重大建设项目档案工作全过程管理探究

崔淑君

【摘要】为保障大型、重大建设项目建设工程稳步推进，必须切实做好重大建设项目的档案管理工作。然而，当前重大建设项目档案工作开展并不理想，有学者为此提出面向重大建设项目档案工作的全过程管理理念。本文首先概述重大建设项目及其档案管理的内涵，在此基础上论述当前重大建设项目档案管理工作现状，由此提出重大建设项目档案工作的全过程管理建议以供参考。

【关键词】重大建设项目;档案管理;全过程管理

我国建设行业发展至今，日渐趋于成熟化，一些重大建设项目越来越接近人们的日常生活，这是国家整体发展的必然结果。而档案是重大建设项目的重要记录，因此针对重大建设项目档案的管理非常重要。主要是由于建设项目档案本身属于项目建设的重要依据，这些依据的涵盖面较广，具体包括项目的稽查、设计、审计、管理、监督及验收维护等多个方面。由于重大建设项目档案内容涵盖面广，因此其管理工作异常重要。必须切实做好重大建设项目档案工作的全过程管理，具体要从宏观及细节两个层面展开，这样才能切实保障重大建设项目投产后的运行及维护工作稳步进行。

一、重大建设项目档案管理概述

就重大建设项目档案管理而言，采用的管理模式是非常新颖的。这一模式的核心在于项目法人主体，管理的基础是以合同为准，最重要的管理措施是监督管理控制。在特定档案管理任务的制定和实施过程中，档案管理相关行政部门、主管部门、项目建设、设计、监督等许多部门采取一种全面的、多角度的方式，并整体全程参与其中。除了项目实施之前的现有干预措施外，还控制项目实施过程中事件的发生。最重要的是，这些部门在项目的最后阶段进行检查及验收维护等相关工作。这种新的实时监视和完全控制模式使主要建设项目的档案管理更加全面和具体。在这种全新模式下，项目建设的所有阶段、所有过程和所有步骤都集成到档案管理工作中，由此来确保建设项目档案的完整性和准确性。

二、重大建设项目档案管理现状

当前的重大建设项目档案管理不容乐观，具体表现为以下几个方面：

（一）档案工作受重视度不足，管理水平有待提升。在部分单位，针对重大建设项目档案管理不重视的情况，是一种由上至下的体现。首先，是领导对项目档案管理重视不足，未认识到项目档案工作的重要作用，更多精力集中在实际的项目建设，因而对档案管理造成一定的忽视。其次，是单位档案管理岗位的不重视，主要是由于一些单位的档案管理岗位被常态化认定为工作能力及技术含量不高的岗位类型。最后，是项目建设的参与人员素质不高，通常参与项目建设的人员在专业素质上表现得参差不齐，其中负责档案管理的兼职人员偏多，且水平也不足，因此导致重大建设项目档案文件的分类管理不够合理，所具备的管理水平還有待提升。

（二）项目档案管理制度待完善，各部门职责分工不明晰。有部分建设单位并未设立完善的重大项目档案管理规则制度规范，因此在实际的建设项目档案管理当中，呈现出管理制度执行较差的情况。而这种情况是多数档案管理部门普遍存在的问题，直接对单位建设项目档案材料的收集、整理及归档处理工作开展造成一定影响，其难以在此基础上保障档案材料的完善性，最终也将由此影响到项目建设总验收及保养维护工作的进程。

（三）档案工作质量不符合重大建设项目档案管理要求。多数单位建设项目档案工作难以达到相应的标准要求，从实际归档的情况可发现建设项目档案管理的质量存在一系列问题，具体表现为以下几个方面：1.综合类建设项目档案文件材料在分类上不够科学，其中组卷管理存在一定的不合理情况。2.建设项目的基建部分材料归档整理随意，像一些经过变更调整的工程图纸缺少更改后的提示标志或者相应的修改说明，甚至一些更改篇幅超出三分之一的依然处于使用状态。也有的采用施工图替代竣工图，且并未盖上竣工图印章。3.相关设备材料整理不规范，一些纸质、照片、合格证书等。还有一些贵重设备的招投标文件整理不规范，相应的装卸、安装、调试照片记录不完整。

