PDCA循环法应用于医院办公室管理中的价值评价

刘敏娜

【摘要】医院行政管理部门协调着医院各个部门工作的顺利开展，医院办公室是其中重要的组成部分，目前医院办公室管理存在较多问题，急需改进。科学有效的管理办法会使医院办公室在多项行政工作的开展中事半功倍。PDCA循环法对办公室工作的开展有促进与优化的作用，本文研究PDCA循环法应用于医院办公室管理中的具体价值。

【关键词】PDCA循环法;办公室管理;价值

PDCA循环法具体内容包括Plan、Do、Check、Act，即计划、执行、审查、处置四部曲，是由美国相关领域的研究学者戴明在PDS循环基础上去粗取精加工而来的。在办公过程中将检查结果进行仔细总结，对于存在的问题，将其列入下一个PDCA循环中，并将成功的结果进行总结，巩固经验，给予肯定的态度，将成功经验在行政工作中进行推广，并将其进行更加标准的表述。Plan、Do、Check、Act并非一个循环就结束，而是经过数次循环不断往复运作的过程，不断进行探索与摸索，寻找出问题，探寻新的改善方法，未被解决的问题放入下一PDCA循环，直至解决为止。如此不断发现新问题，不断解决提升工作品质。PDCA循环不失为一种行之有效的管理办法，值得深入探讨分析。

一、医院办公室工作的特征

医院内的行政工作繁多冗杂，需要多个部门协调合作共同完成。为了适应医疗行业当前的发展速度与状态，紧跟医改步调，医院各个行政部门需要做好科学的管理，使工作有条不紊开展，及时汲取国外的先进管理办法和优秀管理理念，对其中适合我国当代医疗行业发展的精华进行吸取、加工、发扬。在引入先进工作管理方法与经验的过程中，医院办公室发挥着举足轻重的作用。在引入先进管理经验的过程中，首先由医院办公室对医院当前发展过程存在的弊端加以提出，对医院未来的发展策略、需要的管理方法类别加以确认、制定。在当今医疗行业存在严峻的发展现状、医疗行业存在日益增强的竞争力的前提下，医院高层应该对发展趋势进行科学的预设，组织专业的工作人员进行深入的调查与研究，积极适应现状。但目前存在的问题是医院高层多是由临床一线工作者经过层层遴选而来，他们有夯实的专业技术，但缺乏有效的管理策略。在这种情况下，为医院高层解忧献计的医院办公室，就需要对工作方法加以调整，摒弃简单的办文、办会的办公模式，改为加强收集新的形势信息，密切关注医疗改革的趋势，紧盯医疗行业的工作情况，为管理经验缺乏的医院高层提供中肯、富有价值的最新信息，并对高层作出的策略进行积极反馈。

二、PDCA循环法在医院办公室管理中的具体应用

（一）Plan阶段。Plan即需要对管理的目标、具体管理方法进行规划。首先由医院办公室工作者成立一个办公室管理提升小组，提升小组的负责人为办公室主任，而每一位办公室的工作者都是其重要的组成部分。在不影响正常办公室工作的前提下，将办公室下一阶段要实现的目标分为近期、中期、远期三部完成。将为实现最终目标需要做的工作加以具体化，分配到每一个小组成员手中，对每一阶段的负责人与主要参与者进行明确，确保工作得以顺利的开展。就近期工作为例，需要做的就是将收文、发文的处理率升至95%以上，这就要求小组成员对收文进行及时的处理并在第一时间将其上传给医院高层，然后根据高层指示将结果下傳给相关的部门，收、发文不得在办公室内停留三天以上仍未被处理。同理，印章管理差错率降至1%以下，对于需要用医院印章的文件、事项进行严格的登记。与此同时，确保宣传见刊率，提升危机事件处理能力。

（二）Do阶段。执行阶段要求办公室管理提升小组认真执行已定规划，每一阶段的进程由该阶段的负责人向小组负责人汇报。主要执行的内容为对收、发文管理、会议管理、宣传管理与印章管理。收、发文管理是指对接收、下达发送文件过程进行规整，对于存在的遗漏、错发问题及时指出，并针对特定的问题提出特定的修改意见。制定出严格的使用印章制度，并向全员医护人员下达制度内容，向他们解释使用印章的具体流程。医院各部门使用会议室开会时都要按照办会流程进行，分为开会前提交办会申请，会议进行过程中的内容以及会议结束的总结，及时掌握会议室的使用状况，从而对会议的时间进行合理的安排。与此同时，加强医院知名度、影响力的宣传，通过院刊院报内部宣传，使医院工作者紧跟时代的发展。通过网络、公众号等方式加强医院疾病治疗项目的宣传，并对防止疾病的方法进行必要的宣传。必要时可以将其整理成书面形式，发表到刊物进行宣传，不断提升医院的知名度。

（三）Check阶段。审查阶段指对计划阶段作出的目标的落实、执行状况进行检查，对执行过程中遇到的困难、问题进行归纳总结，对存在的问题寻求解决之法，制定出一套行之有效的管理措施。小组人员按时开会讨论工作的进展，广开言路，积极采纳小组内员工宝贵的意见与建议。另外，每个阶段办公室工作的完成情况需要小组相关阶段的负责人进行总结，并将其整理好，在每一次的小组讨论会上对整体好的结果进行公布。最后，在月底对各项工作的完成率进行汇报，对收、发文及时处理率、宣传见刊率与印章管理差错率的情况进行总结，并将其与上月这些指标情况进行比较，进一步对工作进行调整。

（四）Act阶段。医院办公室管理的Act阶段是对审查阶段的处理。对于取得成效的成功经验进行广泛推广，对于存在的不足之处提出相应的整改策略，不断加以优化。在处置阶段未被良好解决的问题，放到下一个PDCA循环中。

三、总结

医院是一个特殊的场所，各个部门的协调通力合作方可使医院各个部门有序开展工作。医院办公室是一个上传下达的部门，情况多变，需要应对多种突发、临时出现的情况，对于办公室的管理要求比较高。在日常各项工作中，对于取得的成功经验要进行总结巩固，在以后的工作中坚持应用。与此同时，用PDCA循环法不断促进管理向制度化、标准化的方向发展，不断促进医院办公室管理整体水平的提升。

PDCA循环法通过多次循环，对于顽固存在的问题进行攻克，不断发现，不断解决，促进管理方法的有效性，管理制度的合理性发展。真正实现了医院办公室水平更上一个新的台阶，不断促进医院健康可持续发展。

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