档案馆智慧化水平评价指标体系的构建*

（中南大学后勤保障部 长沙 410083）

智慧化已经成为档案馆发展的趋势，物联网、云计算、移动网络、数字化等新技术推动档案馆的智慧化建设。要满足档案用户的智慧需求，需要从智慧服务和智慧档案等多方面入手[1]。评价从根本上保证了档案馆智慧化建设的科学性、前瞻性和高效性。但是，目前国内档案馆智慧化建设还处在起步阶段，档案馆智慧化标准和评价仍处于空白，为此，文中试图基于智慧化建设的内在逻辑构建档案馆智慧化水平评价指标体系，为档案馆智慧化建设提供参考。

1 档案馆智慧化水平评价的内在逻辑

当前，档案馆智慧化缺乏应有的标准，其“智慧”建立在应然“浪漫”理想状态。客观上，迫切需要建立科学的评价指标体系来引导档案馆智慧化建设。科学的评价指标体系能够全面地、系统地揭示智慧档案馆的基本要素，凸显智慧档案馆的内涵和内在发展的实质。

毋庸置疑，评价指标体系都是由表征评价对象各方面的特性及其相互联系的多个指标所构成的具有内在结构的有机整体[2]。可见，档案馆智慧化评价指标体系建构存在两个方面的要义：一是涵盖智慧档案馆各组成要素；二是表征智慧档案馆各方面的特性。全面揭示智慧档案馆各组成要素和各方面的特性，需要弄清楚档案馆智慧化的实质。

剖析档案馆智慧化的实质源于“智慧化”本身的诠释。从语义上讲，“档案馆智慧化”蕴含两个方面的内容：一是档案馆的存在形态——智慧；二是档案馆从其它形态转换成智慧形态的过程，涵盖了智慧化规划、智慧化运营、智慧化调整、智慧化选择等内容。可见，档案馆智慧化其实质就是档案馆存在形态的置换。

因此，档案馆智慧化的评价可置换为档案馆从其它形态转换为智慧形态的整体情况的评价。档案案从一种形态向另一种形态转换，其主体性逻辑“新形态的定位——定位的实施——定位的达成”。档案馆智慧化的定位，从根本上讲，即描绘智慧档案馆的模样。明确智慧档案馆是“什么样的”，这是档案馆智慧化的靶向。明确了智慧化的靶向，就会付诸实施行为与方式，达成智慧档案馆。

智慧化定位、定位保障、定位达成构成以智慧档案馆价值实现为主线、以档案馆智慧化使命、完成为中心的评价思路，涵盖了档案馆能力输入输出的全过程。通过考察档案馆智慧化设计、资源配置和馆员保障等在服务过程中能否满足用户的智慧化需求，来对档案馆智慧化水平做出评价。

2 档案馆智慧化水平评价的层级结构

基于上文，将档案馆智慧化水平评价分为元评价、投入评价和产出评价（图1），其中元评价对应智慧化定位的考察，关注的是智慧化与社会发展的适应性，投入评价对应定位保障度的考察，产出评价对应定位达成效度的考察。需要说明的是，投入评价涵盖了运营管理的评价内容，文中不单独进行评价，而是将智慧化运营管理分散于各投入要素的管理之中。

图1 档案馆智慧化评价层级框架

定位与目标、服务中心地位是档案馆运营管理哲学的浓缩，是档案馆的元要素存在。档案馆智慧化理念集中反映了档案馆智慧化发展具有指导意义的价值观或观念体系，其中核心价值观揭示档案馆智慧化的使命和宗旨，解决档案馆在智慧化发展中存在诸多矛盾的行为准则，如对用户、对员工等的看法或态度，它影响与表明档案馆智慧如何生存的立场。核心理念、价值观和精神文化共同决定了档案馆智慧化的发展方向、行为方式和员工服务认知[3]。

人力资本、基础设施和运营成本集中反应了档案馆智慧化投入的总体力度。资源的投入和使用是档案馆智慧化建设的保障。从经济学视角看，档案馆智慧化就是档案馆组织通过投入智慧化建设的生产要素，生产转化得到期望产出的过程。高水平的技术人才和智能化的基础设施是档案馆智慧化发展的基本条件，充足的运营经费则是档案管理智慧化发展的保障。

档案资源、服务形态、用户满意和员工幸福等是档案馆智慧化的使命，从归宿上回答了“档案馆为什么要智慧化”，诠释了档案馆智慧化的目的和理由。档案资源的数量、形态和可利用的便利性是智慧档案馆的基石；智慧化服务供给是智慧档案馆的核心内容；人的满意是智慧档案馆最终归宿。可见，档案馆智慧建设的驱动因素不是智能技术而是其使命，因而档案馆智慧化水平评价的标准主要集中于其使命的完成程度。

