项目办公室行政管理精细化的思路与对策

丁世平

摘要：当前我国国有企业的内外部管理环境出现了较大的变化，给办公室行政管理活动也带来了较大的压力。特别是在企业项目体系中，办公室行政管理也应该进行积极的创新，并能够全面贯彻精细化管理的相关理念，才能够最终取得较好的管理成效。本文先阐述了项目办公室行政管理的基本现状，接着充分明确了精细化管理的具体思路，最后从优化办公室行政管理的精细化体系、真正贯彻精细化管理的制度内容、切实提高办公室人员的综合素质三个方面，提出了行政管理精细化的具体对策。

关键词：项目办公室;行政管理;精细化管理;精细化思路

在我国中铁公司项目运作过程中，办公室行政管理模块的作用是非常重要的，在很大程度上决定了项目建设的最终成效。对于项目部的内部运作来说，办公室行政管理活动本身就比较复杂，涉及了多个部门的业务内容，需要办公室工作人员跟其他部门人员做好沟通交流，才能够实现行政管理活动在项目内部各个部门得到全面贯彻。在这种情况下，项目办公室行政管理活动也应该充分认识到精细化管理理念的重要作用，并在后续时间里结合自身实际情况全面贯彻精细化模块，最终才能够取得较好的成效。而本文也主要立足于这一点，谈一谈行政管理精细化工作开展的有效对策。

一、项目办公室行政管理工作的基本现状

（一）新时期项目办公室行政管理工作的内容

在新时期背景下，我国中铁项目办公室行政管理工作也变得更加明确，主要可以分为六个方面。第一，办公室用品的采购与管理。即相关人员结合办公室的实际需求以及当前我国在这方面的法律法规，选择最合适的采购计划，并做好各类物品的出入库管理工作。第二，进行各个部门设备设施的维护维修管理工作。即办公室在平时需要积极处理各个部门的设备设施损坏维修跟踪监督与管理工作，同时还要做好相关记录的保存与集中处理。第三，做好各类文档数据的归档与更新。办公室人员应该结合档案数据类型与所属科目的不同，做好各个档案数据的归档，同时还要在平时工作过程中做好这些档案数据的更新。第四，进行行政管理相关指令与信息的传递。办公室本身就是连接高层项目部领导与各个基层职能部门的重要桥梁，因此在平时也需要将各类行政管理指令较好下达与传递到各个部门中，提高公司各类管理指令的贯彻力度，强化企业基层部门的执行力。第五，做好会议管理与服务工作。即根据项目运作的实际情况和领导的指示，进行各类会议的管理活动，具体有会议准备、组织会议、会议总结等。第六，做好公章管理工作。即办公室人员应该严格贯彻“先批准、后使用”的管理原则，规范公章的使用，同时还要做好公章使用的跟踪记录管理。

（二）项目行政管理精细化工作开展的重要意义

虽然说项目办公室在新时期背景下已经开始明确自身行政管理的具体内容，但是当前的行政管理活动还存在比较显著的问题。这主要是因为包括中铁公司在内的很多国企项目部，在进行办公室行政管理的时候依然没有真正突破传统管理理念束缚，对于现代企业管理模式的融入水平也不足，国家政治性元素还非常突出，使得很多行政管理活动变得非常僵硬。在这种情况下，就有必要充分重视办公室行政管理体系在当前新时期背景下的创新与改革，结合当前我国国企深化改革的相关背景进行科学合理的重新规划。在这种情况下，我国国企项目部办公室做好精细化行政管理体系就变得非常有必要。

在融入精细化理念以后，办公室行政管理活动就能够结合国企项目实际情况，重新规划行政管理工作的具体内容，保证行政管理能够与项目内部运作相契合，更有利于各类战略规划目标在项目运行过程中的实现。不仅如此，我国很多国企项目运作的僵硬以及行政管理理念的滞后性都比较突出。如果能够借助于精细化理念来实现办公室行政管理体系的创新与改革，那么就可以真正改变行政管理体系的格局，有利于国企项目在后续复杂市场环境中取得更好的發展。

