财务共享模式在机关单位财务档案管理中的应用思考

梁素华

摘 要：财务共享模式与传统财务档案管理模式存在明显不同，能够于财务共享中心聚集各区域财务档案，保证保存与管理的统一化，财务档案管理各流程得以实现电子化管理，便于在线传递和推广财务档案。就财务共享模式进行简要介绍，指出财务共享模式下机关单位财务档案管理特点，进一步对财务共享模式在机关单位财务档案管理中的应用开展探究，旨在促进机关单位财务档案管理水平的提升。

关键词：财务共享模式;机关单位;财务档案管理;应用

新时期下大数据等技术得以广泛应用，财务共享模式的价值也得以凸显出来。在机关单位财务档案管理中，通过财务共享模式的应用，能够促进财务档案管理工作效率的改善，促进财务档案信息价值的最大化发挥。如何在机关单位财务档案管理中应用财务共享模式，是一个值得探究的问题。

1 財务共享模式简介

以互联网信息系统为支持，财务共享模式得以构建和运作，财务共享信息系统主要包含以下几个方面：一是网络报销系统，通过现代化技术的应用，以信息化、网络化的方式来开展报账工作，在线填单、业务审批、传送账单以及审核等，进程得以统一，信息共享透明度得到保证，财务信息得以高效传递，其安全性与真实性也得到保障。二是财务核算系统，可在线对账单进行编辑，在运作模式下账单信息自动生成，月末自动记账过账，报表得以生成，此种模式下报表生成的错误率得以降低。三是影像管理系统，以该系统为支持，能够对财务账单进行扫描，以电子账单为载体来传递信息。此种信息化流程下，数据传输模式有所变化，在电子档案生成的同时，能够存储账单电子信息并传送影像信息，账单审批更为便捷，整体管理效率也能够得到明显提升，审批工作效率也得以保证。四是资金管理系统，保证了资金结算、调用、收支管理的可视化，财政资金利用率得到明显提升，财务经营风险得以降低。五是电子档案系统，可在线管理财务档案，便于阅读和调用，财务档案管理成本也得以有效控制。

2 财务共享模式下机关单位财务档案管理特点

1）在工作地点方面，财务共享模式的应用，以档案管理规整性与完整性要求为支持，能够自横向属地财务管理体系过渡到纵向财务共享流程模式，机关单位的内控要求也得以满足，这就保证了各时期下信息转移过程完成的顺利性。

2）在工作范围方面，财务档案得以从所在机关单位向财务共享服务中心转移，各流程工作也发生一定变化，包括收集整理、运输管理、风险控制、成档管理等，这就形成了财务档案运输期间工作范围的延伸。

3）在工作内容方面，财务共享模式下机关单位财务档案管理工作范围的扩大，促进了工作内容的繁琐化，与档案收集管理、工作进程标准制定及监督等都密切相关，需要甄别档案传送各环节的潜在风险并加以严格把控，合理利用财务档案，需要做好保管及信息延伸利用等工作。

4）在政策条件配合方面，财务共享模式下机关单位财务档案归档、整理、存储等工作的开展，会在一定程度上为现行法律政策带来挑战，因而财务共享模式的运行仍有很长一段路要走。

3 财务共享模式在机关单位财务档案管理中的应用

1）及时录入新信息。在机关单位财务档案管理中对于财务共享模式的运用，需要保证财务档案新信息录入的及时性和有效性，对财务档案进行更新，为财务管理工作的有序开展创造条件。及时共享纸质档案以及电子档案，保证档案管理执行的时效性。机关单位需组建专门的财务档案管理团队，有序推进档案管理工作，在发现问题的第一时间进行控制。对于网络系统需定期进行维护和升级，以信息技术为支持来开展财务档案管理工作，保证财务档案信息录入与管理的有效性，机关单位财务档案管理成效也能够得到明显改善。