3 档案馆智慧化水平评价范围的结构

智慧化水平评价范围是围绕档案馆智慧化所设计的评价内容，由评价项目、评价要素和评价要点三个层次组成。第一个层次由元评价、投入评价和产出评价组成。第二个层次为评价要素，把三大评价项目划分为12个要素。第三个层次为评价要点，把评价要素的核心内容体现在30个评价要点上。档案馆智慧化水平评价范围的结构具体如表1。

表1 档案馆智慧化水平评价指标体系

4 档案馆智慧化水平评价项目及要素释义

上文给出的评价项目、评价要素和评价要点仅是概念模式，真正的评价还需要弄清楚各自概念的内涵，需要对评价项目、评价要素和评价要点进行解释。为了解释的便利，文中将相应的评价要点的内涵含括在评价项目和评价要素的解释中。

4.1 智慧化定位评价

智慧化定位是档案馆智慧化发展的顶层设计，主要包括智慧化发展的目标定位、服务面向定位和层次类型定位等。智慧化定位直接引领和统率档案馆各方面的工作，对档案馆发展具有十分重要的意义。智慧化定位评价项目，包括发展定位、服务目标和档案供给中心地位三个评价要素。

4.1.1 发展定位

发展定位包含两个要点：智慧化定位及确定依据和智慧化定位及确定依据。智慧化定位主要看符合社会发展的需要，是否符合档案馆发展的实际。档案馆智慧化定位不是一个口号，要通过审阅档案发展规划和服务队伍建设规划。通过分析智慧化发展与档案馆使命的符合度，达成智慧化发展与社会发展需要的适应度，考察智慧形态的档案馆比其它形态的档案馆发展定位的优越性。需要注意的是应能总体上体现社会发展的趋势和潮流，并能将档案馆功能用阶段性目标明确表达出来。

4.1.2 服务目标

服务目标包含两个要点：智慧化服务总体目标及确定依据；智慧化服务手册、标准及确定依据。智慧化服务目标反映档案馆对智慧服务质量的预期和追求，是档案智慧服务的总纲，在档案馆智慧化发展中起统领作用。档案馆应根据智慧服务目标，对所提供的每一项服务制定详实的服务标准和服务手册。服务标准和服务手册是具体服务的总纲，是该项服务的资源投入、能力建设、服务开展的基本依据。需要注意的是，档案馆可以确定一个总体的智慧服务目标，但是各项服务的标准和手册不必整齐划一，应根据社会需求特性和服务内容本身的特性进行确定。未来智慧档案馆的建设和发展，在完善有关标准的同时，将新技术纳入进来，使智慧档案馆真正智慧起来[4]。

4.1.3 档案供给中心地位

档案供给中心地位包含两个要点：落实用户服务的中心地位的政策与措施；用户服务中心地位的体现与效果。智慧档案馆倾向档案服务，改变了过去档案保存和档案服务并重的意识形态。档案服务是智慧档案馆的根本任务，然而，档案服务的中心环节是档案供给。因此，档案供给始终是智慧档案馆的中心工作。档案馆能否将档案供给作为最基础、最根本的工作，领导精力、馆员配备、资源建设和经费安排能否体现以档案供给为中心。档案供给中心地位主要考察档案能否正确处理好档案供给、档案保存、档案传承和档案创新的关系；考察档案供给工作的具体政策措施及落实情况；考察档案馆各职能部门围绕档案供给工作的开展情况，特别关注服务对象对档案供给的满意度。

4.2 智慧化投入评价

智慧化投入评价项目，包括馆员队伍、档案资源、服务设施和运营经费四个评价要素。

4.2.1 馆员队伍

馆员队伍包括三个要点：档案馆员的数量与结构；档案馆员的智慧化水平与智慧化服务能力；提升档案馆员的智慧化水平与智慧化服务能力的政策和措施。档案馆员是档案智慧化供给的源头，档案馆员的数量和结构是档案智慧化供给的保障。档案馆员数量与结构应重点考察档案馆员数量能否满足档案智慧化供给的要求；档案馆员队伍年龄、学历、专业技能等方面结构合理，符合档案馆智慧化的定位，适应档案馆智慧化的需要。档案馆员不仅仅要懂得各项智能技术，而且要具备智慧理念、智慧意识。考察档案馆员智慧化能力除了学历外，可分析档案供给的内容、深度和质量。档案馆是否制定了档案馆员智慧化建设规划，根据智慧化供给的需要，对档案馆员的数量和结构进行合理规划，并得到落实。特别注意的是，考察档案馆员队伍，不仅看现状，也要发展态势。

