高职院校档案高效化管理措施探讨

王建敏

【摘要】当前科学技术的进步使得高职院校的招生人数不断增长，传统的档案管理方法跟不上发展需要，亟待改革。高职院校有关部门必须重视对档案的管理，采取相应的措施，只有这样，才能推动我国高职院校对档案的高效管理。

【关键词】档案管理;高职院校;新模式

高职院校的档案管理要求在不断提高，科学技术的发展为这样的需求提供了相应的技术支撑。科学技术在无形之中改变了高职院校档案管理的方式。在经济社会快速发展的新模式下，如何构建高效的档案管理模式，是很多高职院校档案管理部门需要重视的问题。

一、高职院校档案高效化管理的重要性

（一）有利于教育改革和促进高职院校的发展。在经济全球化的背景之下，国内与国外之间的交流日益频繁，我国也在不断学习国外的先进教学理念，希望通过改进自己传统的教学模式来转型我国的高职院校课堂。在这样的基础之上，对我国高职院校的教学管理工作提出了很大的要求，对档案管理的要求也在不断提高。目前科学技术的迅猛发展促进了我国信息化程度，使得信息收集更加便利。当前很多高职院校通过网络来进行信息的收集与管理，这种方式能够改善传统的纸质信息采集的繁杂性，能够更加便捷高职院校的信息管理，也更加有利于高职院校管理工作的开展。

（二）促进高职院校档案管理工作的转变。随着高职院校不断扩张其规模，学校的教职工与学生的招收人数也在不断增长之中，这就使得高职院校的档案管理工作成为比较复杂的任务。现代化的档案管理工作要求进行资源的合理配置并在整合信息的过程中更好地开发人力资源与利用人力资源。高职院校通过建立电子信息档案，能够节省传统的纸质档案所需要的保存空间，同时还能保证其档案的完整与安全。高职院校在对学生进行信息采集之后，由内部人员登录系统查看学生的个人信息并进行资源共享。而学生可以通过这样的信息管理平台查询到个人资料、课程信息等等，从而合理安排自己的日常生活。学生还可以通过信息系统了解节假日安排、考试安排，从而合理安排自己的复习进度，有助于学生更加有效地进行复习。学生还可以通过登录信息系统下载自己的成绩单并打印，从而熟悉自己的弱势学科并抓紧查漏补缺。对于档案管理部门的员工来说，对学校档案信息的管理能够使少数的计算机操作人员来进行系统管理，从而更好地节省人力与物力资源。不仅如此，高职院校的工作人员也可以通过查询档案信息，从而了解其所需要的信息，这样能够减少使用传统的纸质信息记录档案所需要的查找时间，这不仅降低了档案管理人员的工作时间，还减轻了他们档案管理的工作量，使他们能够花更多的时间进行档案的编写与调研工作。在高职院校的档案管理方式转变之下，能够大大提高整个档案管理部门的工作效率与效果。

（三）有利于档案信息的高效使用。高职院校在进行档案管理的目的之一就是能够为其决策管理提供一些信息支撑。高职院校在进行实践时需要以信息技术为主要支撑点，并且档案的管理还需要促进信息化的管理。高职院校建立数字化的档案信息，就能够提高档案利用率，在需要相关信息时只要输入系统的关键词就能够帮助人们进行信息的采集与管理，这样有利于高职院校的管理人员随时调取与更新学校人员的相关档案，这不仅能够帮助高职院校更好地管理档案信息，还能够提高整个高职院校的管理水平。

二、实现档案高效化管理的措施

（一）做好人力资源工作。高职院校想要更好地发展，就需要重视人才的培养，人才的选择对高职院校的档案管理是一个非常重要的手段。由于高职院校在处理档案时仍然存在一定的问题，这就使得其必须改善目前的处理方案。首先，高职院校应当注重档案管理高级人才的引进，这样才能打造一支具有专业化的团队来帮助学校进行管理。其次，高校应当对相关的档案管理人员进行定期或不定期的培训，增加他们进行档案管理工作的技能。再次，对年龄比较大的档案管理人员应当积极培训，使他们的操作水平能够跟上信息化时代的发展。最后，高职院校应当建立一定的奖罚措施，这样才能激励档案管理人员不断创新。

（二）提高档案管理人员的计算机水平。随着互联网的发展，人们将越来越多地使用信息化技术。在这样的情况之下，高职院校在进行档案管理时也要使用信息化技术，因此必须提高人事档案管理人员的计算机水平。高职院校在进行档案管理的探索时要关注管理人员的专业水平，确保本校的档案管理人员能够跟上自己的工作需求。只有档案管理人员熟练掌握相关的计算机技术，才能提高档案部门使用计算机来进行档案管理的能力。由于高职院校需要进行档案管理的信息比较多，这就对高职院校的档案信息管理水平提出了很高的要求，并且很多相关的信息是需要严格保密的。这样就使得高职院校在进行档案管理的过程中，要提高档案管理人员的计算机水平，从而其能够保证档案信息的高效管理，还能保证档案信息的安全性。

（三）创新机制，完善制度。高职院校应当紧跟时代的步伐来进行档案的信息管理，这是符合高职院校发展需要的。应当根据本校师生的要求為主要立足点，转变自己传统的档案管理模式，建立新的管理机制。第一，在进行管理机制的制定时应当量化相关的标准，让每个岗位的人员都有自己的职责。高职院校还应当根据内部考察制度来对内部员工进行业绩考核，不断激励档案管理人员创新与信息管理相关的方法，保证学校的档案管理方式不断更新升级。第二，关于相关的制度完善方面还应当从时代的背景出发来保证档案信息的安全性，确保其不会被随意改动。第三，高职院校应当根据时代的变化不断创新自己的信息管理机制，还要增加相关的动态信息的录入，比如学生的社会实践、心理健康、职业能力等方面的信息。

（四）加大软硬件设施的投入。目前的形势对于高职院校的要求在不断发展，这就对档案管理软硬件的要求越来越高。在此基础之上，高职院校应当增加对档案信息管理的水平，增加资金投入，使得软硬件设备能够跟上管理人员的需要。同时，高校还应当更新相关的档案保存软件，这样才能保证档案管理工作高效运行。

三、结语

高职院校中的档案管理工作是一项非常重要的工作，其包含着学生与教师的信息，这就使得高职院校的档案管理工作变得非常必要。高职院校在进行档案管理的过程中，需要不断创新相关的平台，在保证学校信息安全的情况下提高信息化档案的管理机制，这样能够帮助高职院校提高档案信息管理的质量水平，降低档案管理人员的工作量。

【参考文献】

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