以管理创新推进阳光合规采购

吕福友

摘 要：近年来，随着石油行业专业化重组和集中采购的不断加大，A油田清醒地认识到原有的物资采购方式已经严重制约了企业的发展，因此，A油田积极探索和实践自己的采购管理模式，采取了一系列改革创新措施。本文首先介绍了原有物资采购模式存在的问题，其次详细阐述了创新管理模式，建立制度机制以及实施阳光合规采购，确保物资采购更加安全、合规、有效的具体措施和方法。最后列举了通过不断管理创新，取得了哪些经济效益和社会效益成果。

关键词：管理创新   阳光采购  合规管理

中图分类号：F273 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2020）05（b）--02

1 A油田原有物资采购模式存在的问题

A油田公司是石油行业以油气勘探开发为主营业务的地区分公司，其原有的物资采购供应模式在采购质量、保供实效上存在一定缺陷，主要表现在以下方面。

（1）链条冗长，环节繁多。采购业务流程冗长，环节手续繁多，效率低下，供需矛盾突出。

（2）专业不“专”，职能交叉。A油田物资供应单位机构设置较多，不仅有专业的物资供销公司，还有其他二级单位及多家企业分别实施采购。同一业务面对多样业务主体，职能交叉，内部恶意竞争明显，管理难度大。

（3）制度缺失，乏规少据。在采购管理的关键环节上缺乏细化的制度和执行依据，现有制度的指导性和操作性不强，造成在制度执行环节随意性较大，带来诸多问题和风险隐患。

（4）业务人员水平参差不齐。管理上缺少培训考核，人员聘用选拔随意性大，造成从业人员专业化程度低，采购工作效率低下。

2 物资采购管理创新的主要措施及做法

为了改变现状，A油田公司实施顶层设计，推行管理创新，从物资供应模式、方法、效率、考核等进行全方位可行性分析，确定了以“大采购”为支撑的“集中采购、物归一家、钱出一口、合规管理、阳光透明”物资采购创新管理模式，具体措施如下。

2.1 创新管理模式，优化业务链条

2.1.1 整合资源，突出优势

（1）整合机构，突出专业优势。一是将采购职能集中，在所属物资供销公司成立了物资采购服务中心（以下简称物采中心），负责油田物资采购工作;二是整合仓储资源，在物资供销公司内部成立仓储管理中心，将二级设库调整为一级设库，实现集中储备;三是优化内部业务流程。取消转储移库，缩短内部业务流程;四是在物资供销公司内部成立质量监督中心，负责物资质量检验、驻厂监造等物资质量的全过程监督。

（2）人员整合，突出人才优势。合理配置人力资源，选拔优秀业务人员充实到物采中心，强化物采中心的采购职能，突出采购人员的专业优势，推行料性负责制。按照石油工业60大类物资，对不同的物料属性，分大类、中类、小类甚至到品名，均有专人负责，专项管理，集中人才优势，强化专业分工。

（3）业务整合，突出集中优势。对采供销业务流程进行优化，强化集采职能，按照集中市场、集中资源原则，以物资八位码为界定依据，对公司主要经营的42大类物资，属于一二级集采目录物资，全部纳入集采，重新界定物资采购范围;突出服务职能，按照“工作量均衡、专业对口、就近就地”原则，对油区内67个供应服务市场重新进行划分，调整幅度达80%。

2.1.2 創新模式，强化职能

（1）操作职能归口，强化采购实施。将管理部门负责的计划审批、招标谈判、电子商务点击等职能前移，缩短审批环节，加强需求计划管理，科学制定采购方案，大力推进电子采购。

（2）管理职能上移，强化过程监管。将采购单位的审批职能收至油田公司物资装备处，每年加大对物资采购单位的集采项目和计划管理的考核，实行考核积分制。

（3）采购职能集中，强化政策执行。物采中心在ERP系统中完成从计划接受到出库结算的采供销全过程业务，物资供销公司各区域分公司只负责对所属地用户的物资配送、现场验收、出库结算等现场供应服务。

2.1.3 再造流程，提升效率

（1）抓住关键风险点，集中管控。将一二级物资集中统一管理，集中采购、集中签订合同、集中付款。强化物资采购组织，严肃执行集中采购结果，提升供应保障效率。

（2）解决流程制约点，缩短周期。A油田公司的用户单位分为上市部分和未上市部分，所属物资供销公司作为未上市单位为其他用户单位供应物资时，对外需签订采购合同、资金支付，对内签订销售合同、开具增值税发票。之后，A油田公司进行了流程优化，物资供销公司直接使用其上市业务账户对外采购付款、对内调拨保供，减少一次合同签订、减少增值税发票开具、减少税费支出。

（3）减少操作连接点，提高效率。一是统一采购账户，由物资供销公司根据需求计划直接匹配、一次性导入到相应用户单位的库存，用户单位可以直接进行物资出库、成本核算。二是简化ERP系统移库和转储操作环节;三是取消物资装备处的计划审批环节，将招标方案调整为由物资装备处一个部门审批。

