新冠肺炎疫情引发病案室加强应急储备的思考

2020-07-29李云鹏

档案与建设 2020年6期

李云鹏

摘要：此次新冠肺炎疫情突发公共卫生事件检验了各行业的应急能力是否健全。病案行业的应急管理体系缺乏行业内统一的规范和标准，存在着内容陈旧单一等问题。笔者对病案室应急预警机制进行反思，意识到突发事件面前病案室存在着病案的来源渠道、保管方式、管理布局等方面的职业暴露危险因素，提出在病案室的日常管理工作中要顺应时代要求，加强各方面的应急储备，主要包括加强感染管控、增设消毒设备、加强人员专业素质培养、科技管控实现工作模式的更新、力争实现病案管理系统的远程办公、确保病案保护及信息安全等，力求提高病案室应急反应能力，较好地应对各类突发事件。

关键词：公共卫生；病案；病案室；应急管理

一、引言

2020年初，新型冠状病毒肺炎疫情被世界卫生组织（WHO）列为“国际关注的突发公共卫生事件”——世界卫生组织传染病应急机制中的最高等级。突发公共卫生事件是指突然发生、造成或者可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件[1]。现代社会全球面临各类问题，发生突发公共卫生事件在所难免，对人民群众的健康和生命财产安全造成重大威胁，医院作为国家的公共卫生事业单位，其应急管理体系建设是否健全、能否将突发公共卫生事件给医院运行和民众利益带来的不良影响降到最低，是医院管理者的一项重大课题。国务院发展研究中心社会发展研究部巡视员、研究员林家彬，北京航空航天大学高等教育研究所教授张海英在接受《中国发展观察》采访时表示，透过近期的一些突发公共安全事件，需要深入反思我国应急响应机制存在的问题，借鉴国际先进经验，对其加以改进和完善[2]。

病案管理是现代化医院管理的重要组成部分，医院的应急体系建设应兼顾全面化与精细化的融合，病案室在遵从医院整体的应急机制大方向的前提下，应加強制定适用于本行业的专门应急管理制度。目前，学术界对病案应急管理的研究极其有限，在中国知网以“病案”“应急（管理）”为检索词，检索出的学术论文屈指可数且研究范围单一。新媒体层出不穷的现代社会条件下，病案行业应伺机而动，借助此次突发新冠肺炎的公共卫生事件反思病案应急管理体系暴露的问题，加以反思和改进。

二、职业暴露危险因素

医院病案室是医疗信息收集、加工、存储、反馈的重要部门，担负着病案的装订、保管、录入、查询、检索、医疗数据统计分析的任务，为全院医务人员、科研人员提供病案数据的查阅和借阅服务，还为公检法、保险机构、患者提供复印等服务，是医院面向各类服务者的窗口。病案信息资源的重大价值体现并不是显而易见的，导致医院对病案室的管理方法不是很重视。此次新冠肺炎疫情的突发，考验的是医院整体的应急能力，病案室不能成为医院应急管理中的短板。

1.病案的来源渠道

某三甲医院设有39个临床科室，各科室同时设有不同病区，而病案来源于这些病区，每月归档于病案室的病案约15000份，而这其中的每一份病案每天在传递和存储过程中会接触到不同的污染源：临床医护人员未经洗手直接接触病案；粘贴难免被患者的血液、分泌物及排泄物污染的化验单；会诊或科内病例讨论时经由多人翻阅；病案回收环节消毒不彻底；病案经患者及家属、医务人员借出和归还[3]。病案的来源渠道决定了它身上难免会粘附大量的细菌、霉菌甚至病毒，进而增加病案从业人员职业暴露的风险。有同人对12家基层医院病案室的调查问卷显示：57.17%的病案污染了灰尘、细菌[4]。病案在归档于病案室前的诸多感染隐患，是医院感染管理长久以来忽视的重大问题，不容小觑。

2.病案的保管方式

除电子病案外，归档于病案室的均为纸质病案，单一的保存载体材质决定了医院病案室是火灾事故的高危场所。病案人员工作场所中会汇集大量的近期归档病案、每位病案人的工位上会堆放待处理的病案、病案库房中保管着成千上万的纸质病案，哪怕一点点的星星之火，对医院而言将会是无比大的灾难。然而，病案办公室和病案库房的条件往往较差，消防设备的配置也不到位，消防形势十分严峻。

