企业采购业务内部控制体系建设构想

杨大建

摘 要 玻璃容器是世界公认的最安全的、最优异的食品包装容器。近年来，该行业呈现出全面规模扩张型的低水平重复建设态势，导致结构性产能过剩，从而形成互相压低产品价格进行竞争的恶性循环。2020年，餐饮、娱乐等消费场景需求急剧下降，更让市场竞争变得异常激烈。本文以X企业为例，探索其采购业务内控管理存在的问题，提出完善采购业务内控体系建设的构想，旨在为同类型企业优化采购业务内控流程提供借鉴。

关键词 包装企业 采购管理 内控建设

一、玻璃（瓶罐）包装企业加强采购业务内控管理的现实意义

玻璃容器广泛用于啤酒、饮料、调味品等食品、饮料的包装，该行业具有连续作业的生产特征，效率決定效益的商业模式，时间就是金钱。但因自身艰苦作业的客观条件，企业普遍缺乏人才，系统管理能力不足。因此，在当前复杂的经济环境中，企业要实现长远的发展，必须不断变革，提升系统能力。

该行业原料成本占总成本比重较大，适质、适量、适价、适地、适时获取最优采购成本，是降低企业经营成本最直接、最有效的路径。采购流程包括编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等诸多环节，失误或舞弊现象发生的概率较大。因此，建立健全采购业务内部控制体系，不仅可有效保证采购管理目标的实现，还在提高企业的系统运营管理能力方面，起着十分重要的示范作用，具有极其重要的现实意义。

二、X企业采购环节内控管理存在的主要问题

（一）变革的基因尚不完备

合资公司X企业由A、B企业共同出资设立，A企业主营平板玻璃，创始人集权领导，个人进行快速决策，事无巨细，亲力亲为，有较好的经营效益，但标准化、流程化、制度化、信息化的系统管理较弱。X企业作为合资企业，其战略计划还是以此为起点，凭借技术领先、管理领先的优势，迅速扩大规模，成为行业龙头。鉴于团队成员来自五湖四海，各种惯性思维客观存在，必须统一思想，统一认识，为企业快速成长植入裂变的基因。

（二）不相容职责未分离

企业的采购任务由供销部负责，采购经理全面负责供应商资格评定、供应商选择、采购询价、比价、合同拟定、货源分配、付款申请等工作，相关业务直接向总经理报告。但由于缺乏权力与责任的制衡，采购环节中的失误、舞弊事件，几乎不可避免。

（三）采购人员综合素养有待提升

采购人员的专业程度、个人道德观、工作能力、价值观等，会极大地影响企业采购业务的效率和质量。现阶段，大部分企业都不可避免地将亲疏关系作为用人的标准，也没有对采购员进行系统的培训，在无形中提高了管理风险。

（四）内部信息沟通系统不健全

OA（办公自动化）系统、ERP进销存等信息管理系统尚不健全，内部信息沟通以微信、电话为主，口头指令常态化，信息失真可能性较大。采购需求、采购计划、合同订单、入库验收、结算付款等作业在线下传递审批，原始记录没有“一一对应”匹配传递审核。信息系统与业务运行脱节，ERP成为财务记账的辅助工具，各级管理人员和财务部门，无法动态了解业务执行的过程，“信息孤岛”现象明显，没有利用信息系统进行有效管控。

（五）采购标准不明确、流程不规范、制度不完善

目前，成文的流程、制度和作业标准尚不明确。如物资编码、物资名称、客户编码、客户名称等基础信息的维护，预算管理、计划管理、供应商管理、招投标管理、合同管理、质量验收标准不明确，资产盘点等核心业务尚未有成文制度进行管控，给采购业务的风险控制带来了巨大的挑战。而且由于内部风险管理存在问题，内部监督职能权责尚不清晰，内部监督机制尚不健全，监督管理不成体系，监督管理力度不够。

三、X企业采购内部控制体系建设构想

（一）培养自我变革思维，营造改善革新氛围

任何变革的首要工作是做好认知准备。思维模式是企业变革创新的基因，在当前的经济环境下，过去的所有经验可能对我们都不再有效，要让员工认识到，改变不是因为你做得不好，而是因为环境变化了。无论是企业还是个体，唯有从内心接受变化的客观存在，唯有不断学习创新，才能赢得美好未来 。

（二）运用清单管理工具加强应用

企业采购内控体系的建设涉及大量复杂的业务活动，如何克服经验判断，了解核心要素，分析要素的相关性和流程顺序，辨识关键控制点，实现全面、有效的控制并兼顾成本效益呢？哈佛大学医学院的阿图.葛文教授将清单管理视为一场捍卫安全和正确的革命。笔者认为，在内控建设中应该运用精益思维，运用清单工具，绘制高效、简洁、清晰的表单，化繁为简，使表单内容一目了然，这不失为一种加强管理应用的有效手段。

1.物料清单管理。首先，依据设计方案，完成物料选型后，应对物料统一编码与命名，并实施归口统一管理。其次，进行多维度归类标识，如按物料用途将物料分为直接原料、燃料、模具、包装物、备件等;再如依据成本风险及货源风险对采购物资的影响程度分类，如重点物资、规模物资、瓶颈物资、常规物资等。标准化的数据管理、多维度的标识，为后期的数据搜集、整理、加工、分析，为管理策略的拟定夯实了基础。

