公共图书馆建立联合采购图书机制设想

朱小龙

摘 要：公共图书馆是提高国民阅读素质、传承社会文明的重要场所，而图书资源是公共图书馆所有工作的基础所在。通过利用多家公共图书馆有限的图书资源购置经费共同获得更加优质的图书资源，从而实现公共图书馆间资源共享的设想，可为现今公共图书馆的图书资源采购工作提供参考。

关键词：联合采购 图书质量 优势 实施

现今公共图书馆作为重要的文化传播阵地，主要职责是保存借阅图书资料，促进社会经济文化发展，其业务范围主要是图书、文献、报刊采编与储藏，图书资料借阅，图书馆学研究编辑出版等等。公共图书馆的图书资源是图书馆所有工作的基础所在，真正核心工作是所藏图书文献资源的数量和质量。图书馆开展一切工作也是以其馆藏为基础的，这个基础的好坏直接关系到图书馆工作的质量和服务读者的效果。图书资源采购工作直接影响到图书馆职能发挥与整体服务水平。如何利用有限的图书采购经费采购到更优质的图书资源，这已成为图书馆普遍关注的焦点问题。

各省、市、区县公共图书馆平时都有图书采购的需求，每次采购无法以较大金额的采购项目来吸引更多的供应书商，也无法从书商处取得更低的折扣和更优质的售后服务。这样“单打独斗”的采购方式既不利于提高采购效率，也不利于形成规模效益和经济效益。此外，由于图书采购在政府采购活动中属于比较特殊的项目，而且大部分采购金额比较小，相关部门经常将图书资源购置项目委托中介机构进行采购，这样既减轻了相关部门的工作负担，又能够使采购单位更加灵活的采购到想要的书籍。但是，这种采购方式由于各地的中介机构良莠不齐，采购单位没有建立完善的采购制度，经常造成了采购资金的浪费，国有资产的损失。

现今面对图书资源采购招标中出现的恶意最低价中标、不良书商鱼目混珠和大量拒配正版图书等恶劣现象频发，公共图书馆如何用有限的经费做到“购足书，购好书”的问题日趋严峻。采取多家公共图书馆联合采购图书资源的采购方式，既能避免此类现象的发生，又能凸显如下优势：

第一、采取联合采购图书资源的采购方式，可以从大方向上把控购书类型，杜绝盗版，错版以及内容不健康的图书流向图书馆。例如：在采购图书中经常出现的供应商以特价书冒充正价书向图书馆供货的问题，采取联合采购图书资源方式，可以根据图书需求调研，确定核心需求学科领域，遴选核心出版社，向出版社直接索要书目信息，也可以向大型新华集团索要书目信息，据此对中标供应商提供的书目认真审核，通过分类、出版社、出版时间等要素甄别优质图书资源。

第二、采取联合采购图书资源的采购方式，可以增大采购金额标的，吸引更多的国内有实力图书经销商来参与竞标。例如：西部某首府图书馆，全年购书经费100余万元，通过分解，购置图书资源经费80万余元，每年图书采购招标应标者寥寥无幾，甚至出现应标者人数不足，导致流标的情况发生。如果采用联合采购图书方式，图书资源购置标的会大幅增加，能够吸引众多如新华集团等有实力的供应商参加。

第三、采取联合采购图书资源的采购方式可将各公共图书馆间相同类别或相同性质的图书采购项目进行合并打包，变多次采购为一次集中采购，从而提高批量采购规模，采购方可以与参加竞标的图书经销商争取更低的图书折扣率、更严格的质量要求以及更优质的售后服务等条件。

