行政事业单位档案管理中提高电子档案价值的分析与探究

徐艳红

河北省承德市围场满族蒙古族自治县委组织部

行政事业单位档案为国家档案中重要组成部分，目前在其管理过程中还有一些问题。随着电子档案的应用推广，大为改善了行政事业单位档案管理，提高了管理效率和服务质量。档案管理人员应发挥好电子档案优势，进而为单位管理工作作出应有贡献。

一、目前档案管理中存在的主要问题

（一）单位各方面支持力度不足

行政事业单位一般为管理部门，注意力更多放在促进民生、保障民祉等日常管理事务上，对档案管理的认识和重视程度不足。很多领导和同事对文件日常归档意识不强，往往导致档案收集不全。同时，在日常工作中，往往对档案使用意识不强，进而缺少社会资源和发展动力。另外，单位领导因工作焦点不同，是否重视档案工作，也是档案管理发展的重要因素。

（二）软硬件保障设施的需要升级

档案管理工作现代化、电子化需要完善的软硬件条件（管理系统、高拍仪、大容量存储设备、电脑等），并配备专业的管理人员。部分行政事业单位办公场所较少，库房偏小，文件消毒柜、防磁柜等摆放紧张，难以满足日益增加的档案存档需求，导致档案管理工作人员心有余而力不足，档案室更新升级新面貌面临着瓶颈。

（三）档案管理水平和服务意识需要升级

档案资料具有一定的机密性，要求相关档案管理人员须具有较强责任感以及较强专业水平。现阶段，我国行政事业单位档案管理工作缺少高素质管理人才，大部分院校未设置行政事业单位档案管理课程，导致专业性管理人才稀缺。此外，部分档案人员满足于日常性事务工作，培训学习机会较少，服务意识和服务理念难以跟上现代化档案管理。

二、行政事业单位档案管理中电子档案的价值研究

（一）电子档案要保障其安全性和私密性

电子档案的应用可以加强档案管理的保密性，传统档案管理中，纸质档案资料工作量较大，往往需要其他工作人员配合，容易导致保密性文件信息泄漏情况。而电子档案能有效解决这一问题，在查阅相关档案时，只需要进入档案管理平台，输入工作账号密码即可在系统内查询到档案信息，极大地减少了工作人员的工作量，且无需他人协助，只有有管理权限的人员才能够查阅，有效提升了档案信息的保密性。

（二）电子档案可以有效降低行政成本

电子档案可以尽可能减少实体档案的库存面积，以大容量硬盘等存储档案信息即可，大大节约存储空间。减少采购档案袋、档案盒、档案架的数量等，促进行政事业单位档案工作的规范、有序管理，有效减少行政成本。

（三）电子档案可以有效提升档案管理水平

传统纸质档案，在信息录入环节就耗费了大量的人力物力财力，信息需要管理人员手工录入，难免会出现错误、遗漏等问题。另外入档需要打印大量纸质材料，无形中增加了很多成本开支。而电子档案可以将信息整体性录入系统，具有统一规范性标准，实施分类管理后查阅和使用极为方便，大大提升了档案管理的科学性和效率性。电子档案能够全面提升档案管理工作效率，利用现代信息技术在档案系统中使用软件管理，有效节省人力物力财力，保障档案信息的准确性。此外，纸质档案修改或者增添新信息时，传统管理模式操作较为繁琐，需要人工查找资料并手动修改。而电子档案则无需这些步骤，只需要在系统中查找档案信息，在相应的文本框中输入修改内容，及时更新信息即可，具有操作性强、十分方便的特点，实现有效查缺补漏。

（四）电子档案提升档案管理服务水平

近些年，针对档案管理制定了相应的法律法规，为相关工作发展提供了有效保障。在档案管理和存储系统中，档案信息被规范有序存储，需要使用时可以实现快速查询、调阅，大幅度提升行政事业单位档案管理服务水平。此外，电子档案还可以实现资源的共享，有助于打破“信息壁垒”。

三、结语

综上所述，随着我国信息技术的不断发展，电子档案在行政事业单位档案管理中发挥着重要的作用。工作人员要不断提升档案管理水平和工作效率，发挥电子档案优势，促进单位建设不断发展。