医院文书档案收集与归档注意事项及方法创新

梁琼如

【摘要】医院文书档案是医院发展和重大事件的客观记载，对于医院决策和发展起到至关重要的作用。医院文书档案收集与归档需严格遵守保密性原则，实施规范化管理，有效衔接文书人员和档案人员的工作。在方法上，应进一步完善医院文书档案管理体系，调整文书档案收集与归档工作方式，通过提升档案人员业务能力推动文书档案服务。

【关键词】医院文书档案;收集归档;注意事项;方法创新

文书档案是记载组织发展的重要载体，是在一定的历史背景和特定的社会环境之下形成的问题解决材料及所采取措施的具体后果。文书档案收集和归档是医院档案管理的重要内容，文书档案管理自身具有基础性和重要性特点，能够为医院各项工作开展提供辅助性和基础性协助。医院在档案管理工作中，应该将文书档案收集与归档作为重要事项来抓，通过方式方法创新提升文书档案收集与归档工作效率。

一、医院文书档案的收集与归档的重要性

医院文书档案一般是比较重要的文件材料，如评审办法、任务书、审计报告等，对于这些材料的收集和整理，能够为今后的工作开展提供制度依据，同时通过文书档案的收集整理能够为医院政策调整提供事实依据。当前医院文书档案收集主要包含三个方面：一是对医院日常管理活动所形成的文件材料和具有保存价值的文件材料的收集和整理。二是对医院贯彻上级文件精神所形成的文件资料的收集。三是医院其他日常行政管理所形成的具有保存价值的各类文件，包含医院发布的重要通知公告，医院领导召开的各类会议记录、年度计划与总结、规章制度、重大事迹及重大活动的报道、上级对医院的指导性文件、医院开具的各类证明材料等。

文书档案收集与归档是医院完善档案管理工作的重要环节，能够为医院各项管理工作开展起到辅助性作用。医院文书档案覆盖的内容非常广泛，其中很多涉及医院发展进程的重大事件，这些档案资料的开发和利用能够为医院战略决策提供重要参考。新时期，医院文书档案收集和整理工作是医院行政管理的重要组成部分，对于医院日常管理具有重要意义，医院文书档案管理工作还见证了医院发展过程，详细记录了重大历史事件和重大活动，是过往医院历史的重要记载，也是丰富医院文化的重要载体，有助于提升医院的精神风貌。

二、医院文书档案收集与归档的注意事项

（一）医院文书档案收集与归档需严格遵守保密性原则。医院文书档案既有纸质档案，也有电子档案，文书档案在管理过程中要坚持保密原则，防止文书档案内容外泄。文书档案是医院发展过程中所形成的诸多具有价值的文献资料，首先，要确保医院文书纸质档案的原始性。纸质档案一旦形成，就具有其特定的信息和作用，在今后的保管和利用过程中不可能再发生改变，这样才能确保文书档案的真实性和唯一性。其次，要注重电子文书档案的加密性。随着网络信息技术在医院办公体系中的作用越来越凸显，医院办公系统所形成的电子文书档案越来越多，因此要想确保电子文书档案不被更改，就需要定期更换密钥，设置通信传输口令，做好文书档案的加密工作，确保文书档案的内容真实可靠。

（二）思想重视不够制约文书档案规范化管理。当前医院在管理过程中更注重医院的业务工作，对于文书档案重视程度不足，每年为文书档案管理投入的人力和资源都相对较少，这在很大程度上影响了文书档案工作的规范化管理。部分医院文书档案并没有选派专职人员进行，而是多由办公室相关人员进行监管，由于办公室人员承担的工作任务较多，对文书档案重视程度不足，导致文书档案缺少有效开发，难以充分发挥文书档案原有的作用和功能，加之绩效考核机制不健全，影响了工作人员对于文书档案管理的积极性。究其原因，一方面，由于对文书档案管理投入不足，导致文书档案相关设备更新缓慢;另一方面，信息技术在文书档案应用过程中的投入不够，影响了文书档案的科学化、规范化、信息化建设。

