电子档案对医院档案管理发展的推动作用探析

徐国栋

【摘要】电子档案对医院档案管理发展具有重要推动作用，能够极大地优化档案管理人员结构，简化与完善医院档案管理流程，提高档案的统计管理效率。本文在分析现状的基础上提出了如下优化对策：推动档案资源的挖掘与利用，推动医院信息资源共享，健全管理制度，完善电子档案管理流程;增强风险意识，制定实施风险防御措施;加强监督管理，落实电子档案管理规范;注重人才培养，构建专业化档案管理团队;加强基础建设，增加电子档案管理投入。

【关键词】电子档案;医院;档案管理

随着互联网技术在医院管理工作中的广泛应用，传统纸质档案管理的弊端逐渐暴露，而推进纸质档案向电子档案的过渡，也是当前医院实现信息化管理的主要方向。在信息化管理背景下，医院的档案信息数量不断增加，其在保存、整理与利用方面的难度也不断加大，因此，电子档案在医院档案管理工作中的作用逐渐显现出来。

一、电子档案对医院档案管理发展的推动作用

在医院内部管理中，电子档案是基于医疗卫生相关工作形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的信息记录。相较于纸质档案，电子档案主要体现出可复制性，管理方便，对计算机系统依赖性强，易于共享，方便快捷，节约存储空间，而正是由于这些特点，使得电子档案对医院档案管理发展形成了重要的推动作用。具体表现为：

（一）优化了档案管理人员结构，促进了档案管理人员素质的不断提升。电子档案在日常管理中需要管理者掌握灵活的计算机技术技能，而习惯了纸质档案管理的工作人员在实践技术方面难以适应管理工作要求，因此，医院为确保档案管理工作信息化发展，不得不在人才结构方面进行调整，优化档案管理人员的职责，并落实职业培训方案，提升档案管理人员的综合素质，进而适应电子档案管理要求。由此可见，电子档案能够倒逼医院实现档案管理专业人才的培养。

（二）促进医院档案管理流程的简化与完善。在纸质档案管理时代，医院大量的档案信息基本上都是在人工整理、登记的流程中形成的，人力、物力、财力的大量投入，增加了医院管理成本，同时人为管理中存在的漏洞，也影响了档案资源的有效利用。而电子档案的生成则利用信息系统替代了繁琐的人工操作，简化了工作流程，同时计算机技术、扫描技术、摄影技术、数据库技术、多媒体技术以及存储技术的应用，形成了自动化档案管理环境，促进了档案管理流程的不断发展与完善。

（三）提高了档案的统计管理效率，推动了档案资源的挖掘与利用。相较于纸质档案而言，电子档案的统计工作变得更加轻松、高效，统计管理是实现医院档案利用的重要手段，通过专业的统计分析，能够形成可视化的数字模型，反映出医院内部管理各个环节存在的问题以及发展趋势，进而有针对性地作出管理决策。在电子档案管理中，系统平台能够自动完成数据整理与分析，并从大数据的角度实现对医院内部管理情况的构建，进而体现档案资源的管理价值。

（四）推动了医院信息资源共享。电子档案特殊的信息表现方式，为信息共享奠定了基础。医院在档案管理工作中，能够依据内部管理要求，实现软件环境与硬件条件的优化，完善信息共享的物质基础，利用内部信息系统的开放性，实现档案共享，同时加强医院与外部的信息沟通，利用档案共享实现协调发展。

（五）优化了医院档案管理环境。电子档案以虚拟形式存在，对于实际空间的占用十分有限，而这就很好地解决了医院档案资源存储空间不足的问题，同时依据电子档案管理要求对档案部门的物质环境进行优化，提高了电子档案的整体质量。

二、医院电子档案管理中存在的问题

目前我国正处于医疗卫生信息化快速发展的大背景下。一方面，信息技术的发展为医院档案信息化建设提供了技术保障;另一方面，《“十三五”深化医药卫生体制改革规划》中明确指出，要促进人口健康信息互通共享，实现电子健康档案和电子病历的连续记录及信息共享。基于此，医院在电子档案管理方面也进行了大量的投入，而电子档案在档案管理中的推动作用也逐渐显现。但是由于种种条件的制约，目前医院在电子档案管理中存在的问题依然比較突出。具体表现为：

（一）管理模式缺乏系统规范，管理责任得不到有效落实。例如在科研档案管理过程中，存在各科室分别管理的情况，这样虽然能够有效实现科研信息的记录与整理，但同时分散的管理也导致管理过程缺乏规范性，难以形成统一标准，增加了医院对科研档案的掌握难度，同时管理职责落实不到位，影响了电子档案的整体质量。

