高校图书馆电子资源采购流程风险防范建议

张安娜

（南京审计大学图书馆，江苏南京 211815）

0 引言

信息化和通信网络技术的迅猛发展带来信息存储和传播的诸多变革，电子资源逐步发展为发布、访问和获取信息的重要渠道，越来越多的学术信息通过网络的形式呈现和获取。基于在使用时间、空间上的优势，以及高校教学科研和人才培养对科技文献的迫切需求，电子资源逐渐成为高校图书馆文献资源建设的重要内容，并且被作为馆藏资源纳入教育事业统计，成为高校办学评估的重要指标之一。教育部高等学校图书情报工作指导委员会发布的《2018年高校图书馆发展报告》中显示，2018年全国有964所高校图书馆提交了电子资源购置费数据，在文献资源购置费中，电子资源购置费所占比例已经过半，且均值与占比自2006年以来呈逐年升高趋势，增长的斜率正在变大，电子资源购置费将成为图书馆文献资源购置费支出的主要部分［1］。高校每年投入电子资源的采购经费少则数百万元多则上千万元，采购流程涉及环节众多，风险几乎贯穿所有环节，具有隐蔽性、复杂性，防范不到位不仅会给图书馆带来负面影响，还会直接造成学校国有资产的损失。因此建立和健全有效的风险防范措施，对细化图书馆电子资源采购流程，规范采购行为，构建更加科学合理的资源保障体系具有重要的参考和指导作用。

本文从图书馆角度出发，以风险防范的重点层面——采购流程为切入点，梳理电子资源采购各阶段的主要工作内容，根据业务循环征集风险信息、识别风险因素，趋利避害，提出可落实的风险防范措施，指导流程的优化和再生，以期达到有效预防风险的目的。

1 采购流程梳理

流程梳理是风险防范管理的第一步，目的在于对流程各环节的管理状况、工作内容进行初步了解，对其有效性及是否需要优化做出大致判断，为下一步风险识别做准备。电子资源采购流程是完成电子资源采购任务并实现文献资源建设目标的一系列活动的有序集合。通过对多所高校图书馆的实际调查，经过整理目录、分级归类、内容提取，电子资源采购流程可以归纳为立项、实施、管理3个阶段，具体流程如图1所示。

1.1 立项申报阶段

立项前首先针对用户需求展开调研，征集基层用户的推荐意见，了解资源及供应商的相关信息，参考同等和同类高校资源配置情况。根据调研所得信息，基于用户需求和馆藏建设目标，结合在订和试用资源的使用评价，拟定电子资源建设计划，由专家评审论证确定最终方案。最后填写项目申报材料，明确详细采购参数，按学校采购项目申报流程逐层审批。

1.2 项目实施阶段

申报项目获批后进入招标采购环节，采购方式分图书馆采购、学校招标部门采购和政府采购多种形式，具体根据招投标法和各高校招投标管理规定进行选择，成立谈判专家组，就资源价格、服务、订购模式等与供应商进行实质性洽谈与博弈，最终确定成交方，并依法公示。接着，履行合同审签程序，由图书馆对合同内容进行初审，然后移交学校法务部门复审，定稿后与供应商正式签订合同。按照约定完成产品安装、调试和交付使用并验收。验收无误后在获批的资金预算范围内，按照学校财务规定支付合同款项。

1.3 项目管理阶段

合同期限内，通过多种形式的宣传推广和用户信息素养教育，充分发挥资源的使用效益，是项目管理阶段最主要的工作之一。同时，全程跟踪监测资源平台的运行情况，搜集用户使用数据和供应商服务信息，并且建立反馈机制，收集用户意见。在服务期限结束前，结合以上信息和数据对资源使用情况进行分析和评价，为下一轮资源规划立项提供决策依据，构成电子资源采购流程的完整闭环（见图1）。

图1 电子资源采购流程示意

2 风险因素识别

基于对采购流程各环节的梳理，从管理线和业务线两个层面，通过管理层访谈、业务人员集体座谈、专家咨询等方式，从战略风险、财务风险、运营风险、市场风险、法律风险5个方面收集电子资源采购流程中和风险相关的内外部信息，包括历史数据和未来预期，成功因素和失败案例，旨在识别可能存在的风险因素，为下一步提出防范建议奠定基础。

