人事档案管理工作中存在的问题及应对措施探讨

张庆

摘 要：人事档案是由组织、人事、劳动部门以现职人员和离退休人员为单位建立的，由专门反映员工个人情况的文件材料所组成。它涉及的当事人绝大多数还在不同岗位上工作、生产或学习。文章阐述了人事档案的基本概念以及当前所面临的问题。通过客观的分析和研究提出了一系列的应对措施，希望以此提升当前人事档案管理水平。

关键词：人事;档案管理;问题;应对措施

1 概述

人事档案是客观记录组织机构内部的人员基本情况及其活动信息的重要工具，关系到一个人过去的成就以及未来的发展前程。同时，任何组织机构的发展都是由其成员中的每个个体的努力和付出实现的，因此记录每一个人的基本情况也是对其成员的尊重，从人力资源的角度反映组织机构本身的竞争实力。只有管理好每一个人的基础档案，才能准确掌握整体情况，更加合理地领导集团的发展，从而实现管理水平的提升。

2 人事档案的基本作用

1）人事档案是掌握员工基本情况的重要手段。在社会生产实践过程中，人的学历情况、业务技能、思想言行、政治背景等信息都将被人事档案完整的记录下来。人事档案能够方便组织机构对内部员工进行全面、准确、客观的了解和掌握，在进行人才的任用、培养和提拔的过程中都将发挥重要作用。2）人事档案能够为人才队伍的构建提供重要依据。在事业单位中，招人用人标准不能靠人情关系，而应该有严格统一的要求和标准，只有公正公平的选拔人才才能让组织机构的良性长久的发展得以实现。人事档案最重要的作用就是为组织机构提供人才选拔的重要基本信息，能够更加全方面的了解所用之人的具体情况，且这些信息的真实性可以通过关联材料得以证实，具有极大的参考意义。同时，由人事档案构成的大量文件能够通过信息的挖掘和分析了解到人才队伍的基本情况以及未来的走向，为人事的科学化管理提供重要基础。3）人事档案是历史记录的重要工具。人事档案中涵盖了人才的成长历程，而这些人的发展历程也从另一个方面展现出了组织机构本人的发展轨迹。人事档案所记载的信息在历史信息的研究中能够发挥其积极作用。同时，由于人事档案是由专业人员管理，而其中大量内容由当事人提供了具体情况、发展细节，其内容丰富，是佐证历史的可靠材料。

3 当前人事档案管理工作存在的问题

1）对人事档案管理的重视程度不够。人事档案管理并非一件光鲜亮丽的工作，大多数工作人员都是默默无闻的付出。也正是这个职业特点，很多工作人员的付出都难以被管理者重视。同时，从组织机构的整体来看，档案管理部门本身的话语权在内部的话语权就有限，因此当前主要的方式是以记录、保管的基础性工作为主，不出大的纰漏即可的状态。在这种流于形式的工作方式下，想要深入挖掘并发挥人事档案管理的重要价值作用显示是不可能的。2）对人事档案管理缺乏必要的资源配置。由于当前的认识档案管理依然以纸质材料的管理为主，由于各个地区的气候环境不同导致的温度、湿度存在较大差异，没有必要的硬件措施作为保障，这些纸质材料很容易造成损毁。同时，当前很多单位中管理人事单位的人员身兼数职，难以集中精力对人事档案的管理进行系统化的學习，也由此导致了在档案材料的归集、整理、归档、装订等过程中显得有些力不从心。3）人事档案管理缺乏必要的标准规范。人事档案的管理中，由于人事档案的特殊性，需要进行动态化的管理。但通常每一个人的档案将会伴随人的一生，而期间档案管理人员可能会轮换多次，其档案信息既需要安全妥善的保管，同时还需要规范统一，且能够尽可能的适应未来时代的发展需求。在过去，人事档案所记录的信息非常有限，且随着社会的发展，人才的社会活动经历变得异常丰富，因此所需要的记录的信息也会更多，但由于缺乏与时俱进的标准和规范，因此造成了大量无用档案信息的形成，极大占用了档案资源。4）信息技术应用程度不高。当前，人事档案的管理依然以纸质材料管理为中心，而信息技术的应用相对较少，并未对人事档案的完整信息实现数字化。由此，大量的人事档案信息被埋没在了人事档案的管理部门，并未将信息完整的分享到业务开展的各个环节，也更不能期待利用大数据实现人才资源的智能化动态管理等探索了。

4 现阶段人事档案管理的应对措施

1）由管理思维转服务思维。人事档案管理最重要的任务并不是单纯的进行档案资料的整理和归档，而应该是为组织机构的人事管理提供重要的信息支持。当前很多人事档案的管理浮于形式，并未将人事档案充分利用。档案收集而不用是一种巨大的信息资源浪费。人事档案管理者应该转变思维，应将服务思维深入到日常工作中。积极为组织机构的发展提供人力资源建设的参考信息，并努力发现优秀人才、查证问题员工，从而为组织机构的人事管理提供重要参考数据。2）注重人事档案管理专业人才的培养。人事档案是管理人才的重要工作，但对于管理这些人才的人事档案的人才也尤为重要。档案管理部门应尽可能的培养专业人才针对性的进行人事档案的管理，从而长远角度保证人事档案管理的稳定性和科学性。对人事档案管理人员进行系统性的业务培训，同时尽可能的与同领域先进单位进行积极交流，将最新的管理理念和方法通过最科学的手段进行尝试和应用，从而提升人事档案馆管理的总体水平。3）加强基础建设并完善规章制度。人事档案管理任务烦琐、责任重大，要保证人事档案的管理万无一失，则需要不断对人事档案的基础设施建设，同时进一步完善管理规章制度，从而让人事档案的管理流程更科学、操作更规范、信息更全面。4）加强人事档案信息化建设。人事档案管理的信息化建设是与信息时代的发展密不可分的。当今，人类社会的各个方面都离不开信息技术的身影，可以说信息技术的引入是对具体行业领域的一次重要革命，能够在效率和质量两个方面发挥突出的作用。同时，传统纸质材料的保存占用了大量的空间且不易查询和传递，而数字化的人事档案管理让档案能够真正的把档案管理变成一种档案服务。同时，人事档案的信息化建设也极大的节省了人力，让档案管理变得更加轻松，能让从业在将更多的精力投入到档案管理技能水平的提升上。

5 结语

人事档案是由组织、人事、劳动部门以现职人员和离退休人员为单位建立的，由专门反映员工个人情况的文件材料所组成。它涉及的当事人绝大多数还在不同岗位上工作、生产或学习。组织、人事、劳动部门为了考查和正确安排员工，要经常查阅人事档案，了解其经历、德才和工作业绩，以便安置在最适合的岗位上，充分发挥其聪明才智。现实生活中，用人就要先看档案，已成为必要的工作程序。作为依据性的人事档案有时会对一个人是否被录用以及如何用人起着决定性作用。但是，人事档案是“昨天”的历史记录，而它反映的对象-人每天都在发生变化，谱写自己的历史篇章。因此，档案人员需要跟踪追迹，及时补充新材料，使档案既能反映某人的历史面貌，又能反映现实状况，达到“阅卷见人”或“档若其人”的要求。反映现实与具有现实效力和作用，是人事档案的重要特点之一。

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