二、项目办公室行政管理精细化工作的思路

（一）明确精细化与标准化的相关理念

行政管理的精细化运作应该先明确精细化和标准化的相关理念，才能够提供较好的理论指导与指引作用。这就需要办公室人员能够先对行政管理的整体工作流程进行全面的总结与分析，并对一些烦琐的行政管理活动进行深入分解，结合办公室行政管理体系的整体布局，实现工作任务的重组，最终能够显著提高办公室运作的整体效率。在进行行政管理工作内容重新规划的时候，相关人员一定要充分重视规划衔接的合理性，最终达成行政管理的标准化。

（二）完成精细化管理科目的全面设计

在全面融入精细化管理体系以后，项目办公室行政管理体系也应该进行管理科目的重新规划设计。这主要是因为当前我国很多国企项目部的办公室行政管理体系还没有真正实现连续性和时效性的目标，很多管理科目与内容还处于含糊不清的状态。而在融入精细化管理体系以后，国企项目办公室就可以依托于此实现管理科目的重新规划，重视行政管理工作的逻辑性，并关注行政管理活动的进行过程，最终可以针对各项行政管理体系进行量化绩效指标的综合设计，最终完成精细化管理科目的战略规划。

（三）构建项目行政管理的协同意识

在国企项目办公室的行政管理体系中，各项行政管理活动单单依靠一个人是无法较好完成的，需要多个人员以及部门进行紧密合作才能够取得较好效果。比如在部分行政管理文件签批的时候，需要流转到不同职能部门进行处理，最终再回到办公室进行归档与管理。因此精细化管理理念的全面贯彻，也需要项目办公室能够切实贯彻协同意识，提高办公室内部人员的合作意识，以及办公室人员跟其他部门之间的沟通交流，最终能够给精细化管理提供较好的支撑。

三、项目办公室行政管理精细化工作的具体对策

（一）优化办公室行政管理的精细化体系

在国企项目办公室行政管理精细化运作过程中，还应该建设相对完善全面的管理体系。这需要相关人员能够先对国企项目的实际情况进行全面的搜集与掌握，并明确当前行政管理的基本现状，弄清行政管理的工作重点、职责划分，以及在未来一段时间里行政管理体系的开展方向。在掌握这些详细信息以后，就可以明确精细化行政管理的工作内容。在以后展开行政管理的时候，还应该能够针对具体工作内容进行战略梳理与重新规划，推动行政管理工作内容的标准化和流程的规范化，制定精细化运作的详细制度。

（二）真正贯彻精细化管理的制度内容

在精细化管理理念全面贯彻的背景下，国企项目办公室应该能够真正立足于精细化理念来进行岗位管理的设置。这需要办公室能够结合行政管理工作的具体内容，明确不同岗位的工作任务以及在行政管理体系中的具体责任，实现不同岗位的职责划分。在这个过程中，办公室可以考虑针对各个员工进行精细化考核，并融入定性指标和定量指标，以及多主体考核等模式，使得行政管理人员的自身工作现状可以得到较好的评价，提高他们参与工作的积极性。

（三）切实提高办公室人员的综合素质

在办公室行政管理的精细化运作过程中，办公室人员的综合素质是非常重要的，在很大程度上决定了行政管理活动的最终成效。对于国企项目办公室来说，在后续时间里应该针对行政管理人员展开积极的培训，并结合他们的岗位展开专业技能训练，使得他们可以在工作过程中得到自身专业能力的显著提高，更好支持精细化管理体系的有效展开。

四、结语

综合来看，对于我国中铁项目部办公室行政管理体系来说，全方位融入精细化管理理念是非常有必要的。这需要办公室能够在后续时间里能够真正明确精细化管理的重要理念，同时还要结合行政管理的具体内容进行优化调整，真正体现精细化管理的战略作用。在这个过程中，办公室行政管理工作也应该结合新时期国企发展的相关要求，不断提高办公室人员的专业能力，增强他们对于精细化行政管理体系的认知水平与掌控能力。这样以后，项目办公室行政管理的精细化运作就能够取得较好的战略成效，有利于国企项目的长远可持续运作。

参考文献

[1]李刚.浅谈实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].财富时代，2019（07）：176+178.

[2]付向军.企业办公室行政管理精细化的思路与对策研究[J].现代营销（下旬刊），2019（04）：168.

[3]颜霞.探讨工程企业办公室行政管理精细化的思路与对策[J].建材与装饰，2019（10）：172–173.

[4]郭洪斌.实现企业办公室行政管理精细化的思路与对策[J].化工管理，2018（36）：7–8.