2.1 战略风险

战略风险指在项目计划制定和实施上出现偏差，或未能随外界环境改变及时做出调整，因而造成损失，包括政策和形势把握的风险。具体表现为采购前没有统筹安排及合理制定采购计划，对采购项目的必要性、可行性缺乏科学论证，盲目采购导致用户需求没能得到有效支持和响应，资源内容、资源范围、资源结构未能契合学校教学科研和人才培养需求，或是偏离学校发展规划重点，严重影响资金使用效益。

2.2 财务风险

财务风险表现为计划预算和资金管理的风险。与纸本资源相比，电子资源价格高昂，预算价格的确定一直是图书馆比较关注的问题。电子资源多为网络学术文献或数据信息，资源价值难以确定，供应商出于利益驱动通常给出的报价较高，如果直接匹配供应商报价未做任何价格协商就列入预算，会直接引起资金浪费。另外，图书馆作为电子资源归口管理部门，在有限的经费条件下，难以平衡不同学院和科研机构在寻求各自部门利益最大化过程中提出的多样化需求，容易受到外界因素干扰造成资源配置不合理。

2.3 运营风险

运营风险可以从项目实施、管理、运行监管和造成损失的人为因素等方面收集信息。例如：①采购方式选择不当，招标环节缺乏必要的监管，信息没有依法公开或公开不符合规定。②验收程序缺失，或验收不严，流于形式。③资源投入使用后，宣传推广力度不够，用户培训不到位，导致资源未被用户真正了解和使用，投资回报低于预期。④资源评价体系不合理、方法不恰当、指标不科学，无法准确反映资源使用情况，不能如实揭示电子资源的实际质量以及与用户需求的契合度［2］。⑤采购馆员专业素养不够，或是职业操守缺失、法律意识淡薄，采购工作随意性大，甚至为追求利益以权谋私，严重阻碍采购工作合法有效地进行。

2.4 市场风险

市场风险体现在产品价格变化和供应商的信用两方面。电子资源不同于其他产品，它的内容和信息量随服务时间的延续不断更新和增加，价格也随之上浮，尤其是外文电子资源，每年都有一定的涨幅，计价模式复杂并且受汇率影响，价格具有波动性，给采购带来很多不确定性，倘若未能准确判断市场环境，会导致经费预算偏离实际。另外，供应商的信誉和资质直接关系资源质量，如果采购馆员对供应商的相关情况了解认识不足，容易出现资源供应不达标的情况，导致无法有效满足用户需求，如果资源没有解决版权问题还会引发法律风险。

2.5 法律风险

法律风险是指违反法律、法规和规定，或是侵害其他利益相关者的权益，从而导致蒙受经济或声誉损失的风险。表现在两方面：（1）采购模式的选择上，存在以分包、拆包等方式规避政府集中采购、招标采购的风险。（2）合同审理过程中，供应商出具的合同文本形式多样，难以统一，对馆员的法律素养提出更高的要求。合同文本中的风险点可归纳如下：（1）对供应商违约行为的认定及责任承担方式没有约定，或约定不明，缺乏实际操作意义，关键时刻难以维护学校权益。（2）争议解决条款不利于校方，具体体现在发生争议的解决方式和诉讼地的选择上，例如约定向供应商所在地法院提出诉讼，无疑为校方增加诉讼成本和带来不便。（3）缺乏版权声明和保护条款，发生侵权纠纷时校方难以免除法律责任，如果用户违反版权声明，恶意下载或传播资源，还会造成资源关停甚至服务终止，不仅损害合法用户的权益，还严重影响学校声誉。

