商业分析在IT项目管理中的作用

吴新苏

一· 引言

从第一台电子计算机诞生至今，传统的IT项目已经走过几十年的历程，项目管理的方法也趋于成熟。曾经的IT项目力求完全实现用户的需求，交付合同上规定的产品，这种传统的IT项目管理方式随着企业数字化转型以及产品生命周期的缩短，越来越体现其弊端，阻碍企业战略的实现。很多时候，项目做得很成功，项目的可交付成果也符合合同的规定，但由于IT项目本身存在着快速迭代的性质，加上瞬息万变的市场竞争和复杂多变的外部环境，使得产品已经不再适应企业的战略需要，从而造成时间，资金的极大浪费。因此，在IT项目管理方法上，有必要引入商业分析的概念，即围绕着产品生命周期和企业的内外部环境，合理布局可能的项目，恰当引导用户的需求，让项目本身符合企业的战略目标。

二· 传统IT项目管理的弊端

从上世纪九十年代末起，随着信息技术的普及，带动了IT项目的遍地开花，为我国信息产业的发展做出了巨大的贡献。彼时的IT项目，主要局限于软件开发，通信技术，网站搭建，ERP实施等，项目立项以后，项目经理一般只需关注用户需求的搜集，需求确定后再做具体地实施，一次性交付成果，最后客户验收，这种方式已经较为成熟且效果很好。因为企业的信息化刚起步而且需求相对简单，企业资金投入有限，承担的风险也有限，此类预测性IT项目占据了大部分企业刚开始走信息化发展的很长一段时间。

现如今，大部分企业已经完成了第一轮的信息化布局，数字化转型的潮流席卷全世界，碎片化，迭代式，敏捷管理等新名词开始涌现，对传统的IT项目管理提出了挑战。随着企业各业务模块整合层度的加深，业务背景的错综复杂，传统的需求确认再实施的方式已经很难适应快速的社会化大发展的要求，比如说，某个功能模块，可能用户自己都无法说清楚需求到底是什么，因为他可能只有一个概念而没有经验；可能确定了的需求还没有等到实施完毕，此功能已经落后于时代，毕竟IT产品在市场上的更新频率太快了；可能一部分用户迫切想得到某个功能，而另一部分用户觉得此功能影响了他们的利益，如何来协调，如何找到双方共赢的点，这是个难题；还有可能用户只有一个初步的想法，想先做出一个模型来看看结果如何，之后再增加额外的需求，再一次迭代到新的版本等等，如果照搬以前传统的IT项目管理模式，不仅响应速度慢，灵活性不够，而且风险极高，弊端很明显，实施的结果很难满足企业战略的要求。

三· 引入商业分析管理策略的优势

正是在这样的背景下，商业分析作为近些年很热门的概念被引入了IT项目管理领域，作为顺应企业战略发展的产物，商业分析保证了产品生命周期内的所有活动都将符合企业战略的需要，为此，在IT项目立项之前，必要的商业分析活动保证了项目开工的可行性，项目章程的启动也是在一定的商业分析之后才能确定。项目结束后，商业分析的持续追踪也为产品运维保驾护航，从而覆盖整个产品生命周期。从下面的图可以看出，一个IT项目的生命周期很短暂，前期大量的时间用于调研需求，后期对产品的跟踪直到产品生命周期的结束，而所有这些生命周期都在企业战略的覆盖之下，商业分析的重要性由此可见。

具体细分，有以下3点：

（1）为IT项目管理引入产品生命周期的概念，确保项目值得被立项。

在信息产业萌芽阶段，企业对于上马IT项目往往都显得很迫切，比如需要开发一款上班打卡的软件，比如需要实施一套ERP系统等等，这类需求一般只要满足用户的期望，实施的结果总能符合预期，此时，产品的概念也刚刚起步。经过几十年的发展，企业的各类配套IT产品已经趋于成熟，各产品之间存在着千丝万缕的联系，比如存放产品价格主数据的系统往往和销售系统相分离，创建销售订单时会从价格主数据系统里调取最新的价格，如果价格主数据系统需要做升级，创建销售订单必然会受到影响，此时用户的需求是否值得立项，往往需经过深刻的调研，因为不用的用户有不同的视角，可能不同用户的需求是互斥的。还有，每个产品都有生命周期的概念，一款产品会经历导入期，成长期，成熟期，饱和期，衰退期，并非所有的用户需求都值得被立项，关键还要考虑产品所处的生命周期阶段是否值得被立项，是否能产生最大化的收益，项目立项之后，项目经理和商业分析师也需要跟踪用户的需求，但两者有各自不同的审视维度。

（2）商业分析确保所实施的IT项目是符合公司战略的，确保项目实施不偏离轨道。

IT项目往往需要对企业的数据流，业务流有一定的梳理，并结合企业实际，制定出符合企业发展战略的需求清单。企业的战略可以保持相对稳定，但市场环境瞬息万变，机会的把握稍纵即逝，现在大型IT项目实施周期可能会长达1年以上，在如此长的时间内，如何确保项目始终符合企业的战略是一个富有挑战性的问题，因为IT产品的生命周期更短，项目经理如果只是闭门造车，不仅项目本身会面临极大的风险，而且很有可能最终的可交付成果背离了企业的战略，给企业造成不必要的损失。而商业分析的出现，缓解了这种风险，因为不仅项目团队会关注用户的需求，商业分析师同样也会关注用户的需求，但两者关注的维度是不一样的。商业分析师从企业战略的高度，确保商业需求符合公司的发展战略，这一点如果确认了，项目章程才能得以确认，项目经理才会得到任命，项目团队才会参与到项目实施中来，并且在项目的实施过程中，商业分析师始终关注着商业需求的变更，项目团队也始终关注着用户需求的实施，最终确保项目团队能够交付符合用户需求的IT产品，在这样两层的嵌套下，IT项目成功的可能性大大增加。而且商业分析确保了IT项目没有偏离企业的战略，降低了风险，实现了企业的目标。

（3）商业分析师和项目经理以不同的维度关注着用户需求。

如上文所述，商业分析师和项目经理都需要关注用户的需求，但两者关注的维度是不一样的。项目经理主要负责统筹规划项目进度，在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理，并直接向项目发起人汇报。而商业分析师则可以定义为理解业务需求或问题的角色，并将其转化为对组织及其利益相关者最大化价值的解决方案的要求。 从更实际的角度来看，大多数IT项目的商业分析师都专注于从利益相关者那里引出需求，分析这些需求并将其记录到各种文件中，以供系统架构师，软件供应商，开发人员和测试团队使用。项目经理负责项目的顺利实施，商业分析师是项目符合企业战略的保证，两者相辅相成，不可或缺。在很多项目里，项目经理和商业分析师的角色是由一个人来完成的。出现这种现状的主要原因是：一方面是对商业分析师角色缺乏理解，二是认为商业分析就是项目经理应该做的一种工作。但是目前很多大型公司已充分意识到项目经理和商业分析师对于一个项目的成功起着同样重要的作用，需要由两个不同的人分别承担项目经理和商业分析师的角色。

四· 结论

随着企业数字化转型的发展，传统IT项目必然面临着挑战，无论是敏捷开发，需求迭代，还是商业分析，这些新名词的背后都要求越来越快的响应机制，越来越科学的需求筛选和随时紧扣企业发展战略的思维，商业分析从关注产品生命周期的角度，给了企业的IT项目以必要的支持，这种思维同样也可以放大到其他传统项目中去，无论是什么类型的项目，在实施项目的前后，都必须跟踪产品所属的生命周期阶段，做出适合企业发展战略的规划。这样，企业的目标才能实现。