浅谈如何对人事档案进行科学规范的管理

郭昶杰

摘 要：人事档案是每一个人在社会上行动轨迹的一个缩影。人事档案直接反应了人员的家庭背景、学历、社会工作经验、专业资格等等人事内容。人事档案也可以称之为人员在这个社会标签的汇总。科学规范的进行人事档案管理不仅是对人事档案管理工作的负责，更是对每一个人成长过程见证记录的负责。

关键词：人事档案;科学规范;有效管理;标准化控制

随着国民收入水平的不断提高，国家经济的飞速成长，越来越多的人才需求得以显现。判定人才的标准，第一印象就是人才的学习、工作经历。而经历的准确性就是依靠人事档案进行判断。所以，当今社会越来越关注人事档案的管理，因为人事档案涉及人员管理、人才引进等多个维度的使用，无论是从信息的录入、查找、更新都需要科学化、标准化的管理措施进行严格的管理。以下总结几点人事档案科学规范管理的建议，希望通过分享总结经验，收获心得。

1 人事档案管理的现状

1.1 思想建设有待提高 责任落实有待加强

人事档案管理工作作为一项重复性较强的工作。存在工作内容枯燥、工作目标单一的特点。但这些特点并不是不重视人事档案管理工作的借口。目前，人事档案管理工作大部分都是录入性工作，很难取得显著的成效，更加难以取得明显的工作成果，这就导致部分工作人员出现散漫的工作态度，工作起来采用消极的方式进行工作，导致人事档案管理工作出现短板。并且，由于人员较少，工作职责不清晰，责任落实不到位，很多人事档案存在信息不完善，查找困难的现象，这也直接影响着人事档案管理工作的规范性。

1.2 管理机制有待完善

人事档案管理工作主要的工作内容是整理人员信息，完善信息内容，准确的将信息进行录入，形成科学规范的档案编制，方便后续查找与修改，并且完好的保存档案的初始版本。所有的工作内容都很繁杂，但工作内容缺少技术性、挑战性，更加缺少不可替代性。这就直接导致工作成效无法明显体现。工作成效不能够明显体现，管理机制作用不能完全发挥，导致很多人事档案管理工作处于被动状态。

1.3 人员业务水平良莠不齐

人事档案管理工作的工作人员由于时代的发展变革，人员流动性极大。一些单位没有设专门的部门或人员进行此项工作的梳理。大部分工作人员都是身兼数职，人事档案管理工作只是作为工作人员其中的某一项工作，这就直接导致部分单位人事档案管理的工作人员缺乏专业性，没有得到系统的培训就开始展开工作，人员业务水平参差不齐，工作质量上下不一。

1.4 管理方法有待改进 管理设备有待更新

人事档案管理工作由于受到重视水平较低的影响，导致工作人员没有进行主动的思考如何进行管理办法的创新。很多人事档案管理工作的管理办法依然延续传统，依靠落后的管理办法管理现代的人事档案信息。同时，由于部分单位对人事档案管理工作由于重视程度较低，导致人事档案管理设备陈旧，根本无法适应现今社会的发展，更新迭代几乎停滞不前。

2 人事档案管理的措施建议

2.1 加强队伍思想建设 提高业务水平

人事档案管理工作是单位工作的一环。同单位管理一样，不能仅仅重视重点业务部门，其他部门都同样需要重视，只有这样，才能让单位管理水平得到显现。人才队伍建设是单位发展的原动力，这其中人事档案管理工作更是动力的主要判定。所以，任何单位都应当注重人事档案管理工作，培养培训工作人员，不断提高工作人员业务水平，才能让人事档案管理工作水平得以提高。例如，档案材料的收集、归档、鉴别需要规范化，只有规范工作流程，才能提高工作内容的质量，否则档案信息根本无法准确的表达人事信息，或者档案内容过于繁杂，并不能精练的表达人事信息，这些信息的表达都需要通过不断提高工作人员业务水平，才能得到不断提升。

2.2 建立健全管理机制

人事档案管理工作除了在思想上需要不断的重视，人员的业务水平上不断提高，同时，也需要在管理机制上不断的加强。任何一项工作的管理机制都需要不断的完善，人事档案管理工作也是如此。例如，人事档案的信息录入需要形成标准化的统一格式，借阅、修改人事档案信息需要严格的审批流程进行审批。任何人不得以违规的形式进行人事档案的借阅、修改甚至调换，这些规章制度都应不断进行更新，加以完善，才能让人事档案管理工作更上一个台阶。例如，人事档案管理工作经常存在信息不准确需要相关人员重新进行填写，而填写内容又经常进行返工，这就要求人事档案管理工作机制设立即时反馈机制，做到任何人事档案管理不重复、不积压、不散失。

2.3 更新迭代管理设施

人事档案需要常年存放，这需要人事档案管理的设备不断的更新。首先，人事档案管理设备需要做到防火、防潮、防蟲，避免人事档案信息受到不必要的损塞;其次，人事档案管理设备需要做到防尘，保证人事档案信息的完好性;再者，人事档案管理设备需要多空间进行组合，档案室、阅览室、办公室要有所区隔，最好是相对独立的空间，保障人事档案信息不会遭到人为破坏，最大程度的保障人事档案管理信息的完整性;最后，人事档案管理信息需要多个维度信息录入，不仅是电脑打字的录入，也需要照片、扫描等方式进行信息的录入，这样才能完善信息的全面性与准确性，此时，就需要人事档案管理设备进行更新，建立现代化办公体系，全力保障人事档案管理工作的顺利进行。

3 结束语

人事档案管理工作在现今社会依然存在诸多问题，如工作人员思想认识有待提高，业务水平有待提升，管理机制有待完善，设备陈旧有待更新等问题。但任何问题的出现都有相应的解决办法与措施。只要我们能够在人事档案管理工作人员的思想建设上多下力度，不断加强工作人员业务培训，建立健全人事档案管理工作机制，及时更新管理设备，那么，相信通过这些努力一定会让人事档案管理工作更加科学化、规范化。

参考文献

[1]陆集青.人事档案工作规范化问题初探[J].泉州师范学院学报，2001年05期

[2]隋常升，于延.莱阳市人事局积极做好撤并单位人事档案工作[J].山东档案，2001年03期.

[3]张红阳.新时期更应加强人事档案工作[J].辽宁商务职业学院学报，2002年01期.

[4]邹红云.人事档案工作人员的素养[J].档案管理，2002年03期.

[5]熊伟，张玉梅.服务地方经济，探索外资企业人事档案工作新思路——昆山市外资企业人事档案工作的实践和思考[J].档案与建设，2002年04期.