浅谈新时期下如何做好机要文件管理工作

摘 要：机要无小事，如何做好看似程序固定的机要工作需要认真负责的态度、细致的工作习惯和与时俱进的学习。新时期习近平新时代中国特色社会主义思想对机要工作提出了新的要求。机要文件管理是机要工作的重要一部分，笔者从自身参加的多年工作经验角度来简单述说下关于机要文件管理的几点思考。

关键词：新时期;机要文件管理;业务水平;保密;效率

机要工作是党和国家的一项重要工作，为社会经济发展保驾护航。机要文件管理作为机要工作的一部分，对加密信息畅通、保障科研生产任务完成发挥着重要作用。机要文件是指存在秘密或敏感信息的文件、简报、讲话材料、报表、刊物，泄露会使国家、单位的安全和利益遭受损害的载体。

1 提高政治站位，强化责任担当

机要文件来源主要是中央、省委省政府、集团公司以及其他单位。机要文件的接收主要渠道是公文交换、邮政机要、党政机关电子公文系统、电报系统。收到机要文件后，机要员要及时对文件进行整理、分类、编号、流转、归档。由于收到的机要文件很多是阅知类文件，即上级下发的关联全局性工作，需要有关范围领导阅读并领会文件精神的指令性文件，部分机要员会认为与当前的单位工作无关而不传阅或懈怠传阅，这些做法是不可取的。阅知类文件有是领导学习贯彻党和国家方针政策、上级工作部署、领导讲话精神的重要途径，从讲政治的角度应该做到应传尽传。

机要工作不同于其他工作的地方在于百分之一的错误也意味着百分之百的失败，即100-1=0。无论之前的工作做得多么好，犯了一个错误或者过失，就是永远的失职。一次密码设备部件的、一份涉密文件的丢失都是重大的失泄密事故。另一方面，机要文件中包含的事务性的文件往往都是有时效的，如会议召开的通知文件、需要向上级单位的提交的报告、调查，文件未及时办理，会耽误上级文件精神的传达，耽误科研生产任务的安排，使领导错过本应参加的会议。这就要求机要员在重复的日常工作流程中始终要有一种责任感、使命感，保持细心、耐心，合理安排每份文件的传阅。

2 完善制度建设，强化内部管理

机要文件管理工作是一项兼顾政治性、技术性的工作，无规矩不成方圆，我们需要结合上级的制度文件和本单位实际情况，建立本单位的机要文件管理制度，对机要文件收发、登记、使用、传阅、借阅、复印、扫描、销毁、归档各项操作具体要求进行规定。制度的规范性和程序性使机要文件管理能做到有法可依，有法必依，确保机要工作的顺利开展。

3 机要人员自身业务水平的提高

1）熟悉机要文件处理流程。机要文件接收后，首先应根据文件的发文单位按顺序进行登记文号、名称、密级、份数和页数。其次根据文件的来源决定文件扫描成电子版用内网OA流转或者黏贴收文单进行纸质传阅，扫描需要按单位要求走流程。走纸质流程的文件要做好传阅过程的记录，严格按照文件传阅范围进行传阅。在传阅过程中，随时掌握文件去向，要根据领导的批示做好文件督办。文件传阅结束后，及时做好文件归档、清退、销毁工作。

2）坚持学习，与时俱进。责任重于泰山，工作任重道远。机要工作需要跟着时代的脚步前进，随着时代的发展而发展。从国内形势上来看，2020年是具有里程碑意义的一年，我们将全面建成小康社会，实现第一个百年奋斗目标。改革的持续推进，需要信息的全面传达。随着经济与社会发展任务的更加繁重，科研生产任务运转的节奏更快，信息化数字化的发展以及电子文件平台的建设，使秘密传递工作的量更大，要求更高更严。这叫要求机要员持续不断的学习充电，机要员需要学习的知识包含两个方面：（1）政策文件的学习。学习习近平中国特色社会主义理论，学习2020年1月1日新实施的中华人民共和国密码法，学习中央、省委对机要文件传阅作出的要求性文件。机要员应该不仅仅是机要文件的中转站，对收到的机要文件也应该加强学习，多读书看报，提高个人的理论素养。（2）对计算机、扫描仪、打印机等办公设施、电子公文交换平台及单位内部OA公文系统、档案系统的学习，实现电子文件的登记、签发、批阅、承办、督办以及归档文件的快速查询。（3）对单位业务工作的学习。理解本单位的具体从事的科研业务工作，有助于机要员对收到的文件的重要性、及时性做好区分，更好的为科研生产发展提供服务保障。