3 风险防范建议

3.1 基于用户需求充分调研

充分的调研能够最大程度提高资源采购的针对性，提升用户满意度。采购前期建议从以下4方面加强调研：（1）用户需求。以身份、部门、专业、学科或研究方向为单位细分用户群体，通过日常走访、问卷调查、资源荐购渠道全面了解不同层次用户需求，通过分析、归纳和整理，明确需求来源、需求内容和需求规模。（2）馆内现有电子资源配置结构。从资源类型、学科分布、语种结构层面综合考量、查漏补缺，原则是兼顾学校各学科和专业，有重点地增强优势学科、重点建设学科以及学位点增列所需资源的补充建设。（3）拟续订和新增资源的使用情况。整理拟续订资源《使用评价报告》，制定拟新增资源《可行性报告》（包括采购理由，对教学科研工作的意义，是否已订购同类资源，试用情况；内容、功能及技术指标，个性化服务；使用效益预测，适用学科、专业、科研方向及读者层次，价格依据等等）。（4）行业现状。包括供应商的相关信息，工商资质、信誉地位，以及资源在其他高校的购买情况，有良好用户基础的供应商具有更高的可信度，资源稳定性、可靠性、数字版权方面更具保障，将校方需求和使用建议与供应商所能提供的服务反复沟通，以达到最优化选择。

3.2 合理制定采购计划

制定合理的预算是实现电子资源建设经济效益最大化的保障，也是降低经济风险的重要环节，图书馆需要对经费预算严格规范和限制，整体预算以用户需求为本从体系化建设的角度科学合理编制，单项资源预算价格的制定以往年合同价格、集团采购方案、同类高校价格等同行业认可的价格作为依据，为有效完成预算指标额度提供保障。采购前成立由校领导、学科带头人、一线教师、图书馆员组成的专家组，以学校发展以及教学科研和人才培养需求为出发点，在专业指导下遴选资源，综合调研信息讨论研究并确定符合馆藏发展政策和学校战略发展需要的电子资源采购计划，包括采购内容和采购模式，单独采购还是联合采购，购买全库还是子库，远程访问还是本地镜像，IP访问还是购买账号，等等，并形成会议纪要。原则上既考虑用户需求，又能体现学校建设规划重点；既要满足一般读者的需求，又要有侧重地满足特定用户需求；构建既兼顾延续性、系统性和学术性，又考虑特色性的可持续发展性的资源体系。可邀请校外图书情报领域专家对方案的合理性和可行性进行论证，并形成论证报告，进一步提高决策的科学性。在此基础上制定《电子资源采购任务书》，阐述建设目标、建设内容、采购模式、进度安排、预期成果和经费预算。

3.3 细化招标履约要求

招标环节严格执行政府采购招标相关法律政策和学校招标管理规定，进行电子资源公开招标采购，信息公开提高采购活动透明度。建议在管理架构上资源采访部门和采购管理部门相对分开，共同保障和促进资源质量提升，有效降低廉政风险［3］。如由图书馆负责资源立项申报和合同执行，学校招标采购部门负责招标阶段的统一对外出口。如果图书馆是自主采购，从组织、选择采购方式、谈判要求到评价方法应严格遵循《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》的规定。

在审核合同条款时最大限度保障校方权益，避免法律风险。首先明确供应商的义务和责任，包括产品质量、用户服务方面的要求，如果产品和服务不达标由供应商承担支付违约金或损害赔偿的违约责任；明确版权担保条款，因资源版权引起的纠纷由供应商负责，学校保留追偿权利；增加关于履约担保的约定，例如要求供应商于合同签订前交纳合同金额一定比例的保证金确保合同的履行，待合同约定的内容履行完毕，保证金自动转为质保金，质保金在服务期满且考核合格后无息付清，若考核不合格则予以没收；选择有利于校方的争议解决方式，约定双方在执行合同中发生的一切争议通过协商解决，如协商不成向校方所在地法院起诉。

制定资源验收标准和规范，根据学校招标采购项目履约验收相关管理规定，严格执行验收程序。由技术馆员根据验收标准和规范，与合同文本进行核对，对资源类型、规格、数量、质量和其他相关内容进行检验，出具验收报告，出现问题在报告中显示，要求供应商整改直至合格，并在报告中确认最终结果，特殊产品或服务还可以委托第三方检验机构参与验收。