2.2 健全制度机制，合规管理运行

2.2.1 配套制度，操作有据

针对采购实施过程中存在问题和隐患，先后出台《计划跟踪管理办法》《物资采购管理程序》《招标管理程序》等10余套相关的配套制度。

2.2.2 执行政策，严格实施

坚持集中采购，逐步推行标准化采购、代储代销，并采取了严格有效地考核措施。（1）对定商定价及带量采购的一级物资，严格执行目录采购;对定商的一级物资，采取在甲级供应商中招标采购;对非目录的一级物资，请示总部或组长单位的，严格按程序履行。（2）坚持集中采购和公开招标不动摇，深入推进二级物资集中采购。（3）逐步扩大集采范围，优化集采品种，实现目录式采购。

2.2.3 关键环节，规范操作

（1）规范审批，提高效率。合同签订采取专人负责的方式，要求在接到合同签订通知单2日内进行系统审批，提高合同的签订质量，缩短了签订周期。之后又将资金额度较小的合同（五万元以下）审批流程进行简化，由5级审批减少为2级审批。

（2）管办分离，规避风险。将物资的招标从采购环节中剥离，委托招标公司公开招标，并规范了谈判行为，谈判限额及谈判方式，规避了经营风险、降低了廉洁风险。

（3）严控质量，确保达标。增加了监督抽查不合格品整改率及进货检验率;增加了必检物资现场监督，对存放在库房和直达用户现场的必检物资进行定期抽检;针对必检物资，探索在ERP2.0系统中设计和开发质量管理模块;增加了对石油专用管材等重点物资的驻场监造;同时委托第三方检验机构进行必检物资检验并随时掌握检验进度。

2.3 实施阳光采购，全方位公开透明

2.3.1 采购公开，过程透明

（1）搭建阳光采购大厅。成立采购业务大厅，以 “清洁物资、廉洁服务”为宗旨，实施阳光合规采购。坚持决策、信息、环境、职责四公开原则， 严格实施分层交易、分段管理、分级监督的管理模式。采购合同年均签订4000多份，采购资金年均支出20多亿元。

（2）推行分段管理。大厅实行开放式办公、分段式管理的一站式工作模式。依次设置了计划、采购、合同、质量、结算五个功能区，每个功能区只负责一段工作业务，所有业务全部都在线上运行。每个分段由专人负责，专人管控，各岗位相互监督，相互制约，形成了有效地监督机制。

2.3.2 信息公开，资源共享

设立信息公开大屏幕，随时对外公告采购管理全过程信息。包括集采公告、质量简报、对外付款以及与采购有关的各类信息，方便生产用户或厂商，能随时了解掌握各类采购信息动态;公开系统流程信息。启用ERP2.0系统，增加仓储、质检、配送等功能，计划、合同、采购、质检、仓储、配送一整套采购供应链业务全部实现系统上线运行，供应单位及用户单位可通过系统跟踪物资采购进度情况。

2.3.3 程序公开，严格规范

（1）坚持公开招标。所有物资招标文件均采取机关部门审定的流程。按照三比一分析的原则，设定最高投标限价。

（2）严格控制不招标项目审批。将物资单次采购招标限额由原来的30万元调整为10万元;改变不招标审批程序，由原来逐级签字审批，调整为会议审批; 明确由建设单位对不招标项目提出申请，并负无限责任。

（3）建立招标平台。对整个开标、评标过程进行全程的音频、视频记录和实时监控，所有招标项目的招标公告、投标邀请书、中标候选人公示、中标结果公告等，由招标中心统一在A油田公司招标信息平台和石油行业招标投标网上同时公示，确保集采项目的规范实施。

3 取得的效果

3.1 降低了物资采购成本，效益成效突出

截至目前，A油田公司已形成了26000余条二级集采目录，实现了98%以上的二级物资集采。通过二级物资集中实施，采购成本节约率达到10%以上。其中： 2017年节约采购成本4.05亿，2018年节约采购成本1.87亿，取得了良好的管理和经济效益。

3.2 创新了采购管理模式，满意度明显提高

（1）制定服务管理办法。利用周报汇总用户满意度信息，每季度通过网上测评系统及走访用户调研，进行满意度测评。

（2）平均采购周期由以往的100多天降低到66天，计划条目由原年12万条减少到6万条，减幅50%以上，从源头上减少采购工作量，提升了标准化采购程度，工作效率提升带来了用户满意度的提高。

（3）实施阳光采购，信息公开，用户单位及供应商及时了解采购情况和进度，满意度提升，投诉率明显下降。

3.3 合规管理风险明显降低

随着采购模式的再造，阳关付款的推行，企业合规管理风险得到有效控制，各项检查问题逐年减少，事后合同和瑕疵合同数量同比下降80%。

3.4 搭建了阳光办公平台，树立企业品牌

良好的阳光采购过程，给A油田公司树立了良好的企业形象。目前，A油田公司不仅与800多家国内厂家建立了良好的合作關系，并且打开了与中石油渤海钻探公司、渤海装备公司等关联交易市场，逐渐在冀东油田、中油海海工事业部、中油海船舶事业部、海南福山油田、中石油煤层气临汾、忻州分公司等市场站稳了脚跟，树立了企业品牌，取得了很好的经济与社会效益。