3.病案室的管理布局

病案室的功能定位决定了它的服务对象，是医院对内服务和对外服务的窗口单位，是人员相对比较集中的场所，狭小的办公空间里挤满了借阅和查阅病案资料的医务人员、科研人员，复印病案的患者及家属，输送病案的护工人员以及病案室的工作人员等。倘若没有此次新冠肺炎疫情暴发的影响，人员密集的环境下办公效率也是较低的。此外，病案室内外的布局严重不符合应急管理的各项要求：室外建筑连成一片，疏散通道错综复杂不易识别；室内布局不合理、通风不良导致病案滋生霉菌；临床医护人员身着工作服甚至手术服进入病案室；病案室内部从业人员自我保护意识淡薄，触碰病案后未及时洗手；部门内的硬件设施如门把手、电脑、键盘、桌椅等不能天天消毒，被病案表面的细菌污染，使得办公环境不甚安全。

医院应急管理是针对医院需要应对的各类突发公共卫生事件所开展的防范、准备、反应、恢复活动[5]。所谓反应和恢复活动的效果如何，取决于院方平时所持有防范和准备的想法和举措。病案室管理在医院管理中向来处于劣势地位，安全无小事，强烈呼吁病案行业的同人们向医院建议完善科内的应急储备，将可能的危害降到最低，这是关系医院整体可持续发展的重要方面之一。

三、加强应急储备举措

2019年修订版的《医疗机构病历管理规定》虽规定了相关病案操作细则，但对病案的应急管理并没有谈及，亦未有病案消毒、存储、保管等环节的统一标准和规范。业内出现的关于病案室突发事件应急预案及处理措施的内容，大部分侧重于自然灾害下对纸质病案实体的保护，且未提及病案消毒事项。作为一名病案行业从业人员，身处某三甲医院的病案室，亲身经历了此次新冠肺炎疫情公共卫生事件带给部门的冲击，力求改变行业现状、加强病案室应急储备、完善病案室突发应急事件处理机制。

1.加强感染管控，增设消毒设备

医院感染管理控制部门对病案室的消毒规范并没有明确的要求，或仅限于病案材料中的部分检验单和传染科出院患者的病案材料，对普通病案并没有针对性的要求[6]。这是医院感染管理的一大空缺。面对各类可能突发的公共卫生事件切不可抱有侥幸心理，理应事无巨细地兼顾医院各科室潜在的感染风险，不能因病案科的边缘地位而对其感染管控边缘化。《医院消毒供应中心管理规范》要求建立专门档案室医院感染管理质量防控机制[7]。医院应设立专门的院感部门，并从管理层面自上而下地提高病案室的感染防控意识、强化职业防护机制，采取有效措施如设置专门的病案室废弃物处理通道，以降低病案日常管理中可能附着病菌的废弃物流失和外泄的风险。

病案隶属于专门档案，病案室的基础设施理应按照档案馆（室）的配备规范执行。医院档案室与病案室均应参考住房和城乡建设部与国家档案局联合发布的《档案馆建筑设计规范》（JGJ25—2010）、国家档案局发布的《绿色档案馆建筑评价标准》（DA/T 76—2019）相关细则规划病案库房建设。除病案库房配备合乎规定的通风设备、保温保湿设备、消防器材、消毒设备、“八防”设施以外，病案科的业务办公室亦是防控的重点。首先病案归档前采用紫外线消毒或超声波消毒，保证病案文件的完整清晰度，同时照射频率保持在30—50min/d，且不同类别的病案文件要均匀、单独摆放，确保消毒效果达到最佳。病案类别大致分为普通病案和特殊病案，特殊病案是指形成于某一特定时期、符合某种特定条件或具有某种特殊意义的病案[8]。非典病案和新冠肺炎病案无疑是一种特殊病案，对其管理除了日常的病案保护以外，需采取一些特殊的处理办法。如：主治医生做出较为明显的特殊标志并采用特殊病案登记本进行详细信息登记；病案室指定专人负责病案的回收，专室专柜存放，与普通病案分开保存；特殊病案予以封存，确保内容信息完整无缺，并由医务处或专职人员负责特殊病案的借阅手续；特殊病案采用微波或过氧乙酸熏蒸消毒。此外，办公室应设置在空气流动的位置，或配备通风换气设备，可结合夜间自动紫外线消毒，合理控制室内空气的温湿度，室内人员接触比较密集的桌椅、地面、门把手和电脑等进行氯消毒剂杀菌，科内配置常用的防护用具口罩、手套、免洗洗手剂等，为病案业务人员定期做身体检查并注射疫苗。

