档案数据化管理工作。在具体管理工作开展过程中，依托于大数据来针对档案管理各个环节进行深入研究，避免单纯的针对档案目录和全文的数字化存储，需要积极将这种僵化的针对档案全文和目录扫描的数字化操作转变为大数据档案，即从根本上实现档案数据化，不仅要对档案全文进行著录，还要进行数据化加工，对于文本和图像中的数字内容进行数据化识别、分类、著录和标引，使档案利用者通过检索即能够快速获得需要的档案信息，全面促进档案服务质量的提高。

2 建立智慧档案数据库

海量的数据信息作为大数据时代的主要特征，这也对档案数据处理提出更高的要求。在实际档案工作中，需要重视应用大数据技术来构建智慧档案数据库。在具体档案数据库构建过程中需要广泛收集档案信息，并进一步核实 收集的档案信息，保证档案信息的真实性和完整性。档案管理人员还要针对档案进行分类和编号，每一份电子文件都要做好检索标识，保证检索的精准率。在实际档案数据库建设过程中，针对档案历史数据也需要进行数字化转换后并纳入档案数据系统中来，档案数据还要执行统一的标准，这样有利于提升数据库的兼容性。对于档案数据库，还需要重视其安全管理，具体要统一数据库中的电子文件的格式、元数据内容和数据提取方式等，以此来推进档案数据库之间互联互通的实现。另外，在档案数据化管理工作中，还要进一步了解档案利用者的需求，重视档案数据信息检索与服务中心之间的有效衔接，深入挖掘档案信息价值，全面提升档案服务水平。

3 建立档案管理数字化平台

对于档案管理人员，在档案数据化管理工作中，需要掌握全面和清晰的了解现有的档案信息资源，并进一步掌握档案类型、状态和档案信息利用情况。在具体构建档案数据信息化管理平台过程中，在针对档案资源进行转化时，需要将重点档案信息和利用率高的档案信息进行优先转化，以此来更好的对接使用者的需求。而且在平台构建过程中，还要重视突出档案信息的共享性，并建立档案共享平台，档案目录建立时，还要根据业务类别和相应的标准进行分类，通常情况下排序标准以时间为依据。另外，对于档案数据管理信息化平台的构建，在重视平台功能完善的基础上，还要关注档案知识提取系统的建设，以便于更好的发挥出数字化平台的重要作用。

4 推行云存储和云服务

依托于大数据技术和云计算技术，在档案数据化管理工作中，需要重视档案信息的云存储和云服务，积极对传统的档案管理工作进行变革，加快推进档案管理工作的转型升级。在具体实施过程中，需要通过设置云存储服务器，进一步提升数据处理能力。而且依托于云服务的交互特性，能够进一步推进档案信息资源有效共享，打造更具多样性的档案服务模式，全面提高档案服务的质量和水平，实现档案信息的高效利用。

5 深入挖掘档案数据之间的关联信息

基于大数据背景下，国家对于信息系统整合和资源共享更为重视，这也使档案信息资源的收集呈现出多元化的特点，这在一定程度上扩大了数据量和数据类型，而且存在越来越多的不规范数据。在这种新形势下，需要重视对数据特性的了解，并深入挖掘數据之间的关联性和潜在价值。在实际档案管理工作中，需要做好业务数据的收集和管理工作中，并要重视管理数据变化中的元数据、记录各类数据变化结果的档案、记录运行状态的日志等非直接面向业务的数据，从而进一步对数据之间的关联信息进行深入挖掘，进一步提高档案数据管理的全面性和高效性。

6 加强电子档案的安全管理

大数据环境下电子档案数量与日骤增，电子档案不同于纸质档案，在具体存储和利用过程中易发生档案信息泄露及损坏的情况，特别是一些一些重要信息被泄露，必然会带来严重的后果。因此在针对电子档案管理工作中，需要做好安全管理工作。在具体工作中，要保证计算机网络系统稳定 运营，并重视先进的安全防护技术的应用，实现对电子档案数据的加密管理和使用权限管理。在具体实施使用权限管理工作中，宜设定多道权限进行验证，以此来保证电子档案信息的安全性。在实际电子档案安全管理工作中，还要实时监测可能存在的病毒，具体可以通过设置防火墙、防病毒软件、安全代理等加大对病毒的监测管控。进一步抑制来自网络的恶意攻击，降低电子档案信息泄露和丢失的可能性，保证电子档案信息的安全性和可靠性。

7 拓展数字档案服务方式

在档案数据化管理工作中，由于一直以来被动式的档案服务对于档案数据化管理工作开展带来了较大的制约。因此要实际工作中，需要积极借助大数据技术的优势，采取积极、主动的档案服务，并不断创新档案服务模式，以此来为档案利用者提供更具特色和个性化的档案信息服务，进一步体现出档案的重要价值。

8 结束语

基于大数据时代背景下，档案管理数据模式呈现出动态变化的发展趋势，在当前档案数据化管理工作中，需要重视档案管理工作与大数据技术的深度融合，并基于用户中心的理念，加快推进档案信息化建设和档案数据化的开发和利用，积极搭建档案管理档案数据库和云平台，强化对电子档案的安全管理，以此来全面提升档案管理工作的技术含量，为档案数据化管理的有序推进打下坚实的基础。

参考文献

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