（三）存在文书人员与档案人员工作衔接不畅等现象。医院在文书档案管理过程中，还存在档案工作人员与文书人员交接不畅问题。其一，工作主体脱节。文书工作人员缺少档案知识和档案培训，对于档案的重要性认识程度不足，因此档案工作人员在与文书人员进行交接的过程中，由于文书工作人员对于档案收集的范围程序了解不够，造成工作脱节。其二，工作成果脱节。文书工作人员在具体工作中受到个人业务能力的限制，导致很多文书格式和处理方法存在不标准、不规范问题。如用纸不规范，格式不严谨，装订编号不规范等，这些文书成果达不到归档要求，很难被纳入到文书档案之中。

（四）档案收集和归档的力度比较小。从当前看，医院文书档案收集和归档重视程度一般力度还相对较小，特别是在收集过程中收集模式相对单一，没有充分利用现代信息技术对档案资源进行收集整理。随着医院网络化信息建设的不断推进，越来越多的文档以电子形式出现，如果在采集过程中依然应用传统方式，不仅采集和归档效率低，同时也影响档案管理，还容易出现各种错误。加之，当前医院办公室文书档案管理重视程度不够，也增加了文书档案管理的难度。

三、文书档案收集与归档方法创新与保障措施

（一）完善医院文书档案管理体系。医院文书档案对于医院各项工作都具有很强的辅助作用，特别是大型综合性医院文书档案管理，有助于帮助医院解决医疗纠纷，同时也能够提升医院管理效率。因此，医院主要领导应该加大对文书档案管理的重视程度，在经费和人员上向文书档案管理倾斜，并给予一定的资金支持，为文书档案管理工作提供更好的硬环境和软环境。同时，医院文书档案管理人员应该在全院范围内进行档案知识宣传，让各科室对文书档案管理重要意义有所了解，使各科室都参与到文书档案管理中。此外，有条件的医院还应针对文书档案现状完善文书档案管理系统，成立文书档案工作领导小组，加强对文书档案收集整理的指导，同时要将文书档案收集与归档工作纳入医院考核中，通过约束机制构建和激励机制构建，进一步提升医院文书档案的收集和归档工作的积极性，营造浓厚的文书档案管理工作氛围。

（二）加强责任心和文书档案的保密性。文书档案管理工作人员是文书档案收集和归档的主体，因此为了确保文书档案的安全和完整，必须增强文书档案工作人员的保密意识和责任意识。由于文书档案具有原始性和加密性的特点，因此在档案管理过程中，一定要注意档案工作人员的道德素质和法律素质培养，通过系统的培训和教育，要求档案管理人员树立法治意识、责任意识和使命意识，在工作过程中要以医院的大局为重，经手的档案信息资料要确保不泄露。在注重保密性的同时，也应该配合全院整体工作，对文书档案资源进行系统开发，这样才能够体现出文书档案的时代作用和价值。

（三）调整文书档案收集与归档工作方式。当前医院文书档案收集与归档工作缺乏主动性，因此必须对文书档案收集与归档工作方式进行调整，构建和完善问题反馈机制。在文书档案收集与归档过程中，一旦发现问题就必须及时处理，进一步提升文书档案收集与归档效率。同时要提升工作的主動性，在文书档案收集过程中，一定要充分调动档案工作人员的主动性，加强与其他部门的联系，对医院的文书档案收集与归档工作进行统筹安排，并指导各科室文书档案材料的标准化建设，确保文书档案材料的真实性和可靠性。此外，还应该完善文书档案的硬件设施建设，要充分利用网络信息技术和高科技设备，对文书档案尽量以电子化的形式进行，避免潜在的人为工作失误，使医院文书档案收集与归档工作圆满完成。

（四）加强文书档案人员业务培训。医院文书档案收集与归档，最终还是由档案工作人员来完成，医院文书档案收集与归档的质量与档案工作人员的业务素质和能力密切相关，因此，必须加大对医院档案工作人员的业务知识培训和综合素质教育。针对当前医院文书档案收集与归档工作的实际情况和存在的问题，有针对性地开展业务专业知识培训，进一步提升文书档案工作人员的业务能力和素质。具体做法：应成立领导小组，让各科室负责人都参与进来，对文书档案收集与归档工作进行严密部署和落实，形成全院参与文书档案收集与归档的工作氛围。

【参考文献】

[1]张翼.新时期医院档案的信息化管理探析[J].河北医学，2019（5）：879-880.

[2]张化强.医院档案管理在新医改下的问题和改进策略[J].人力资源，2018（9）：220.