不动产档案传统管理与数字化管理对比分析

尚拥军

摘 要： 在我国进入21世纪的新时期，经济在快速发展，社会在不断进步，以及大数据的应用，我国不动产档案管理已进入改革深水区。不动产的档案管理也是一项基础的管理工作，从原有的局面上，表现出了各项疲乏性，需要进一步不断深化改革。本文从不动产档案传统管理与集成化管理的性质出发，研究二者内涵，并结合基层不动产档案管理对二者进行比较研究，分析不动产档案的传统管理与集成化管理在不同方面的异同，从法律和管理等方面梳理传统管理与集成化管理的根本区别。通过比较，我们可以发现，在当今经济高速发展的社会，不动产档案的传统管理手段已经明显不能适应经济形势的需要，集成化管理更加适用于如今经济高度发展的社会，满足时代的发展要求。

关键词： 不动产档案;传统管理;数字化管理

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）09-0295-01

引言：信息技术推动社会的信息化和网络化，传统的档案管理模式也受到挑战，档案事业要想获得长足的发展，必须改变传统的档案管理模式，继之以适应时代和市场需求的集成化管理模式进行管理。不动产档案作为档案的重要组成部分，是人们参与经济活动中物权交易形成的产物，对交易双方的合法权益起到维护和保障安全的作用，不动产档案相对于其他档案来说，其利用频率更高。因此，不动产档案管理的质量不仅会影响档案的日常利用和服务，而且还会影响不动产档案作用的发挥，甚至会影响国家档案事业的长远有序发展及国家或地区的重大决策的颁布。因此，本文通过对不动产档案传统管理与集成化管理进行比较，从而提出不动产档案管理的模式。

1 不动产档案传统管理模式特点

①以纸张作为信息载体。在档案管理中，档案信息载体主要是制作成档案所使用的材料，在建国之前主要使用宣纸，大部分是由人工进行手写，复印材料、油印材料以及打印材料使用频率底。比如在不动产权属登记申请人所提交的不动产付款票据、不动产登记委托书、不动产登记申请书以及不动产买卖合同等，都是以纸张作为信息载体，同时在登记不动产权过程中所需要的审批意见以及调查意见都是通过笔墨在纸张中进行书写。直至上世纪70年代初，部分格式较为固定的档案文本被人们通过油印的手段印刷在纸张中，让登记人员逐一填写，极大提升了不动产档案登记与管理的效率。随着我国科学技术水平的不断提升，各类机械化办公设备已经逐渐出现在日常生活中，不动产登记与管理也开始使用了这类办公设备，通过胶印、铅印、手工蜡纸刻板油印等方式来实现格式文本的呈现，相关登记人员以及管理人员则通过碳素墨水或蓝黑墨水结合钢笔在纸张中书写相应的内容。由此可见，在传统的不动产档案管理模式中，构成不动产档案信息的实体材料是通过书写来实现，在新时代符合年龄相对较大的人群特点，更容易被这类人群所接受。②手工抄录查询结果。在传统不动产档案管理模式中，当相关管理人员需要为客户提供相关查询业务时，往往需要让客户手写不动产登记信息查询申请书，并把客户的基本信息、检索条件、准备查询的事项以及查询信息用途登记在案。管理人员通过客户所提交的准备查询事项在纸质目录中进行检索，并将不动产档案的编号进行记录，手写完成提档单，接着进入存放档案的库房，将符合条件的档案提取出来。提取完毕之后，还要进行不动产档案的出库登记，并阅读提取的不动产档案，记录下客户想要查询的信息，并就这类信息加盖相应的印章。

2 不动产档案传统管理与数字化管理对比分析

2.1 管理法律法规：分散与逐渐统一

传统管理中，不动产档案形成机构有房产档案交易管理机构、农林主管机构、海洋管理机构、土地管理机构等，各个机构或部门是根据自身业务的特点而遵循不同的法律法规和行业标准及制定本机构或部门的业务指导办法，按照各自的标准管理业务活动中形成的档案。

2.2 管理主体的差异

在不动产的传统管理中，管理的主体涉及政府，土地等各个部门，都会保存下档案，只是各部门都有自己的职责，分布地不同。可以说这些部门的档案都是独立的，但这些部门之间的档案是密不可分的。这种差异性便导致了档案管理上的不便性，档案应用的阻塞性。集成化管理，在很大程度上会实现了相关机构或部门实现相互共享、应用的目标，实现房地产档案的高效、有序管理。集成化管理特点主要表现在：一方面，建立网络化的数字资源共享档案，实现便于管理的目的。另一方面，可对不动产档案涉及的有关机構或部门进行整合，形成统一的机构或部门，实现有效管理。这两方面的特性保证了集成化管理的便利性和流畅性。

2.3 推动不动产档案数字化管理发展的策略。相关管理

人员应当构建一个健全的不动产档案数字化管理机制，以此促进档案管理工作效率得到有效提升，这样才能够确保在管理房屋不动产相关信息时不出现纰漏，从而为人民群众带来最为优质的登记与查询服务。在不动产档案管理队伍内部，应当充分考核相关工作人员，让其能够具备优秀的理论思维能力，并采取合理的措施来扩展其思想，让其不断吸收不动产档案管理相关先进经验，进而充实自身。部分不动产档案管理人员并不熟悉数字化管理方式与手段，针对这类人群应当采取相应的措施，让其实践能力得到有效的提升，并根据社会发展的实际情况，制定出相应的标准，让管理人员给自身的实践能力提出一个发展目标，并不断进行提升，从而迎合信息时代对于数字化念，以此来提高他们的专业水平。其次，要重视科学技术的教育和培训工作。

2.4 保管场所：实体与虚实结合

传统管理中，纸质档案占绝大多数，数字化、电子化档案极少，这就要求档案馆必须有足够的库房保存纸质档案。但是随着信息化的快速发展，人们的物质交易活动越来越频繁，在交易活动中形成的档案也越来越多，现有的档案保管场所难以满足日益增长的档案的现实需要了，而档案馆能想到和做到的要么是保留旧馆建立一个更大的新馆，要么是摒弃旧馆搬迁到更大的新馆。这些做法远不能从根本上解决不动产档案急剧增长与保管场所不足之间的矛盾。

结语：随着社会的不断发展，以及信息化时代和大数据时代的来临，自然对传统的不动产档案管理模式做出了挑战。由于传统不动产档案管理模式体现出一定的落后性和不便性，集成化管理模式有着较好的优势和先进性，集成化管理更能满足时代发展的需要。当前须充分运用集成化管理模式，提升不动产档案管理的水平，实现集成化管理对不动产档案管理和服务各个环节的充分保障。

参考文献

[1] 李敏嘉.基于“互联网+”的房地产档案管理思考[J].城建档案，2017（4）：41-42.

[2] 张肖千，张照余.不动产档案相关概念界定[J].档案学研究，2015（3）：4-6.

[3] 徐冲.对数字档案室建设的思考[J].兰台内外，2017（2）：40-40.