5G时代高校档案管理信息化问题研究

摘要：随着互联网的诞生，一直改变着人类的生活，发展迅速且更迭很快，不知不觉5G时代已经悄然到来，高校档案管理信息化如何基于5G时代进行变革，更好的服务于各个专业部门，在技术上、功能上不断完善，给予查阅者更好的体验，以及对档案的保存和查阅。通过对5G时代高校档案管理信息化存在问题的研究，在增强信息化建设意识方面、制度健全方面、管理人员技能强化方面、合理的资金分配方面对高校档案管理信息化进行优化，致力于基于5G互联网下，更加良好的体验，并对知识数字化、信息化档案保存进程提供有力的实施引导。

关键词：5G时代  高校档案管理  信息化

5G是最新一代的蜂窝移动通信技术，其高数据速率、减少延迟、节能、降本、提高系统的容量等优势一跃成为互联网的新宠儿。在此基础下加速了档案管理信息化的进程，以往高校档案管理信息化因为数字化知识存储量上就受到很大的限制，也是无法进一步发展的主要因素之一。基于5G时代高校档案管理信息化该如何发展，存在哪些问题制约着其发展的进程，下面我们就来分析一下具体存在的问题。

1 高校档案管理信息化存在的问题

1.1缺乏档案管理信息化的意识

高校传统的档案管理方式是纸质的、手工的多数是人为控制的环节，包括节约、增减内容、查询等，随着高校学生流量越来越多，这种方式已经不能够满足高效办公的需求。随着发展逐步形成了部分信息化，但是资料的查询、保存仍然存在很多需要解決的地方，比如，存储量、操作较为复杂等。其次高校各个院系各自负责自己的档案管理，档案的完整性存在很多的问题，又没有更多的人力去整理和规范档案，久而久之就成为了老旧图书馆气派。这些都是缺乏档案管理信息化意识的表现，需要从新认识档案管理信息化的重要性和必要性。

1.2缺乏资金投入支持建设

信息化需要硬件和软件的支持，是需要资金投入进行完善基础设施的，高校未进行档案管理信息化会考虑到其需要资金支持的，因高校缺乏信息化管理意识的概念，更加不知道信息化管理会给高校带来什么。本来高校的资金使用就已经捉襟见肘，在档案管理信息化上更加不会投入更多的资金。此外档案管理信息化系统需要维护和更新，这是长久的开销，要么自己开发，要么合作互利，都离不开资金的支持。不解决资金的问题就无法实现档案管理信息化，因为硬件和软件的支持是必备条件。

1.3各个层级人员缺乏专业知识技能

在高校施行档案管理信息化的进程中，需要大量的相关专业的现代化人才支撑，才能保证档案管理信息化的顺利施行，也是持续维护和更新的重要保障。目前高校档案管理员知识和技能严重匮乏，具有科技含量的事物是需要相关人才的支撑的，目前档案管理员多数是高龄人员，不具备档案管理和信息化的知识和技能，这部分人才不是简单的培训就能够达到预期效果的。缺乏专业的档案管理人才也是不能实施的关键影响因素之一，即使实施档案管理信息化之后使得管理员精英化、规模精简化，还是不能够满足这样的人才需求。

1.4规章制度不健全

除以上之外缺乏规章制度的规范也是遇到的问题之一，档案管理信息化缺乏统筹规划，包括档案建设的规则，后期维护、更新的细则，人员查阅的程序等，这些是支持档案管理信息化持续、有效运行的保障。高校往往会忽略这块的建设，使得在实际实施过程中，遇到相关问题不能做到有章可循、有据可依，违规操作、不合规的档案比比皆是，影响档案管理的正规化。规章制度虽然是指导性文件，也需要根据实际情况进行改进，在不断变化的发展中跟得上变迁，规章制度建设是档案管理信息化不可或缺的一部分。

2 针对以上问题制定的优化策略

2.1强化高校的档案管理信息化建设的意识

首先高校管理层需要掌握档案管理信息化的重要意义，对各个学院、部门强化档案管理信息化的意识培训，使得达成建设的一致性，以及明白信息化建设对高校的重要性。同时能够迎合教育信息化改革的进程，要施行全面的教育信息化，强化建设意识及执行的觉悟，要从大局出发，全面的达成信息化建设的统一性。其次，在教育信息化规划的基础上增加档案管理信息化的规划，使得高校能够按照规划，逐步完成信息化的建设，并且要涵盖维护、更新的计划，使之可以正常运行。最后，强调对档案的保护意识，以及档案的完整性，结合实际情况考虑到档案管理信息化系统的问题处理，因为信息化系统出了问题可能会影响到整个档案的安全性，这个也是解决的必要问题之一。强化意识分三步走，稳扎稳打实现目标。

2.2解决高校档案管理信息化资金问题

资金问题分三个模块，其一，是软件开发的费用，无论是自己开发还是合作开发，都需要资金的支持，也是决定软件完善程度的重要因素之一。需要结合高校的实际情况进行开发，在资金方面首先是从学校教育信息化建设上分拨一些，分步执行可以缓解资金的压力。国家方面也有相关的政策支持，可以符合政策的前提下申请政策支持。其二，是专业人员的费用，现代型档案管理信息化系统需要的是专业的人才，数量可以控制在合理的范围内，适当提高管理员的薪酬待遇、绩效考核实现保持工作积极性，保证档案的健全、安全、规范性。其三，是系统的后期维护和更新费用，以及管理人员的技能持续培训，这也是一笔不小的费用，需要高校统筹好费用使用，有计划的、合理的利用。

2.3强化培训考核系统的建设

培训体系按照三个层次进行，其一，建立整个培训体系时，增加档案管理信息化模块的分支，再将管理人员的意识培训增加进去，使得管理人员指导不断发展的形式及档案管理系统信息化建设的必要性。其二，是对管理员进行针对性的培训，培养人才的知识和技能水平，在使用、维护、更新软件系统时，能够及时的、自主的解决遇到的相关问题。其三，是落实好培训的跟踪、反馈、考核等，对培训预期进行评估，以及针对出现的问题进行解决，使得培训的作用可以持续有效。

2.4健全规章制度的建设

规章制度是在建立完成档案管理信息系统后必须要建设的，因为是软件系统执行、操作的理论支持，以及出现问题是可以及时的按照规章制度进行解决，这样可以提高档案管理的效率。其次，要时刻维护好档案管理的安全性，保障档案人的隐私，这个是档案管理的基本要求，也是互联网时代衍生产物的弊病之一，在技术人才的支持下，也要加强制度上的保护。制度的作用是提供标准、明确流程、解决遇到的问题等，通过规章制度的建设里强化细节，尤其是档案管理类。最后要增加管理人员的档案保密要求，对档案的保管、使用、更新等进行明确的规定，完成档案管理信息化的最后一个总要环节。

3 结语

5G发展是互联网发展的产物，其高效的改善着教育信息化的进程，档案管理信息化系统建设虽然存在些许问题，我们通过强化高校的档案管理信息化建设的意识、解决高校档案管理信息化资金问题、强化培训考核系统的建设、健全规章制度的建设四个优化策略，分层次的实施来改善高校档案管理信息化遇到的问题。

参考文献

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[2]章芳芳.大数据时代高职院校档案信息化建设研究[J].办公室业务，2019.

[3]爱如娜.基于大数据的高校档案管理信息化建设研究[J].好家长，2019.

[4]张欢欢.大数据背景下高校档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2019.

作者简介

李栗，（1985.1--）女，回族，黑龙江哈尔滨人，档案员，研究方向：高校档案管理。