2.加强人员专业素质培养

病案室人员配备问题是病案行业普遍面临的一项难题，非卫生专业人员所占比例较大，专业素养和心理素质参差不齐，面对突发公共卫生事件的应急反应亦不相同，可谓与战斗在医疗前线的医护人员差之甚远。病案从业人员是病案室、病案行业的建设者，是院内和科内软实力的重要体现，理應提高自身专业素养和应对突发事件的心理健康能力。首先，需要改变一贯的重保管轻防控的管理理念，提高病案感染管理的前期管控意识，切忌侥幸心理，配合医院感染管理部门共同做好病案室的感染管理工作。其次，将病案人员的应急反应能力纳入考核机制，统一定期组织继续教育培训，包括感染管理基础知识、消防综合应急演练、“七步洗手法”等。再次，病案人员的心理建设是重要方面，平时加强人员的医疗相关知识学习、心理健康引导，以在突发公共卫生事件时较大程度地减少恐慌、躁动心理，增强内心稳健能力。最后，培养工作人员的大局观和奉献精神，作为公益性医疗单位中的一员，个人利益应服从集体利益，突发事件面前做一枚“螺丝钉”，哪里需要去哪里，做好本职工作的同时，积极投入到医院和部门需要的地方，提高职业成就感和认同感。

3.科技管控实现工作模式的更新

21世纪新媒体层出不穷，新兴产业更迭迅速，各种新技术的生存潜力和可再生能力在此次突发的公共卫生事件下充分展示：互联网、医疗、无人技术、人工智能、大数据、云计算、电子商务、在线教育甚至物流产业，在足不出户的前提下依然可以正常运转。相反大部分传统行业举步维艰，可见顺应时代潮流勇于尝试新技术的要求是十分迫切的。科技管控是通过现代科学技术的运用，达到对人力物力资源的总体上优化整合的管理方式[9]。近年来大量研究显示，将信息技术应用于病案管理工作中，特别是微信、二维码扫描、支付宝等给患者和社会大众提供极大便利，提高病历提取效率[10]。病案行业行为模式较为传统，发展策略与医院临床科室采用各类大型医疗设备格格不入。病案从业人员应开阔视野，将眼光着眼于医院和部门的长久和谐发展，切不可限于满足现状。某三甲医院病案室恰巧在本次公共卫生事件暴发前研发上线了医院微信公众号中的病案预约复印小程序，2020年1月20日至3月13日线上处理了596份病案复印订单，共计11675张病案材料，切实做到疫情期间零接触的同时，提高了病案室的工作效率和患者的满意度。调查显示，自2013年4月至2017年10月病案公众账号开通27个，功能类别包括病案管理、编码培训、病案复印、业界交流、其他五大模块，虽存在各种不足，但对于推广病案平台、宣传病案业务的作用是十分有效的[11]。

病案是产生于医院各个临床科室业务活动中的专门档案，病案管理的模式理应综合医院管理模式和档案管理模式，积极采用医院和档案馆（室）应用的新技术和新方法。然而现实往往事与愿违，病案行业在发展过程中饱受争议和阻碍，如认为病案并不能产生实际效用不值得各种投入，但病案信息资源的价值是隐形的、长久的，切不可以眼光短浅。伴随医疗行业的发展和信息时代办公系统的要求，电子化病案和无纸化病案荣登舞台，病案专业人员需提高自身知识和技能储备，才能逐步适应全新的工作模式。针对纸质病案日积月累导致的保管方法滞后和存储空间严重不足的问题，可以采用物联网的RFID电子标签技术和寻求院外供应商托管纸质病案的办法解决。

4.力争实现病案管理系统的远程办公

鉴于目前纸质病案的单一模式和病案信息保密的要求，病案行业几乎没有实现线上办公的先例。此次公共卫生事件的暴发，激发了病案管理系统实现线上办公的需求。医院信息处是技术的集大成者，医院病案室工作人员在恪守保密协议的前提下，通过远程工具teamviewer、VPN、虚拟私有网络等工具可以实现在家远程登录办公电脑，临床一线的海泰系统可以实现在家书写病历，病案管理系统可实现在家查阅和检索相关病案信息，病案示踪系统可实现电子病案和无纸化病案的在家签收以及纸质病案的签收状态查询，病案复印小程序可实现在家察看订单消息等。

5.确保病案保护及信息安全

确保病案实体、网络和信息的绝对安全，是建立病案应急机制的前提和目的。实体病案的保护应从两方面着手：一方面要切实贯彻国家档案局2001年的《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T 24—2000）行业标准，延长病案的保存寿命，并有利于病案工作者的身体健康，另一方面严格实施库房建造标准，坚持“以防为主，防治结合”的原则，实现病案实体安全。信息时代条件下恶意攻击、误操作、系统硬件的脆弱性、系统软件和通信协议的漏洞、事故与灾害等因素均会影响病案的信息安全，病案室应综合运用网络安全技术手段、管理手段和法律手段来加强防护，建立预警的信息监测系统和完善的病案数据异地备份制度，全面提升病案部门的安全保障能力，确保病案实体安全和信息安全。