巧用Word邮件合并提高人事劳资人员工作效率

张小丽

目前，许多单位每年都会有人员变动，而调资是人事劳资日常工作的重要组成部分。对于大部分劳资人员来说，为每个需要调资的人员出示一份Word版本的工资变动审批表是一件耗时耗力的事情，尤其是单位人员比较多的企事业单位。为提高人事劳资人员调资的工作效率，本文提出了一种巧用Word邮件合并功能的方法。

1巧用Word邮件合并功能实现调资方案

用Word郵件合并功能实现调资的具体过程如下：①统计个人信息。按照现有的调资表模板，将所需调资人的个人信息统计在Excel文件名后缀为xls的工作簿中；②准备个人工资表动审批表Word模板，将人社局所给调资表设置为.doc文件格式；③生成每个人的工资表动审批表，在模板文件中通过邮件合并功能调用包含个人信息的.xls文件。总体实现过程如图1所示。

2个人工资变动审批表的实现过程

文章以我校教职工的2020年1月的调薪为例进行示范，为了保护个人隐私，将涉及到的姓名等信息进行了特殊处理。

2.1统计个人信息

根据人事局工资科提供的调资表，在Excel文件中统计调资人员的个人信息。个人信息表的生成过程如下：

（1）分析调资表，确定需要统计的各项内容及其关系，如图2所示。

通过分析可知，主要涉及到的信息分为两大类，一类是人事信息；另一类是工资信息。其中，人事信息需要统计个人的姓名、工作单位及职务等8项内容；劳资信息主要统计原（现）岗位名称及任职时间执行何种工资标准、变动前后的工资以及月增额等14项内容。变动前后的工资是有联系的：每一部分的小计是该部分的岗位工资、薪级工资及工资提高部分之和；月增额为变动后的工资小计与变动前的工资小计之差。

每次审批后的个人工资变动审批表需要存入个人档案。为了方便存档，建议在调资表右下方设计一栏“档案号：”，并在表格中添加该统计项。除此之外，需要添加一项“工资变动原因”。

（2）新建Excel文件（2020年调薪表信息264人.xls），根据上述分析，将24项内容分别命名为对应的列名，依次填入264人的个人人事及工资信息。设计后的表格信息量较大，为了方便给大家展示并对工资信息进行保密，仅显示前3位教师的人事信息和其他信息，如图3所示。

每个人审批表内容相同项均在模板中填写即可。如图2所示，调资表中呈报单位意见及主管部门意见处均有年月日，对于每一个人的审批表而言，日期是相同的，在调资表模板中将日期统一填写即可。

为了节约审批时间，一般会提前将审批单位意见栏中的内容提前和审批单位沟通好并在模板中填写，本次调薪的相同信息已在模板中填好，如图4所示。

2.2生成个人工资变动审批表

打开调资表模板（调资表模板.doc），在Word中使用邮件合并功能将统计好的个人信息Excel表（2020年调薪表信息（264人）.xls）作为数据源，在每个所需填写的信息处匹配数据源的列名，浏览数据并将1～264条记录生成一个新的Word文档。

至此，每个人的个人工资变动审批表便生成。

3结束语

本文提出了一种巧用Word邮件合并功能的方法，为每个需要调资的人员出示一份Word版本工资变动审批表。通过在Excel表格中统计个人信息、制作Word版调资表模板和在调资表模板中使用邮件合并3个步骤，实现一次性生成所有需要调资人员的个人工资变动审批表，提高了劳资人员的工作效率。该方法同样适用于学校学生准考证制作等日常考务工作。