企业单位数字化档案管理

许秋敏

摘要：随着信息化时代的到来，企业单位中的档案管理的形式也随着发生了变化，不再是纸质化的档案，逐渐转化为数字化的档案。企业档案的数字化管理，有利于企业提高自身竞争力，为之后的发展奠定基础。本文主要分析了企业单位数字化档案管理存在的一些问题，并提出了一些优化对策。

关键词：企业;数字化;档案管理

企业档案管理的数字化，顺应时代发展的潮流。顾名思义，档案数字化就是通过扫描，把纸质档案存储到计算机系统中，借助互联网强大功能，便于平时查阅资料、调取档案，也增强了档案管理的安全性和科学性，极大地提高了办公效率。然而，在目前对于企业数字化档案管理仍存在许多问题。

1 目前企业单位数字化档案管理存在的问题

1.1硬件设备建设水平低下

企业档案数字化管理工作的有序开展，依赖于先进的硬件设备。在实际过程中，企业的硬件设施水平还很低下，各种条件仍然都还欠缺，部分企业不及时更新老旧的微机设备，使用的仍然是老一代的微机设备，投入的资源不够充足，甚至有的企业没有完全配备作为数字化档案管理的基础设备的扫描仪，在进行机房的建设和网络设备的安装过程中仍然存在一系列的漏洞，造成设备的安全方面存在问题，阻碍了企业单位数字化档案管理的进程，进而影响企业的发展和建设，总体硬件设备建设水平有待提高，无法达到数字化档案管理的基本要求。

1.2自动化办公系统和企业档案管理系统间无法形成统一的管理规范

企业档案管理系统中所包含的软件都是经过专业化的开发的，而在自动化的办公系统中是以计算机和网路技术作为基础的，其中的大多数都是本企业自主研发设计的，难以与企业的档案管理系统达成统一的管理规范，导致两个系统之间难以实现无缝对接，影响数字化的档案管理方式，也导致了二者较差的兼容性。

1.3企业数字化档案管理检索效率不理想

在实行数字化档案管理的过程中，由于现有的设备无法满足信息化时代的需求，相关工作人员对设备的操作等也缺乏专业的培训，导致微机设备的使用率不高，仍然主要采用手工检索的方式，极大地降低了检索的效率。手工检索的方式，由于其自身存在一定的局限性，额外地增加了工作人员进行信息检索的时间，加大了检索工作的工作量和难度，降低了工作的效率。

1.4公司对数字化档案管理不够重视

虽然计算机在如今已经得到了普及，但是在具体的应用过程中，部分企业仍然未意识到数字化档案管理的优势，仍然采用纸质化档案管理的形式。企业中的管理者过于重视眼前所能获得的经济收益，而看不到未来数字化档案管理的发展趋势，不能对该部分工作进行大量的投入，也就忽视了它的重要性，反而降低了公司效益。纸质化档案管理的劣势在于它需要耗费大量的人力物力、时间和精力，在进行重要信息的查阅和检索时，不能高效准确地完成，反而影响到了其他部门的正常活动，影响企业的经济效益。

2 优化企业单位数字化档案管理的相关对策

2.1强化基础设施建设

在实际实施数字化档案管理的过程中，可以重点强化基础设施的建设。及时检查电子设备的使用情况，了解当下社会发展的新形势，对于已经无法满足现有需要的电子设备进行及时的更新或更换，尽可能迅速地置办新型的电子设备，或者也可以通过合适的方法来維修电子设备的一些配件问题，在最终达到建设目的的同时，尽可能地降低预算成本。投入大量的人力、物力和经费，来强化基础设施的建设。例如，对于陈旧的纸质版档案的补救措施，对于重要机密档案的安全保护措施，确保其防水、防火、防盗等，还应将纸质版档案扫描到计算机网络中，利用现代化的技术手段对档案进行整理工作等，这些都需要消耗大量的时间和精力。应确保档案搜集整理的完整性和全面性，既能扎根现在，又能着眼未来，全面提高档案管理的水平。

2.2提高管理人员专业素质

要想在企业竞争中保持活力，就应该不断地与时俱进，不断地突破自我，不断地创新。如果一个企业拥有了最先进的电子设备，而没有具有专业素养的能够操作设备的专业人员，那么也是在浪费资源。在实际的档案管理部门中，由于该部门并不能直接为企业产生积极效益，所以在安排部门成员时，安排其他部门的到该部门工作，而并未有任何专业的档案管理的知识，本部门负责档案管理的员工也经常被派到人手不够的部门去顶替他们的位置，导致员工缺乏专业的档案管理素养，无法专心地投入到自己的本职工作中去。在企业的招聘过程中，应该选择更具有专业知识的人才，并不断地组织开展各项活动，提高员工的专业素养。企业领导应该积极重视企业的发展状况，以及数字化档案管理的实际应用情况，确保得到的信息是准确无误的，更加有利于实施数字化的档案管理。

俗话说的好，“打铁还需自身硬”，要想真正地做好档案管理的数字化，就应不断地加强档案整理团队的建设作用。不仅应具有基本的管理知识，还应掌握涉及到法律、物理、计算机等领域的知识，培养自身具有大局意识，不断提高自身的专业素养，创新新的档案管理制度和方法，不断地提高企业的档案管理水平。

2.3采用档案分级管理机制

档案分级管理，是能够有效实现企业资源优化的途径之一，也是有效缩减相关人员的工作投入时间的方法之一。通过采用档案分级管理机制，顺应法律的相关要求，严格按照法律来制定相关的规章制度，严格杜绝违法的档案行为，更加有利于实现企业的公平竞争，管理层人员对员工的基本情况有一个大致的了解，有效解决人员的配置问题。

2.4运用现代化的管理手段

进行档案管理的数字化，需要适当地应用现代化的管理手段，包括当前比较流行的虚拟数字技术、高微缩的管理技术和智能管理技术，以及指纹识别技术和语音识别技术等相对前沿的管理手段，这对于增强信息管理系统的安全性，提高文档检索的效率具有重要的意义。

3 总结

综上所述，企业档案管理部门虽然不能直接带来经济效益，但是却直接影响到企业未来的积极发展状况。传统纸质化的档案管理方式，已经无法满足企业日益增长的需求，必须在原有基础上，结合企业实际情况，创新性发展数字化的档案管理方式，提高信息存储的安全性，提高信息检索的效率。

参考文献：

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[3]唐萍萍.企业档案数字化前期准备工作应注意的几个问题[J].兰台世界，2017，（z1）：75-76.

（作者单位：云南电网有限责任公司红河个旧供电局）