“互联网+”时代文书档案管理工作探析

胡敏霞

【摘要】在现代信息技术发展、普及和应用过程中，社会逐步进入“互联网+”时代，为人们生活方方面面带来了重大影响。档案管理部门在开展文书档案管理工作的时候，要主动采取应对措施，适应“互联网+”发展，通过对现代化技术与设备的应用，保证文书档案得到有效管理，为今后的查询与利用奠定良好基础。本文简述“互联网+”时代文书档案管理工作的重要性，并提出具体可行的应对策略。

【关键词】“互联网+”;文书档案;管理

2018年度我局通过了江苏省档案工作二星级的复查，通过复查发现还有不足，表现在思想观念落后、管理不规范，检索效率低下和利用率不高等方面。在“互联网+”时代，文书档案管理模式未得到转变，少量应归档材料欠完整，表彰奖励材料人名没有录入专用软件，导致检索效率不高，不利于文书档案作用的体现。对此我们要结合“互联网+”的要求，不断改进文书档案管理方法，提升文书档案收集、整理、保管和利用的效率，为单位的发展提供更加优质、便捷的服务。

一、“互联网+”时代文书档案管理工作的重要性

我局在2013年被评为省二星级档案单位后，在县档案局指导帮助下立足巩固档案工作规范建设成果，不断完善与落实各项规章制度，实现了档案工作长效化管理，为局机关各项工作顺利开展奠定了良好基础。当前我局现有档案用房总面积达180平方米，其中库房有3间，面积达120平方米，阅档室1间，面积30平方米，办公室1间，面积30平方米。库房配置了档案密集架、能够容纳局机关各门类档案，档案室配有电脑、打印机等专用设备，专职档案人员3名。我局编制了全宗卷，内容有全宗指南、大事记、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案统计、档案保管、档案利用和档案管理新技术的应用共9大类，收集了各类编研材料、编制了检索工具，为本局机关、社会各界利用档案提供了便利。在进入了“互联网+”时代后，为我局文书档案管理工作提出了新的要求，需要进一步加强领导，落实管理工作，不断完善制度，提升文书档案规范化管理水平。同时要明确职责，合理安排档案人员，在“互联网+”时代充分发挥出文书档案工作价值。

二、“互联网+”时代文书档案管理工作策略

（一）增强档案管理创新意识。“互联网+”环境下，信息化技术在不断进步和发展过程中，文书档案的管理工作复杂多变，文书档案管理人员应该改变自己的管理意识，有正确的管理理念，顺应社会的发展，跟上时代的脚步，让文书档案管理更上一层楼。管理人员需要改变自己的思维，有创新的意识，更新传统的管理方式，增强档案管理的层面，积极推进文书档案管理，认识到文书档案管理的重要程度，才能更好地进行服务，才能把文书档案有效运用起来，才能完成改革的目标，根据实际情况而言，不断创新意识，把文书档案管理放在首位。“互联网+”改革背景下，文书档案管理应该顺应社会的发展脚步，要注重拓宽文书档案的工作视野，从传统被动服务模式上寻求转变，主动提供档案服务，只有在思想上进行了创新，才能满足时代的要求。我局注重解决文书档案管理经费问题，2011年初搬入新的办公大楼，档案库房内的铁质橱窗换成了密集架，并安装了空调等设备，改善了文书档案装备。

（二）完善档案管理制度。文书档案管理过程中，要对各项制度进行完善，如文书档案的收集制度、归档制度、利用制度和保管制度等，为文书档案管理创造了有利条件。进入“互联网+”时代后，文书档案管理模式与技术逐步推陈出新，而文书档案有着信息量大的特点，同时类别众多，来源广泛，对此要制定文书档案管理制度，包括《档案室工作职责》《档案保管制度》《档案统计鉴定和移交制度》和《电子文件归档制度》等，保证文书档案管理工作效率实现提升，同时注重对文书档案网络管理机制的完善与优化，将各种终端设备充分利用起来，合理设定权限，达到自动化服务和数字化服务的要求。这样文书档案管理工作才能顺利开展，在操作与保管上达到统一，不断提升电子文书档案管理的规范化与安全化水平，让已有的网络信息资源得到共享，保证文书档案的作用得到有效发挥。在开展文书档案管理工作的时候，虽然在“互联网+”时代要注重电子文书档案管理工作，但是也要意识到传统文书档案管理的重要性，不仅要对传统管理模式进行改进，也要积极运用现代化技术与管理手段，实现电子文书档案管理与传统文书档案管理的齐头并进，这样文书档案载体才更加多元化，为文书档案保管与利用创造更加有利的条件。此外，我们还要结合文书档案的电子化管理要求，对相关制度进行完善，并严格落到实处，促使文书档案管理工作顺利开展。

（三）建立文书档案信息数据库。现阶段文书档案的主体大多为纸质资料，在文书档案信息化加工处理上还显得非常滞后。对此要对文书档案进行数字化、网络化和信息化的加工处理，逐步打造完善的文书档案信息数据库，这样才能更好应对新时期文书档案管理工作要求，不断提升文书档案信息化管理水平，为今后文书档案的开发利用奠定良好基础。对此，在文书档案管理过程中，可以运用传统载体图像文字识别技术、自动著录标引技术等，这样文书档案中传统载体资料的数字化水平才能实现提升，也能够为数据库建设效率提供可靠保障。档案管理部门要以资料数字化、资源共享化为前提，加快标准化建设的步伐，注重对硬件设施的建设与完善。要对各项文书档案资料进行统筹分类，对于文书档案的转交、存档、分发和借阅等，也要提升管理的规范化水平，让文书档案管理质量与效率实现提升，将文书档案中蕴含的信息资源最大限度挖掘出来，保证文书档案资料得到充分利用。

（四）强化档案管理人员培训工作。文书档案管理工作有着复杂的特点，专业性极强，为档案管理人员素质与能力提出了较高要求。现阶段文书档案管理队伍整体素质有待提升，普遍存在兼职的情况，专业知识与文化水平也有待提升，这些因素的存在都制约了文书档案管理工作的高效开展。要想满足“互联网+”时代的各项要求，让文书档案管理工作真正得到创新，应该定期开展对档案管理人员的培训工作，除了要让他们掌握丰富的档案专业知识以外，需要学习计算机、法律、文秘和文学等知识。档案管理部门要加强对档案管理人员的教育，确保每个工作人员拥有职业证书，并定期学习国内外文书档案管理方面的知识，掌握更多管理经验，让文书档案管理获得更多的活力。在计算机普及与应用的过程中，文书档案管理模式也出现了巨大变化，檔案管理数字化发展速度日益加快。文书档案管理人员要将信息技术、网络技术充分利用起来，不断提高自己的专业能力，熟练操作各种现代化办公设备，这样才能从繁重的人工操作中得到解脱，文书档案管理效率也将实现提升，从而保证了文书档案服务工作质量的提高。

三、结语

总之，在“互联网+”时代，文书档案管理工作要适时作出改变，打破传统的档案管理模式，顺应社会发展潮流，尽快提升档案管理层次和水平，我们将以这次档案工作规范等级复查为新的起点，采取规范化、系统化和信息化管理措施。在思想观念上作出改变，将各项先进技术与设备运用到文书档案管理工作中，满足时代发展要求。通过建立完善的档案信息数据库，有利于档案资源利用率的提升，并定期开展对档案管理人员的培训教育工作，促使他们的工作能力实现提升，保证“互联网+”背景下文书档案管理工作高效开展。同时也为接下来创省三星级档案单位奠定扎实基础。

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