三、重大建设项目档案工作全过程管理建议

（一）做好前期准备工作。具体要求建设工程项目立项之初，就应当将档案管理工作定位为工程建设项目的重要组成内容。并且，相应的档案管理单位，还需在此基础上做好项目建设资料、文件等材料的收集、分类及整理工作。在此过程中，建设单位应当基于项目本身特点内容，充分结合工程实际来做好工程类目划分及进度的制定。同时还需做好项目档案工作计划的制定，这样才能真正将档案管理工作的相关制度规范落到实处。整体而言，需在此基础上构建高效的档案管理组织机构，并配备齐全和有效的工作力量，并且还需完善相应的档案管理制度，最重要的是落实项目相关文件归档、分类及存放的制度等，这样才能保障施工、监理等机构在后续进行档案归档整理时有据可依。

（二）项目开工各项标准统一化。具体在建设工程项目开工阶段时，应当集中统计各参与建设的单位及工作人员，在此基础上搭建完善的档案网络管理体系。在建立管理体系后，应当由此将工作人员的档案材料直接录入网络管理系统当中，由此对参与建设者实施全面的档案管理。还要求相应的建设主导单位将相应的制度标准及时准确发放至各机构部门，着力提升档案管理人员的意识及业务工作能力。为此，相应的建设主导单位还需借助会议、组织培训班等形式切实强化档案管理人员的意识水平，这样在提升其业务技能的同时，促使档案管理工作规范化、统一化，并由此实现对各参与单位档案管理职责的细化。从某种程度而言，建设工程项目开工前，统一其各项标准，能够促使工程建设项目在具体运行中更加顺利、稳步进行。

（三）实时监控项目进程。建设工程项目的实施需要将档案管理工作有效地集成到工程建设环节中，并强调工程项目的施工质量。这样，在施工单位对项目进行质量检查和进度检查时，可以同时检查档案的形成和管理状态。由于每个项目环节组成不同，因此进行监查的信息标准也不相同。同时，存档管理也随之更改。在验收单项工程项目时，必须查看需要同时存档的材料和文档。验收的过程中，要求必须确认数据的质量和完整性。如果条件允许，可借助计算机网络及其他高端信息技术对项目相应施工单位或监督组织进行实时监视，以便可以及时回收和存档。对于与施工和监理有关的文件和材料，每个施工单位和监理机构应有效地将这些任务纳入具体的施工和监理管理工作计划中，并将其作为施工管理和施工评价的重要组成部分。同时，必须将其纳入各种工程项目的相关领导者和技术人员的职务范围当中。在这方面，有关档案管理机构可以建立相应的施工现场管理办公室，这样才能有效促进管理制度的有效推行。

（四）建设项目后期总结与反馈。项目完成后，相关的档案管理单位需组织和汇总在项目实施期间生成和归档的档案材料，并仔细检查档案的完整、准确性，及时调整和修复问题文件和材料。初步检查完成后，需要由专门的存档机构对档案进行特别的检查和验收。通常定期进行特殊验收检查的存档机构由两个部门组成：一个是档案管理行政部门，另一个是负责该行业的相关部门的组织。通过对存档进行特殊检查和验收，可以及时发现存档的更多问题，并进行更深的更正和调整。这种多步骤、多级别的档案审查和批准可以大大提高与主要建设项目相关的档案管理的质量和水平。

四、结语

综上所述，档案管理对于建设项目工程而言非常重要，尤其是重大建设项目的档案管理工作，因而重要性和特殊意义，对档案管理工作提出了更高的要求。而这必须要采取一种有效的档案管理方式，全过程管理就是一种有效的管理模式。文章结合全过程管理理念，从做好前期准备工作、项目开工各项标准统一化、实时监控项目进程、建设项目后期总结与反馈几个层面论述对重大建设项目档案全过程管理的建议，期望由此来为后续重大建设项目档案管理工作提供一定的参考价值。

【参考文献】

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