（二）监督管理机制不健全。虽然电子档案已经成为多数医院档案管理的重要内容，但是一些工作人员对于电子档案的认识依然停留在传统阶段，对于档案的规范化、系统化管理缺乏认知，没有严格根据电子档案管理要求进行操作，同时监督部门不到位，扩大了管理疏漏，增加了档案管理风险。

（三）电子档案的网络防御措施不健全。信息安全是网络环境下信息管理面临的一大难题，系统自身运行存在的漏洞、病毒的入侵等等使得医院档案信息面临着泄露、丢失、篡改的风险，而目前一些医院网络防御措施的制定不到位，对于风险的识别与应对能力不足，影响了医院对电子档案的有效利用。

（四）档案人员的专业素质参差不齐，难以满足电子档案管理的专业化要求。一些医院的档案管理人员年龄偏大，且长期适应于纸质档案管理环境，对于电子档案管理的认识不足，技术操作也存在诸多漏洞，使得人为失误融入电子档案中来，影响了信息的准确性，降低了档案管理效率。

（五）电子档案管理基础设施投入不足。目前一些医院在电子档案管理软硬件设备投入上尚未形成系统规范，医院内部网络资源平台建设不断推迟，使得档案资源的开发受到阻碍，影响了医院档案信息化发展进程。

三、医院电子档案管理的发展策略

（一）健全管理制度，完善电子档案管理流程。医院管理层应充分认识到信息化背景下，电子档案对于医院档案管理的推动作用，深入分析现行档案管理制度与电子档案管理之间的冲突，并有针对性地进行调整。在电子档案制度建设中，相关部门应立足加强信息系统电子档案管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和开发利用的发展目标，结合医院实际制度建设;完善制度规范细节，明确电子档案范围，并针对管理体制、电子档案范围以及保管期限等细节进行完善，提高制度规范的可行性;加强执行管理，结合相关监督机制形成提高电子档案的制度化管理水平。

（二）增强风险意识，制定实施风险防御措施。医院基于信息安全管理要求，结合电子档案管理特点，积极制定并实施风险防御措施。即根据医院电子档案类型与管理要求建立起一整套的风险规避制度，将人为控制与技术控制相结合，降低风险发生的可能性;构建风险转移机制，例如针对重要的医疗卫生档案购买保险等，控制档案管理风险带来的损失;加强风险预警机制的构建，针对电子档案管理中可能出现的风险类型加以识别、判断，并利用系统平台加强对高风险管理问题的预警，从而提高风险防范能力，降低风险造成的损失，保证电子档案管理安全。

（三）加强监督管理，落实电子档案管理规范。医院应积极建立内部监督机制，设置独立的监督环节，定期对电子档案管理情况进行检查与监督，及时发现档案管理中存在的问题，并针对电子档案易丢失、易篡改、难保存等特点，加强对电子档案管理工作的规范，预防档案信息安全事故，强化内部监管责任。此外，医院还应积极配合外部监督，根据政府相关部门的全面检查、专项检查、随机抽查等及时发现档案管理中存在的问题，并采取必要措施，及时进行纠正，明确落实电子档案管理规范，强化内部管理监督效果，提高电子档案管理效率。

（四）注重人才培养，构建专业化档案管理团队。医院在电子档案工作中，应着重强调人员的重要性。首先从领导层出发，提高对电子档案管理工作的重视，引导档案管理人员转变态度，上下一心，形成全员管理氛围;加强对档案管理人员的培训教育，引导其更好地掌握专业的技能和知识，适应信息化档案管理要求;完善薪酬激励机制的建设，根据医院内部发展需要，推动大数据建设，并以此作为档案信息化管理的依据，提高档案管理水平;加强专业档案管理团队建设，调整档案管理人员结构，提高复合型人才比重，提高档案管理的专业化发展水平。

（五）加强基础建设，增加电子档案管理投入。基于电子档案对计算机设备的依赖性，医院在电子档案管理工作中，应加强基础设置投入，从环境上改善电子档案管理。例如电子档案的管理对于计算机设备和专业化软件的要求较高，医院在内部控制建设中，应制定相应的硬件设备采购计划，同时结合医院發展需要选择专业化的档案管理软件;最先进的设备仪器和软件系统，加强网络防御工程的建设，形成能够有效应对恶意侵害的网络手段，建立防火墙系统，巩固安全防御体系，形成完善的电子档案管理平台，提高档案管理水平。

四、结语

综上所述，在医院档案管理工作中，电子档案的发展优势是显而易见的，而结合医院内部控制建设需要，推进医院档案工作的信息化转型，则能够充分体现电子档案的应用价值。当然，医院档案管理工作在转型中的问题也比较突出，医院把握信息化发展趋势，深入分析在制度建设、资源投入、人才培养、网络结构建设等方面存在的问题，针对性做出调整与优化，进而推进医院档案管理工作转型，提高信息化档案管理水平。

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