新公共服务理论视角下高校人事档案管理策略探讨

赵晓格

摘要：随着现代社会的不断向前发展，在新公共服务理论指导下，高校的人事档案管理亦随之面临着更大的挑战，现代社会对于服务职能提出了更严格的要求。因此，高校在进行人事档案管理工作时，不仅要实时地与新公共服务理论要求相结合，更要与时俱进地采取更为创新的管理策略，将高校人事档案管理的革新工作尽快地投入建设，提升人事档案管理工作的效率与水准，为档案管理工作的准确性与私密性提供更全面的保障，以此更为快捷的推动高校人事档案管理工作的进一步发展。

关键词：新公共服务理论;高校;人事档案管理

现阶段的高校人事档案管理工作，虽然是作为高校人事档案工作中最基础的一部分，但是也是保证整个高校顺利运行的核心部分，但是由于传统档案管理模式相对来说比较单一，且并没有注重人事档案管理工作在高校综合管理中存在的重要性，高校人事档案信息的利用率并没有达到实际中的效果。在新公共服务理论下，高校不仅要创新管理策略来改进原有的管理模式，更全面的重视高校人事档案管理工作在高校工作运行中的实际地位，更要对思考高校人事档案管理的核心工作予以更完善的整合，从而更好的促进管理目标的顺利达成，进一步推动高校相关管理工作往更良好的方向发展。本文就当前高校人事档案管理的现状，结合新公共服务理论视角下高校人事档案管理革新的必要性，简单的提出几点合理的革新途径，予以简单的阐述，以作参考。

一、現阶段高校人事档案管理的现状

就目前而言，高校人事档案管理工作首先要解决的问题，是高校大部分教职工对于人事档案管理的实际意义，还没有在本质上引起足够的重视，而由于教职工的认知不足，忽视了对个人人事档案信息填写的重要性，也就难以保证教职工的人事档案信息的准确性。虽然高校人事档案管理会随着高校规模的扩张进行适当的管理升级，但是档案信息服务意识依然停留在基础的层面。

其次，高校人事档案管理制度还不够完善，对人事档案信息的完整性以及准确性，都缺乏必要的监督机制，难以从根本上保证档案信息的真实性，这在一定程度上，相当不利于人事档案进行更为规范的管理，这不仅对高校人事单位档案管理工作带来了新的挑战，对于高校管理工作的正常运行与发展，也产生了一定的阻碍。

另外，高校人事档案管理工作的开展过程中，往往都是按照特定的模板，来进行教职工相关信息的录入，录入以后并没有根据实际情况下的人事变动，及时的对人事档案信息进行完善，高校的人事档案部门成了教职工基础信息储存处，这对于高校人事档案的向前发展产生了极大的阻滞，也是直接导致人事档案的利用率普遍不高的原因之一，由此可见，高校人事档案现阶段的管理模式，相对来说过于传统单一，虽然具有一定的保密性，以及教职工人事档案信息的安全性，但是同时也大大的降低了档案的运用机会。

二、新公共服务视角下推动高校人事档案管理改革的实际意义

高校的人事档案管理制度的改革实施，不仅能够有效的强化教职工对于档案管理与记录的意识，适时的转变对于人事档案重要性的思想认知，摆脱传统陈旧的档案理念，这对于人事档案管理工作质量提升来说，具有最为直接的关系。从当下的新公共服务理论视角看，高校人事档案管理应该适时的扩大自身的管理视野，从高校的教职工到社会大众的服务角度出发，更快捷的确定人事档案管理的服务对象，适时的根据实际情况调整相关管理服务的形式以及对人事档案填写内容的不断完善，更好的保障高校人事档案管理工作的有效提升。因此，高校人事档案部门应该对教职工需求作更为充分的了解，以便于针对性的改进管理措施，来更全面的为教职工的人事档案信息做好相关的管理服务，从根本上满足教职工对于档案信息利用的需求。

此外，教职工的高校人事档案中包含了许多重要的个人信息，除此之外还有许多未及时更新的信息，而这些是需要相关人事档案管理人员去进行进一步完善的。因此，制定更为创新的人事档案管理策略，不仅能够有效的促进人事档案的应用范围进一步扩大化，也才更能够充分的将人事档案的公共服务职能，更加全面的凸显出来，以此来保证教职工人事档案内容的真实性与完整性，同时将人事档案管理工作的效用在整个高校管理体系的重要地位，更好的予以展现，促使教职工更快捷的意识到人事档案在他们工作中所发挥的重要作用，从而更加自主积极的去发掘人事档案在现代社会中的价值所在，并且通过不断的拓展人事档案的内容，为高校各项事务的顺利展开提供强大的支撑，这也是新公共服务视角下高校人事档案管理工作改革的重点所在。