4 保守秘密，慎之又慎

机要文件是各级单位传达贯彻党和国家的方针政策的重要方式，机要文件出了问题，不仅会影响到单位机要员、单位领导的政治前途，甚至会影响整个地区的保密系统。机要员要在思想认识上要高度重视保密工作，不断加强对保密知识和保密管理规章制度的学习和理解，认真履行岗位保密职责，始终按照所保密规章制度严格要求自己和他人。在本岗位上要认真工作，通过机要接收上级单位外来文件的各类文件，送件、取件过程中严格按照涉密载体外出携带的规范要求进行管理，能够做到第一时间将文件资料存放在安全保密的场所。对收到的每一份文件资料，能够逐一认真登记，详细记录文件收到日期、来文单位、标题、页数、密级，账目清楚明了。按要求对每一份涉密文件在载体生命周期管理系统录入登记，粘贴二维码，办理扫描密件审批程序后在OA上传阅。严格对涉密电子文档名称作出标密，对涉密文件的知悉范围进行控制，禁止用户非授权下载并私自留存，工作虽繁琐但不能懈怠。养成按章办事的习惯，坚决反对好人主义，按规定办理文件借阅、调阅、密级文件的复印等工作。在涉密文件传阅过程中严格要求相关人员作出传阅记录，对借阅的文件及时催还，减少失泄密隐患发生。对需要外发机要的，严格按程序办理，杜绝未经审批外发涉密文件资料的现象发生。

5 注重效率，提高服务质量

机要文件存在的问题是文件传递时间长，文件传阅慢。一份文件常常需要多个领导多个部门阅知，文件传阅效率低下，有时传到后面领导办理时，文件时效已经过去了，这就需要机要员在传阅过程中注重效率的问题。

1）文件辨别。机要工作能否高效有序对办公室日常运转有着重要枢纽作用。随着各类电子政务系统的广泛应用，机要员每天会接收大量的机要文件。机要文件共分为两大类。一种是普遍指导意义的文件，发布重要决定、指示、制度、通告、通报类。一种是有特定作用的文件。机要员需要提前对收到的文件进行分类。普遍指导意义的文件一般是阅知类文件，特定作用的文件需要机要员根据文件的办理日期和根据本单位具体业务的熟悉判断传阅的先后顺序并对文件做好督办。传递文件前，必须做好分类，有效提高文件传阅的速度。

2）学会变通，善于思考。文件传阅过程中，由于分管领导主管的部门与职能不同，对文件的阅读倾向性不同，机要员要从分管领导的角度考虑，传阅文件时，将该分管领导负责的那一部分工作文件摆放在文件夹中文件的最前面，有助于提高分管领导阅读文件的兴趣和质量。

熟悉分管领导的行程安排。如遇传阅顺序的领导外地出差的情况，应及时传递给其他领导，不可把文件积压在办公室。

机要员可为每个分管领导准备一个单独的传阅文件夹，传阅过程中，对每份文件黏贴便利贴按数字顺序排号，减少领导阅读文件时漏签漏看的情況，文件数量也一目了然。

公文传阅的一般顺序是先经办公室主任审核拟办给主管领导，主管领导再批示给分管领导和承办部门。收到紧急公文时，在坚持有序原则的同时，也应注重急件急办的原则。在主管领导批示后，可优先传达承办的部门，先办后传，在收文单上做好备注。

6 结语

通过对新时期机要文件管理工作的简要思考，我们意识到在机要管理工作上尚存在很多改进之处，后续将持续改善，坚定不移做好机要文件管理提升工作，更好的为单位科研生产保驾护航。

参考文献

[1]牛敏.新形势下如何做好高校机要工作[J]太原城市职业技术学院学报，2019（2）：131-132.

[2]张晏如.对高校机要文件管理工作的若干思考[J].城建档案，2011（1）：60-61.

[3]何靖霞.新形势下如何做好高校办公室机要秘书工作[J].办公室业务，2015（3）：34-24.

作者简介

陈诚（1992-），女，安徽省桐城市，助理工程师，本科，研究方向：文件管理。