科学处理档案收集与运用的关系

粟海娟

文章编号：1672-5603（2020）02-94-3

摘 要 档案收集与管理运用是档案工作诸环节中十分重要的两个环节。本文通过对档案收集与档案管理运用的内涵、作用做出分析，进而阐明如何科学处理收集与管理的辩证关系并提出处理好两者关系的具体实践措施。

关键词 档案收集;档案管理运用;科学处理

中图分类号：G271.6文献标识码：A

Scientific Handling of the Relationship Between Archives Collection

and Aapplication

Su Haijuan

（Hunan Tianyuan Land And Resources Exploration Co.Ltd，Changsha Hunan 410000）

Abstract： Archives collection and application are two very important links in the work of archives. Through the analysis of the connotation and function of archives collection and archives application， this paper expounds how to deal with the dialectical relationship between collection and application scientifically and puts forward the concrete practical measures to deal with the relationship.

Keywords： archives collection; archives management and application; scientific processings

檔案是历史的真实写照，是国家、集体和个人在各个时期和各种社会活动的真实记录，具有重要的、无法替代的价值和作用。做好档案工作，必须科学处理好档案日常收集与管理运用的关系，才能发挥档案的积极作用，真正起到通过档案还原历史面目，记载历史瞬间、帮助当前、启迪未来的作用，进而提高档案管理水平，增强档案管理的规范化、制度化、数字化。

1 正确理解档案收集与管理运用的内涵

档案日常收集，是指在日常的工作、学习中将具有档案意义的点点滴滴加以及时准确记载记录并妥善收集管理的整个过程。日常档案收集工作主要包括文字档案、图形档案、声像档案收集管理。声像档案又可分为照片、录音、影像、影片档案。档案的管理运用，就是通过专机构和人员，运用专门手段对档案进行合管理井充分发挥档案的价值，将档案使用价值运用到实践活动的整个过程。档案管理机构主要包括党政机关、企事业单位、学校、科研机构的档案管理机构。

2 准确把握收集与运用的积极作用

档案的收集和归档是档案管理工作的前提和基础。档案的日常收集对于管好用好档案具有积极作用。主要表现为“三性”。一是基础性作用。任何档案管理的第一步就是收集档案，把日常工作中具有档案意义的资料，如文字、图形、声像等收集起来，不使之透漏和失散。特别是一些珍贵资料，具有偶发性和不可追溯的资料，如果没有全面及时收集，就会留下巨大遗憾，有时还会造成历史性缺失和失误。如果没有日常工作中点点滴滴的收集，档案管理就是无本之木无源之水。二是规范性作用。建立一套切实可行且行之有效的档案日常收集管理制度，并在日常工作中养成档案日常收集习惯，对于规范日常管理，厘清工作思路，提高工作效率具有现实作用。三是检验性作用。检视工作效率和效果如何，不能仅看最后的结果还要观察其实现这一结果的前因后果，方式方法和效率高低。而档案日常收集工作就能很好的体现这一过程，甚至能生动总结这一过程的成败得失，为以后的工作提供帮助和借鉴。档案管理运用的作用相当广泛，主要是六个方面：一是档案运用是行政企事业单位进行有效管理的查考凭据。二是企事业单位生产建设的参考依据。三是科学研究的可靠资料。四是宣传教育的生动教材。五是维护国家集体和个人权益的法律依据。六是对档案日常收集的指导作用。除此之外档案还是实践活动的原始记忆载体，是创新思维的可靠知识平台，是信息资源的权威传承媒介。

3 科学处理收集与管理的辩证关系

1.要夯实基础，强化档案日常的收集

档案日常收集工作是从事档案所有工作的条件和基础。档案管理的一切工作，首先要积累材料，要靠有东西。无论是文件，照片，还是影像声像，必须要先进行收集如果没有东西，柜子里面没有货，一切都是空谈，因此，把做好档案的日常收集工作当成档案管理至关重要的工作来看，摆在第一位的事情做。

2.要提升认识，强化档案运用的指导

档案管理运用就是要充分发国档案应有的功能和作用，使档案最大限度地在社会实践活动中得以运用，在档案日常收集和档案管理运用这对关系中，尤其要充分认识档案运用对于档案日常收集的指导性意义，一是对于日常收集的导向性指导，对日常收集的原始材料提出导向性的指导意见和建议。二是对于日常收集工作中的业务指导。从事日常收集档案原始材料的部门一般是基层企事业单位，档案管理的综合都门在业务上应该对其进行有效的指导和帮助，以提高档案日常收集效率和效果。三是在档案日常收集和运用过程中的监督和执法。

3.要无缝对接，强化两者的相互作用

档案日常收集工作与管理运用是一对相互依存，相互作用，相互关联的关系。档案日常收集工作是档案管理运用的基础，档案管理运用是日常收集工作的总结和提高。二者不可或缺，如果没有档案日常收集工作，档案管理运用就无从谈起，如果没有档案管理运用，日常收集工作也将失去应有之义，成为无的放矢。因此在现实档案管理中，要上确处理好这对关系，使档案从收集到专业管理再到运用都实现无缝对接并实现利用率的最大化。

4 处理好两者关系的现实实践

1.做好结合文章。把两者放在同等重要的位置来看待。两者都是档案工作的重要组成部分，没有高低贵贱之分，也无所谓孰轻孰重，二者同等重要，因此，在现实工作中，要注意把两者有机结合起来，不可偏废。

2.加强指导衔接。基层档案收集人员除了要及时收集原始材料外，还应对所收集的材料进行初步整理好分类，及时向上级档案管理部门进行移交管理，档案管理部门应加强与基层单位的指导和衔接，督促和帮助日常收集的档案材料得以及时有效管理和运用。

3.扩大参与面。一般来讲，每个单位都有自己的档案管理部门，主要是为了实现原始资料的有效收集，并且在实际使用过程中给予专业指导，使工作方方面面得到有效协调。因此对于日常材料收集的工作人员来，需多参与到各方工作中去，使档案管理中出现的问题能够得到有效解决，同时需要对档案的具体状态进行有效监管。

4.加大培训力度。可以加强对现代信息技术的运用，组织相关工作人员在网络上进行自主学习组织培训班或者是让档案管理人员到现场进行具体解说。进而工作人员对涉及档案的相关法律法规进行学习和宣传，使基层人员对日常档案收集相关技术等有更深入了解，并且能够实现对档案日常收集规范化制度化。为档案管理运用提供良好的前提条件，促进资料管理工作效率的提升。

5 结束语

档案收集和档案管理运用是整个档案工作中极为重要的两个环节，科学处理好档案日常收集与管理运用的关系， 才能充分发挥档案的积极作用，有效提高档案管理水平，增强档案管理的规范化、制度化、数字化。

参考文献/References

[1] 雷励，档案收集工作实践与思考[J]，兰台世界，2019年S2期.

[2] 罗玉萍，试论档案收集工作的重要意义[J]，山西经济管理干部学院学报，2011年03期.

[3] 杨其玲，徐大华，档案收集工作中存在的问题[J]，山东档案，2005年03期.

[4] 张向远，与时俱进 做好档案收集工作[J]，浙江档案，2004年09期.

[5] 徐丹丹，关于做好档案收集工作的几点思考[A]，“决策论坛—管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016年.