三、新公共服务视角下推动高校人事档案管理改革的应用途径

（一）强化高校全体档案人员的意识，加深理解与重视

首先，高校人事档案管理部门不仅仅是作为一个简单的存储教职工个人信息的部门，也是教职工能更充分利用个人信息，提升自我发展的一个微窗口。因此，人事档案管理部门不仅要加强与其他高校的档案管理部门联系，及时的取长补短，并不定期的对管理部门的工作人员以及相关教职工展开详细的专业培训，提升他们对于人事档案管理的良好认知，加深教职工对于人事档案理解与重视，从而更好的促进他们对于人事档案信息更新的积极主动性。高校通过不断的完善管理机制，来更快速的提升人事档案管理工作的质量与效率，不仅使得高校人事档案成为了学校的重要人力资源，更为高校引进优质人才提供了更具参考价值的依据。

其次，高校展开各项人力事务时，都离不开人事档案的积极配合，因此，作为人事档案管理部门的工作人员，首先必须要意识到人事档案对于教职工工作生涯中，所占据的重要地位，通过制定更具针对性的改革策略，将高校人事档案的应用价值，进行充分的挖掘，发挥其所在的优势，并不断的将教职工人事档案的内容，进行及时的完善与登记，以确保高校人事档案管理工作的质量得到更为有效的提升，将人事档案的服务职能全面的体现到实际工作情况中。

另外，对于负责人事档案管理工作的高校领导来说，亦要重新审视高校人事档案管理工作实际意义，并时刻保持高度的关注。建立一套更为具体化的管理制度，来有效的帮助相关教职工更好的加强对于高校人事档案的认知，使他们从本质上加深对其的理解与重视。从新公共服务理论视角出发，高校人事档案管理的工作质量，与全校每一位教职工的人力资源发展都具有更为直接的联系。因此，积极的推动高校人事档案管理的策略改革，更有利于高校往更加良好的方向发展。

（二）更新服务理念，建立集中管理制度

高校人事档案管理工作质量提升的重要前提，必须要实时的更新人事档案的服务理念，来更好的保障高校人事档案信息的准确性与真实性，将高校教职人员的人力资源发展以及相关切身利益，予以高效的整合与维护。从高校人事档案管理工作的实际角度来看，树立全新的服务模式，把人事档案管理当做是重要且必要的一项工作，高校要制定更为精细且相对严格的服务监督制度，切实的让每个负责人事档案管理的工作人员，打破传统管理工作的被动性，积极主动的去参与到人事档案管理的工作中去，不断的提升自身的服务意识，更好推动人事档案管理工作的进一步发展。

另一方面，对于人事档案的管理的特性来说，实施集中管理制度，显然更加有利于高校工作的顺利开展。因此，人事档案管理工作进行创新改革时，可以先提前做好统一的任务规划，与各个人力管理部门及时的进行任务的衔接，以便于人事档案都能够得到更为集中但相对独立的管理模式，根据人力资源的不同发展方向实时地进行分类归档。这也就意味着，校方领导人员不仅要全面的担负起人事档案管理的统筹规划的重任，更要将高校人事档案的实际职能效用，进行合理的资源配置，以保证人事档案的开发与利用，同时，采取更多的宣传措施来提升教职工对人事档案的认知，促使他们对人事档案进行更为合理的利用，从而保证教职工在完善档案信息时，能够在最大程度上保证档案内容的真实性与完整性，同时也要根据实际情况不断的完善检索渠道，以确保教职工在进行必要的档案调用时能够更加便利。

（三）加强人事档案管理信息化建设，实现人事档案管理目标

当前我国高校的档案管理信息化建设，已经逐步取得了较为理想的阶段性改革成果，传统的纸质档案已经不再适用于现代社会的发展要求，在电子档案的转换工作不断的推进下，可以实时的借助信息化技术，来更进一步的对人事档案进行整理与分析，从而建立一套信息更为具体且完善的人才信息数据库，在现阶段大数据时代的迅猛发展之下，可以利用互联网大数据技术，去进行人事档案信息的完善与开发，更高效的拓展人事档案的应用范围，进一步促进人事档案的重要价值，得到更为充分的体现，加强高校人事档案信息化建设，不仅能够更好的迎合现代社会对于高等教育的发展需求，亦能够更全面的实现高校人事档案的管理目标。

另外，适当的开展高校人事档案信息化建设，除了能够使人事档案工作得到更为规范化的管理之外，还可以使当前普遍存在的弃档问题得到更彻底的解决，不仅能够使人事档案相关信息准确性与完整性有进一步的加强，还能够帮助教职工在进行人力资源配置时得到更合理的利用。

综上所述，从现阶段的新公共服务理论视角来看，积极的推动高校人事档案管理制度的改革，是未来高校发展的必然趋势。通过采取更创新的管理措施，来加强全体人员对于人事档案管理工作的认知，全面的革新服務理念，建立集中的人事档案管理制度，提升人事档案信息化建设质量的同时，一定程度上，也为高校日常工作的正常运行提供更有利的保障。