4.2.2 档案资源

档案资源包括三个要点：数量与结构；资源建设规划与执行；共建档案资源情况。档案资源是档案智慧化供给质量的根本保障。

档案数量与结构应重点考察档案数量能否满足档案智慧化供给的要求，档案结构是否与时俱进，符合新的需求。档案数量除观看馆藏总量、馆藏增长量外，还要分析用户的满足率或拒绝率；档案结构除了数字化外，重点考察数字档案能否萃取、能否解析，是否按知识点，构建档案元数据等。档案馆是否制定了智慧档案的建设规划，根据智慧化供给的需要，对档案的数量和结构进行合理规划，并得到落实。特别强调的是，资源共建是档案馆智慧化的一项重要工作，重点考察档案馆与档案馆之间以及档案馆与图书馆、博物馆、企事业单位、数据网联公司之间的资源共建的合作。

4.2.3 服务设施

服务设施包括三个要点：设施满足智慧化需要情况；设施开放程度与利用情况；智慧化技术条件。服务设施是档案馆智慧化的基本条件，智慧档案馆以感知技术为核心，运用互联网、云计算、自动控制技术来实现人与人、人与物、物与物之间的智慧互联互通[3]。新技术以相应的物理设施为载体，物理设施包括档案处置设施和档案供给设施。考察此要素时，重点放在档案馆基础设施是否满足智慧化供给要求，档案馆是否制定了推动基础设施利用率提高的政策措施，为档案用户自主利用提供更多的空间。

4.2.4 运营经费

运营经费包括三个要点：投入经费与保障机制；经费的年度变化情况，经费的使用效益。运营经费是档案馆智慧建设的基本保障，考察该要素时应关注档案馆是否建立了保障智慧化供给优先投入的长效机制，确保该项支出占据档案馆总经费的合理比例；是否有保证智慧化服务经费的投入逐年增长；档案馆经费分配是否合理，优先满足智慧化供给的需要；档案馆是否有提高经费使用的效率的措施，并进行了落实。

4.3 智慧化产出评价

智慧化产出评价项目，包括档案用户、档案治理、档案供给和档案生活四个评价要素。

4.3.1 档案用户

档案用户包括三个要点：用户的总体状况；用户的增加；用户的满意（含对智慧档案馆的评价）。档案馆智慧服务存在的根基是档案用户对该服务的消费，倘若用户不消费这个服务，这个服务就没有存在的必要。考察该要素时应重点关注档案智慧服务的消费情况，包括用户对智慧化的认知、感知，用户的增加，用户的智慧水平等。

4.3.2 档案治理

档案用户包括三个要点：治理重塑机制；治理流程再造；治理效率。档案服务是一个“投入—加工—产出”开放系统，按照一定运营规则，将档案用户的需求输入加工系统，转换为供给输出的过程。保证该过程高效，需要通过运用新理念、新技术、新方法进行智慧化治理。考察该要素时应重点关注供需匹配是否精准；流程再造是否以人工智能、大数据、云计算为支撑；服务常规与服务创新是否自然互动转化；在操作上，服务个性与服务共性是否和谐统一；智慧技术是否向人文伦理渗透。

4.3.3 档案供给

档案供给包括三个要点：供给定位及依据；供给模式；供给取向与供给效能。档案智慧化供给是档案智慧化最为直接的结果形态。考察该要素时应重点关注是否对开放的服务空间进行智慧化塑造；是否搭建智慧化运用平台；是否实现了现代集成技术的融合嵌入；档案供给是否便利（用户从档案馆获取档案比从其它机构获取省时省力）；档案供给宜采用适度供给模式，兼顾服务的效率与公平，又能有效控制好服务边界，确保档案机构公共信息供给数量和质量在一个理想的范围内[5]。

4.3.4 档案生活

档案生活包括二个要点：档案意识的普及；社会档案文化形成。档案生活所指的是档案馆通过智慧化建设，使得档案影响民众的生活，民众普遍具备档案意识，自觉地接受档案服务、利用档案服务。考察该要素时应重点关注民众档案利用意识的加强；服务区域内民众使用档案的广度和频度；民众档案知识的普及。

5 结语

目前，国内外档案学术界致力于智慧档案馆的概念、特征、服务模式和智能技术等方面的探索，智慧档案馆已成为档案馆发展的新形态。在研究智慧档案馆的过程中，有必要建立起科学合理地档案馆智慧化水平测度评价体系。文中基于智慧档案馆建设的基本逻辑，从智慧化定位、智慧化保障和智慧化产出三个方面构建了智慧档案馆智慧化水平评价指标体系，并对各指标体系进行了解释。但是，限于个人的能力，文中的研究是肤浅简略的，诚望同仁们对其进行优化与完善。