从A高校关于经济合同方面审计整改看高校经济合同管理的意义

张云如　何颖

摘要：本文阐述了高校经济合同的归口管理部门、合同的审核、执行中变更、审批等和几个具体事项的做法和依据，对高校合同管理的具体操作具有一定的指导意义。

关键词：高校经济合同审计;整改;高校经济合同管理;意义

近日，A学校接受了市审计局的审计，审计局提出了A高校经济合同管理方面存在的一些问题。为充分发挥审计实效，A学校积极落实审计整改，以整改为契机，提出规范A学校合同管理的有效举措。

一、学校应当设立合同归口管理部门

学校共设有教学科研单位、教辅部门、党政管理部门、群团组织等五十多个二级部门或单位，但是却没有设立合同归口管理部门。由于合同签订没有统一管理，该高校并没有年度内签订合同数量的确切数字。根据会计账簿中的摘要初步估算，2016年以来，A学校每年签订的合同都有800余份（不含劳动人事合同和科研项目合同），涉及资产采购、实训室建设、校企合作、服务采购、基建工程、承包经营、物业服务等，总金额达20 000万元。涉及金额大、涉及领域多，成立专门的合同管理部门进行归口统一管理就很有必要。《行政事业单位内部控制规范（试行）》第五十四条规定，“单位应当对合同实施归口管理”。这里的归口管理并不是简单的分类，也不是合同的经济业务审核或审批，而是研究制定合同管理规章制度，组织、协调合同的审核、审批、签订、登记、归档等工作。有些学校把内部审计部门作为合同归口管理部门，这是不合适的，因为内审部门作为监督部门若介入经济合同业务工作，则与内部控制“不相容岗位相互分离”的要求不相适应。笔者建议学校党政办公室是合同的大归口管理部门，指定专人负责合同管理工作，具体职责是协调合同的审核、审批，保管合同专用章，合同登记归档等工作，综合协调合同执行过程。

二、规范学校经济合同审核机制

目前，A学校经济合同审核机制还不是很健全。若校内采用公开招标的方式采购，则由招标管理办公室负责合同审核，非校内招标采购的项目合同，没有制定严格的审核流程，虽有很多部门负责人在签订重大项目合同时出于降低风险的考虑主动申请咨询法律顾问的意见，但在合同审核环节还存在制度漏洞。有个别领导提议在没有专门的法务部门的情况下让内部审计部门参与合同审核。

笔者认为，学校内部审计部门作为监督部门，其对经济合同的监督应独立于合同业务，不应该参与到合同审核的环节中来。也就是说，设定的合同业务流程不应涉及内部审计部门，不论内部审计部门发表评价、意见与否，经济合同均能继续按照原设定的全部业务流程流转。对经济合同的审核，要充分发挥业务审核部门在业务上的专业把关作用，以达到相互监督、相互制约、防范和管控经济风险的目的。合同的审核还应考虑是否与预算管理、收支管理相匹配，建议根据合同性质，兼由业务部门和财务、招标管理、资产管理、基建工程、法务等部门进行审核。为了提高工作效率，建议经济合同发起单位起草合同文本后提交归口管理部门，由归口管理部门同时将合同推送给审核部门进行同步审核，并由归口管理部门统筹协调各审核部门的审核结果反馈给合同发起人。在此环节上，合同审核部门可通过向合同发起部门提供规范合同母版、固定部分合同条款等方式加快审核速度和效率，信息化办公提高效率的效果也应充分得以體现。

三、合同的签署可适当授权

A学校每年的合同高达800多项，若每一份合同都由校长（学校法定代表人）亲自签署，既影响工作人员的工作进度，也影响校领导的工作效率，不符合“放管服”的精神。笔者认为，学校可以根据工作实际，制订经济合同授权签署的规章制度，比如合同金额50万元以下（“以下”不含本数，“以上”含本数）的授权部门负责人签署;50万元以上300万元以下的由分管校领导签署;300万元以上的、涉外的、服务期限超过5年的等重大合同由校长亲自签署，校长保留随时亲自签批、签订合同的权利（当然，金额可以根据学校实际调整）。制度出台以后，无需再出具授权委托书即可生效。但要注意的是，超过审批权限与其他经济主体签署合同的，并不完全说明签订的合同就一定是无效的，若发生纠纷学校也有可能承担一定的责任。所以授权签署后一定要加强合同的审核，防止超权限审批的情况发生。

四、强化审计变更的管理

审计发现A学校有一个校内招标采购项目，总金额30万元，但在执行过程中发生了变更，由于变更的金额不超过2万元（不足10%），所以合同发起部门负责人会同招标管理部门一起与供货方协商作了处理。这类事情以前从未发生过，相信以后也可能只是偶尔发生，学校没有现成的规章制度作为依据。笔者认为，由于学校暂未制订采购合同变更相关的制度规定，所以一旦出现合同变更的情况，也只能特事特办、特别处理。因为此事没有先例、没有制度可以遵循，建议无论金额大小都要向分管校领导报告，经批准后方可变更，必要时提请校长办公会议审议。审计整改需要举一反三，建议尽快制定采购合同变更的制度规范，虽然发生的概率较小，但是并非绝不再发生，以便以后处理有章可循。

五、合同的订立与否与金额无关

A学校规定，服务类的采购无论金额大小都要签订合同才能报销，而对资产类的采购就没有具体的要求。合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》中第七号第六条规定，高校对外发生经济行为，除即时结清方式或按规定可不签订合同外，应当订立书面合同，明确双方权利义务。《合同法》规定，当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式。法律、行政法规规定采用书面形式的，或当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式。所以，口头合同和书面合同都是具有法律效力的。比如，我们去超市购买了8 000元的电视机，并未签订书面合同，但超市向我们提供了发票、保修卡等资料，其实是签订了口头合同的。学校可以根据管理需要，对限额以下的采购无论是商品还是服务，都可以不需提供书面合同，但不签订书面合同绝不意味着就没有法律效力，比如我们每次乘坐的士都没有与的士司机签订书面的服务合同，但在乘坐过程中产生的高速收费由乘客承担、若一旦发生交通安全事故司机应当承担相应责任等，都是履行口头合同的具体体现。

六、“事后补签合同”的做法并无意义

审计发现有A学校两个资产采购项目没有签订合同，但采购已经完成了，采购来的资产都已在使用了，审计要求就此问题作出整改。有人提议找相关供货商补充签订合同就可以完成整改了。笔者认为，“补签合同”的认识是完全错误的。签订合同的目的与意义在于保护合同当事人的合法权益，现在采购已经执行完毕，再去“补签”已经没有经济意义了，如果“补签”作为整改那就是形式主义了。对这一问题的整改建议是追查一下采购的资产是否达到预期使用效果，查找当时未签合同的原因。若是当时当事人不知需要签订合同或其他无意的过失，但购买的资产达到预计使用的状态，则建议作出书面说明并汲取教训。若是购置的资产存在质量问题或存在质保纠纷，则考虑人为因素故意不签合同的可能的合理怀疑，必要时作为问题线索移送学校纪检监察部门处理。

七、结语

审计提出的问题让A学校的党政领导充分认识到合同管理的重要性，通过对审计发现问题的真改实改，A学校明确要对经济合同进行归口管理，制订合同管理规章制度、授权审批、合同变更等制度规范，同时对几个具体问题的整改有了明确的思路。

参考文献：

[1]中华人民共和国合同法.

[2]行政事业单位内部控制规范.

[3]肖鑫.基于内部控制视角的高校经济合同管理研究[J].商业会计，2019（24）：114-118.