2）扩大处理规模。在财务共享模式下，机关单位财务档案管理工作的开展，需要重视基础工作，做好财务档案传送、储存与沟通等工作，以统一化、标准化的档案处理平台为支持，保证财务档案管理工作的规模性，对基础工作成本加以平衡。在将财务档案管理工作的处理规模扩大后，将处理事项进行适当增加，待初步整理完成财务档案后，做好档案核查工作，以便及时发现错误或者质量问题，归类统计，明确业务环节所出现问题，进而制定策略，科学规避风险，对于相关管理部门来说也便于吸取经验，从而确保机关单位财务档案管理工作水平得到明显提升。

3）降低运行成本。机关单位财务档案管理工作的开展，需要以标准化的方式来制定流程及规则，促进财务档案管理流程最佳配合方式的形成。在这一方面，需要把握财务共享模式的价值，对财务工作人员进行整顿，优化财务人员结构，确保财务部门管理费用得以有效控制。在此基础上，以高标准来要求财务档案管理工作，减少重复性与不必要的工作，确保财务档案管理工作效率得到明显提升。通过财务共享模式的运用，能够将节省异地报销时长合理缩减，提高整体工作效率。

4）建立系统化管理制度体系。机关单位财务档案管理中对于财务共享模式的应用，要重视财务档案归档制度的建立，对财务数据未打印之间的副本进行妥善保存，将不同凭证打印输出，依据税务、审计等管理部门要求出发，及时打印输出账簿及报表等。机关单位需基于国家档案局标准出发，建立电算化财务档案储存制度，以优质磁盘介质来对财务档案数据进行备份，将储存盘与备用盘分开保存，采取防尘、防腐、防光等防护措施，依照顺序来进行编号，将时间、内容等进行备注，制作文件卡片，确保机关单位财务档案管理的有效性。在借用方面，必须要建立严格的借用手续制度，在财务共享模式下，经过负责人同意后方可对财务档案进行查阅，借阅手续的办理则必须要依照规定进行。对于机关单位财务档案管理的关键环节，必须要落实风险控制，将提取或处理的稽核环节增加，于财务档案生成与流转等环节集中，将偏差或操作失误所造成的损失降低，保证财务共享服务质量，提升机关单位财务档案管理成效。

5）构建数字化处理平台。通过数字化、网络化的方式来管理财务档案信息，能够以一体化的方式呈现财务档案信息，便于信息共享，财务档案管理也更为科学且便捷。这就需要机关单位在财务档案管理的过程中，对存储成本与沟通成本加以平衡，保证财务档案数字化处理平台的规范化构建，以规模效应为支持，保持相关成本平衡化。基于财务档案管理规定出发，建设财务共享服务中心，制定财务档案管理标准，并加以规范实施，完善网络环境、硬软件环境建设，便于传输、交换和共享财务档案信息。为满足财务档案硬件管理需求，需要积极完善信息网络，提高财务档案利用率，保证财务共享服务中心建立的标准化和数字化，更好的对外承接业务，快速收回所投入成本，机关单位财务档案管理水平也逐步得到提升。

4 结语

市场经济高速发展，财务共享模式在机关单位财务档案管理中也发挥着重要的作用。在把握财务共享模式下机关单位财务档案管理特点的基础上，积极探索现代化的财务档案行业标准，重视财务共享，并建立系统化的财务档案管理制度体系，以数字化处理平台为支持，全面提升机关单位财务档案管理水平，为机关单位在新时期下的长足发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]王燕.财务档案管理的问题及完善对策[J].传媒论坛，2019，2（15）：150.

[2]高春雷.“互联网+”背景下加强机关事业单位财务档案管理研究[J].中国市场，2018（09）：127+135.

[3]高春雷.财务共享模式在机关事业单位财务档案管理中的应用[J].行政事业资产与财务，2018（05）：70-71.

[4]张敏杰.机关事业单位财务档案管理出现的问题及对策研究[J].民营科技，2017（07）：112.