2.关键风险源清单管理。首先，将采购到付款业务的循环作业层层细化，分为年度需求计划、年度采购计划、采购策略制度、招标/询比价、供应商选择、合同签订、货源分配、月度需求计划、月度采购计划、采购订单/发货退知单、入厂接收、检验入库、退货或让步接收、账务挂账、结算付款等多个作业小类。每个作业小类逐一开展风险识别、风险评估，标识关键风险点工作，并有针对性地拟定预防性策略。

3.授权清单管理。对每一项业务都要根据作业清单，清晰地界定相关责任主体的责任、权力、金额范围，做到内容齐全、层级明确、没有缺项、没有交叉，同时实现不相容权责的分离。不相容权责的分离，一是分割互约，采购活动全流程实现需求、采购、检验、入库、结算业务独立。职能分离，相互制约，相互监督，保证业务链可追溯。二是权责分离，申请、审批与采购职务分离，评标人员与审批人员分离，技术标与商务标分离，采购与质量、数量验收分离，付款审批人、付款执行人与采购职务分离，审核付款与付款执行分离，采购、存储和使用与会计记录分离，记录应付账款与付款分离等，供应商评估与选择人分离等。在具体实施不相容权责分离时，必须结合企业实际，兼顾管理成本和效益原则分步实现。

4.信息流清单管理。根据管理需求，建立信息流清单，统一表单格式，并规范表单的填报方法、传递流程、时间节点等，使信息管理准确、高效、可控。

5.供应商清单管理。根据采购策略，运用清单管理工具，设立供应商的准入和淘汰标准。按照物资的重要程度、履约情况行分类分级，动态管理，使企业在供应商筛选方面，始终保持优胜劣汰的良性机制，只有这样，才能为企业采购提供优质的供应商资源。

6.合同清單管理。采购合同的风险主要集中在以下几点。第一，未经授权对外签署合同，合同对方的主体资格、履约能力等未达标，合同内容涉嫌欺诈等。 第二，未根据供应商的履约能力、市场变化等及时调整合同内容。第三，双方拟定的合同条款模糊不清，合同执行过程未得到有效控制。借助清单管理工具，构建合同管理清单，可以比较简单高效地加强风险管理。

（三）完善核心管理制度

1.完善预算管理和绩效评价制度。当今，企业正向信息化和智能化“两化”融合的制造业迈进，我们要坚持“国际化的视野，开放的意识，系统的工程思维”的创新观念，从危机意识理念的视角出发，寻求自我发展的方向和路径。预算管理作为战略管理最有效的管理工具，值得全面推广和应用。具体来说，我们可以构建采购预算管理体系，改进物资采购标准成本管理工作，夯实采购计划管理基础，加强对市场变化趋势的预测能力，加强对未来生产需求做出合理判断和规划的能力，综合供应商产能及库存情况，合理安排采购时间和采购量。

2.完善合同管理制度。公开、公正、公平的阳光采购制度是最有效的防腐剂。有组织、有程序、有规范的招投标、合同订立、交付、结算等行为，是契约精神的体现，更是保障企业信用、降低经营成本的有效途径。

3.完善存货管理制度。完善存货管理和风险控制制度，规范采购、验收、入库、领用/出售、出借、库存保管和报废等业务，确保存货的安全和完整，提高存货的周转效率和运营效益。

4.健全采购会计系统控制机制。会计系统的科学设置，本身就是企业内控完善的体现。新时代的财务管理，应融入精益管理、价值管理思维。在建立会计系统控制机制时，要尽可能地做到全面管理、重点突出、业务全程可追溯。如采购挂账，要坚持“四单合一”（订单、质检单、入库单、发票信息相符）的基本原则。付款要有对账机制，价格要有定期差异分析机制，资产管理要有定期对账和全面盘点机制等。

5.完善监督管理制度。权力必须锁在制度的笼子里，进行有效的监督，才能使风险可控。因此，我们在完善内控设计的同时，还要重视内外部监督机制的落实与完善。如完善定期的内部评估制度，完善外部的审计制度等。

6.信息化管理制度。在当前新常态的背景下，要充分利用现代化的科学技术手段，创新更多内部控制手段，让内部控制管理更加科学高效。夯实信息化系统的基础，需要对数据和业务流标准化进行定义并归口管理，以保证内部信息的规范。

四、结语

玻璃（瓶罐）包装企业作为传统制造业，成本领先战略是其基本的市场竞争策略。在当前的经济形势下，玻璃（瓶罐）包装企业应积极倡导精益文化，引入新智力、融合新技术、运用精益成本管理理论，大力推进精益成本的管理，综合提升系统管理能力，尽最大可能减少浪费，提高运营效率，方可转危为安。作为成本管理最重要的环节，必须加强采购业务的价值链管理，充分把握采购成本动因和关键风险点，从而制定系统化、立体化、精细化的采购业务内部控制体系，规范采购行为，强化对采购业务全过程的管理。这对实现采购管理的目标，获取最优采购成本，树立企业核心竞争力具有极其重要的现实意义。

（作者单位为绵竹市红森玻璃制品有限公司）

参考文献

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