新时期做好办公室档案管理工作的几点思考

刘渭彬

摘 要 办公室承担着单位重要的管理职能，其中档案管理是办公室的重要工作。新时期做好办公室档案管理工作能够为单位提供重要资料保障，特别是随着科技档案管理能力的提升，应该全面提高档案管理的水平和业务范围。本文主要分析办公室档案管理的重要性和存在问题，提出相关解决方案，为解决办公室档案管理工作提供参考。

关键词 新时期;办公室;档案管理

引言

办公室档案工作关系着整体管理工作的水平，其中记载的重要内容是单位管理工作的基礎，应该高度重视档案管理工作，不断运用现代技术手段提高管理水平，借鉴先进的管理经验，改正档案管理工作存在的主要问题，基本实现档案管理信息化，为全社会提供优质高效的档案服务。

1办公室档案管理工作的重要意义

1.1 档案管理工作能够助推各项工作的顺利开展

办公室的档案管理工作任务十分繁重，意义十分重大。主要是由于档案管理工作管理的对象是记录内部工作状况和质量的依据，能够促进内部事务的管理，为未来发展提供参考。应该重点加强档案管理工作的可持续发展，严格管理档案信息和内容，保证档案管理的质量，强化创新管理手段，以科学的态度管理好档案。

1.2 提升单位工作运转能力

办公室的档案管理工作对日常工作进行记录和重要事项进行档案管理，能够明显提高办公效率。在资料档案的指导下开展工作，能够准确地为各项工作提供依据，特别是利用现代信息技术实现档案管理电子化，通过查阅就能完成数据的使用，方便各项工作的使用[1]。

2新时期办公室档案管理工作存在的主要问题

2.1 基层单位对档案管理工作不重视

目前很多基层单位对办公室档案管理工作并不重视，不了解档案管理工作对单位发展的重要影响，很多管理人员总是认为，档案管理工作就是一项无关紧要的工作，认为只要把档案保存好，做好基本工作就可以了，因此导致对办公室档案管理工作较为忽视。在平时的工作中，由于疏于管理和监督，就会发生档案材料丢失，档案出现损坏等现象的发生，这样就会严重影响工作效率，也会让员工对工作产生敷衍了事的态度。如此一来，不但不利于档案管理的建设，也会对单位的发展产生不利影响。

2.2 档案管理工作制度化建设存在问题

很多单位对办公室档案管理不重视，认为不会对单位管理事务造成影响，没有完整的制度化管理体系。同时很多的管理人员都是非档案管理专业，有一些人员都是临近退休的职工，将他们安排在档案岗位，这样就会影响工作的开展，容易出现档案管理工作的隐患，致使工作进度无法按时完成，另外，档案管理工作比较单调没有趣味，就会让员工对工作提不起兴趣，表现不踊跃，把各项工作只是应付一下，只是为了完成工作任务，明显影响了档案管理工作的进度[2]。

2.3 办公室档案管理的信息化程度较低

很多单位的办公室对档案管理工作不够重视，资金投入相对较低，就会造成档案管理工作的信息化程度普遍较低，这就会影响单位的整体发展，造成相关建设投入减少，对档案管理工作十分不利。很多档案管理工作的设备不及时进行采购，直接影响档案工作的信息化建设力度，造成档案管理工作的隐患存在。很多内部管理事项的记录以纸质档案为主，没有使用信息化技术，这样就为办公室文书档案的管理工作造成影响。

3新时期优化办公室档案管理工作的主要措施

3.1 建立现代化的档案管理制度

各单位在办公室档案管理过程中，应该优化档案管理工作的制度，按照工作的要求，全面创新档案管理工作思路。按照统筹规划的原则，将档案管理发展纳入实际发展过程中，全面提高档案管理工作的水平。办公室的档案管理工作应该按照信息化管理思路进行安排，建立正确的制度规范体系，很多单位没有完整的档案管理理论制度作为保障，需要在实际工作中逐步摸索，健全制度要求，加强档案信息化建设的力度，认真梳理管理的经验和教训，研究新形势下办公室档案管理的各项内容，加强理论机制建设，实现管理制度的规范化。很多单位的办公室档案管理工作信息化建设程度不高，导致档案管理工作出现很多问题，造成一些影响，使档案管理出现随意性现象，就使得档案管理信息化建设迫在眉睫，应该强化档案工作的管理，建立一套完整的制度体系，研究档案管理信息化建设存在的主要问题，制度科学的档案管理工作要点，使档案信息化建设稳步推进[3]。

3.2 提高管理人员的综合素质

单位应该重视档案人员的管理，引进优秀的专业人才，针对不同人员的特殊情况开展规范化训练，让他们掌握规范化档案管理程序。应该不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术运用的熟练程度，提高他们的信息专业化水平，以更好地适应档案管理信息化建设的需要和要求。其次，档案管理工作是一项极其严密、极其正式的政治工作，它要求工作人员必须具备良好的思想道德素质。应积极参与政治学习，树立严谨的工作态度，具备良好的职业操守。对档案管理工作要保持积极向上的工作作风，对工作投入高度的热情，提高工作效率。还要遵守档案工作的法律法规，增强法制观念，正确处理集体利益和个人利益的关系，保证档案管理工作的安全顺利进行。

3.3 加快相关设施的投入

新时期办公室的档案管理工作需要各种信息化装备进行管理，应该配置相关的基础设备，只有在相关管理装备的支持下，才能完成档案管理的顺利开展。加快推进纸质文件的转换程度，科学使用电子文件，这样才能方便管理和使用，实现档案管理的信息化技术水平[4]。

4结束语

新时期办公室档案管理工作状况发生变化，应该不断调整发展思路，运用科学的信息化手段，提高单位档案管理水平。要坚持科学发展的理念，不断优化与创新管理制度，使档案管理工作更加具有规范性，为单位的发展提供支持。

参考文献

[1] 蒋荣蓉.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2013（19）：182.

[2] 谈巍花.办公室档案管理优化建设之我见[J].青海教育，2019（Z2）：96.

[3] 李佳.办公室档案管理工作效率提升途径[J].办公室业务，2019 （21）：189-190.

[4] 林炳贤.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].单位改革与管理，2019（18）：29，35.