例如：上海图书馆2012年—2014年国内版中文图书采购项目，共有10家单位下载了标书，投标截止前共有8家单位送达投标文件。开标后，8家投标单位的图书报价折扣率分别为67%、70%、68%、67%、74%、67%、67%、68%，最高折扣率为74%，最低折扣率67%，平均折扣率为68.5%。而2011年开标的上海图书馆国内版中文图书采购项目，共9家单位参与投标，报价折扣率分别是70%、72%、66%、71%、68%、68%、69%、75%、67%，最高折扣率为75%，最低折扣率66%，平均折扣率为69.56%。从上述数据可以看出，2012年图书采购项目的报价平均折扣率比2011年下降了1个百分点，原因是当年该项目采购集中度更高，为3年一招，采购数量和采购金额相对较大。这充分说明当图书采购的集中度提高时，不仅能够有效降低图书采购成本，同时也能降低图书的报价折扣率。

第四、采取联合采购图书资源的采购方式，采购方可以选择信誉好的招标代理公司，由其组织专家开展更加规范的招标采购工作，同时要求其完成验收图书、绩效评价等善后续一系列工作，例如：要求招标代理公司组织评标小组由更多更专业的专家组成;组织出版社、印刷厂等单位推荐的专家组成初检小组，对每一批供应的图书通过采书人员提供的采书信息，如书名、作者、价格、批次等进行校验、抽检，并对图书装帧、印刷等外观的质量进行整体查验，如无问题，可交由各个公共图书馆采编部二次验收，在验收过程中如发现图书质量问题，立即要求图书供应商予以退换，如供应商推诿或拒绝，除追究其法律责任并将该供应商列入采购黑名单，这样可对书商起到最大限度震慑作用。

那么，各公共图书馆应该如何实施联合采购图书资源呢，本人拙见，试拟出大概流程，仅供参考：

第一步：前期准备工作

1.由牵头图书馆向财政有关部门提出申请，确定联合采购图书的招标办法。例如：由省级公共图书馆向所属省级文化和旅游厅、省级财政厅提出联合购置图书资源申请，得到可以实施此项工作的批复后，组织会议向省内各地州市公共图书馆征求意见并发布通知。

2.各地州市公共图书馆如确定参与联合图书招标工作，根据省级图书馆所发通知和批复等文件向所属地州市文化和旅游局、地州市财政局提出参加的申请，得到可以参加此项工作的批复后，即可准备实施。

第二步：正式实施

1.成立联合采购图书资源采购小组，由各个图书馆主要负责图书采购的人员参加并推选组长;申请上级纪检监察机关派驻纪检人员全程监督;汇总各图书馆当年采购额、采购品目、采购数量等要求以及售后服务条件等。

2.资源采购小组根据政府采购招标办法，经省级财政部门批准，采用政府集中采购或委托中介方式进行联合采购图书资源工作。如采用委托中介方式，则慎重选择合适的招标代理公司，并在纪检监察机关的监督下，抽取相关专家，组织相应的采购招标工作。

3.招标完成后，如无异议，由各公共图书馆负责负责图书采购的工作人员与相应中标供应商对接，明确各公共图书馆采购额、采购品目、采购数量等要求以及售后服务条件等，并以此签订购置图书资源合同，确定付款日期及方式等工作。

第三步：招标工作完成后的验收既反馈工作

由牵头图书馆委托招标代理公司联合纪检监察机关组织图书出版、印刷行业专家对中标供应商提供的图书进行初次验收，然后根据各公共图书馆验收部门的提供的验收结果形成二次验收记录，根据两次验收结果建立图书资源供应商黑白名单，作为下一年度招标工作的依据，并以此结果作为绩效评价的重要参考指标。

图书资源的采购工作对于公共图书馆建设的重要性不言而喻，科学合理地运用的图书资源采购经费，不仅是满足读者需求的重要保障，同时有助于图书馆建立特色馆藏和特质服务。公共图书馆的联合采购图书机制若能规范、完善得以实施，一方面能够充分保证公共图书馆图书资源购置经费的使用，另一方面也能促进公共图书馆顺应时代特色的建设和发展。

参考文献

[1]马正红.图书采购的折扣率分析[N].中国财经报，2012.

[2]牛振恒.图书采购存在的问题和对策[J].大学图书情报学刊2016，33（03）.