3.4 宣传推广与用户教育并重

通过定期与不定期、线上与线下、集中宣传与上门推介相结合的形式进行资源推广：读书节期间邀请供应商分期分批开展集中宣传，现场答读者问，发放宣传册和小礼品；运用现代先进的信息手段，通过互联网、微信等渠道开设推广专题进行资源推送；根据资源的学科类型，走进学院、科研部门，直接和一线教师、专家学者面对面提供咨询服务；发挥图书馆学生组织的作用，建立学生代表制度，由学生代表通过QQ群、微信群、BBS等渠道直接向学生用户推广馆内资源；在资源试用期间，通过宣传吸引和鼓励各种类型用户参与体验，征集不同层次读者的意见；将电子资源版权保护融入日常的宣传推广，明确告知不得违规下载和利用资源，规范用户使用行为。

针对不同用户群体的个性化需求开展多层次、多方位的用户培训教育，提升用户信息素养水平，发挥资源使用效益。由咨询部馆员负责电子资源及其利用、文献查找过程中所遇问题的日常咨询解答；开设信息检索课，由专业馆员进行授课，或者将资源利用嵌入日常教学，利用课程教学增加用户对馆内现有资源的了解并提高使用技能；邀请电子资源专业讲师，根据受众面，结合学院或相关部门培训需求，有针对性地开设专题学科讲座或是上门指导服务，介绍资源内容、使用方法以及延伸功能，更好地实现服务教学科研和学习的目的，同时也是采购经费被高效合理使用的重要保障。

3.5 评价指标体系构建

科学评价电子资源的使用效益既是对本轮采购效益的验证、总结，又能作为下一轮资源规划的前端分析。供应商开通服务后实时监测资源平台的运作情况，采集情报和数据，建立电子资源使用档案，形成对使用数据的有效管理。收集的数据类型包括：①平台运行情况。校内外运行状态是否正常，有无出现任何使用故障和内容错误、缺失等现象，发生故障的频率；②平台使用情况。访问次数、有效检索次数、下载次数；③供应商服务。响应速度、解决问题方式、用户培训次数、使用统计服务；④用户满意度。平台操作体验，内容是否能够满足需求等。这些数据和信息能从一定层面反映资源质量和用户在使用中的行为和态度，但是不能直接对应到资源的使用效益，单纯依靠这些统计评价资源具有局限性。因此图书馆有必要建立合理的评价体系，按照资源类型利用科学的分析法对各项资源使用效益进行全面分析和评价，在服务周期结束前生成使用评价报告，衡量资源和服务是否有效回应了校方需求。针对试用资源还要增加资源品质、供应商资质、定价依据、同行购买情况、使用效益预测等方面的评价，生成可行性报告。通过科学评价为资源后续迭代完善提供支持，形成资源的合理进出机制。

3.6 馆员角色转变

电子资源载体、存储方式和内容获取的特殊性，以及采访方式的变革与发展，正逐步改变图书馆员长期以来塑造的角色，图书馆开始关注馆员在信息素养、信息服务方面能力的拓展，并且馆员的职业道德和法律意识直接关系到采购工作的规范程度。图书馆可以从以下方面着力提升馆员的综合素质，实现由单一采访馆员向综合法律、计算机、推广服务专业能力的复合型人才转变：（1）加快研究型馆员队伍建设进程。鼓励馆员在职教育和业务进修，积极参与区域内外馆际交流，图书馆学术会议与相关业务培训，培养馆员嵌入学院主干学科和专业建设，协助开展文献搜集、定题服务等，提升馆员专业素养以及信息服务和情报研究的能力。（2）学习采购相关的政策法规。包括国家和地方招投标法规、学校采购管理办法、合同法、知识产权法、信息网络传播权保护条例等，进一步规范采购行为，为保护校方合法权益积极争取主动权。（3）注重内部环境培育。重视馆员职业道德教育，加强廉政专题学习，将廉政建设和风清气正的工作作风作为工作要求纳入岗位工作目标进行管理和考核，与常规工作一起部署、落实、检查，帮助馆员树立健康的职业观和价值观，增强风险意识。

4 结语

基于流程的电子资源采购风险防范不是一种机械的设定，它的意义不仅在于对采购从立项到管理全流程的优化与再生，更在于对图书馆，乃至其他相关部门内部控制越来越趋于完善的指导意义，这种意义体现在对部门管理制度提出的一系列改变，基于风险的动态变化如何不断强化内部控制，修正薄弱环节，使管理措施和控制手段不断适应外界变化的市场环境和学校发展实际需求。