当代秘书行政公文写作中的动词研究

马俊强

摘要：公文是机关团体、企事业单位规范化工作的有效手段和重要工具，代表单位形象，办公水平，影响单位办公效率。而行政公文作为公文权威性特征的典型，其拟写更需要关注细节，对写作基本功及素养等方面的要求也很高。动词是汉语语法中词类的一部分，是一句话中不可少的成分。行政公文中动词的使用是公文活力的体现。所以，要尽可能最大限度地给学生介绍各种类型的实用文种，根据不同的秘书种类进行大量且多方位地练习、训练，以期在秘书生涯中熟练掌握写作技能。

关键词：秘书行政;公文写作;动词研究

一、行政公文与动词研究意义

（一）行政公文写作中动词研究的意义。一是必要性。动词是行政公文语句鲜活性的体现，指向行为主体要求，分布任务指示，明确目标，使目标责任简明扼要而又重点突出。动词加强词语色彩使用，以感情色彩强化（正强化和负强化两方面）行为表现，增强受众感染力。二是特殊性。从公文语体的动词研究入手，分析整理公文中的动词结构知识，寻找动词应用和语法、语用知识体系的切入点，掌握行政公文中动词使用规律，更好促进文书工作人员的公文写作，提高工作效率。

（二）当代秘书与行政公文的联系。行政机关是国家有效运行的强大武器。当前，国家各项事业都在不断发展完善，机关队伍庞大，相应的行政公文写作的主体——秘书人员的岗位缺口大。行政秘书工作人员作为政府形象的隐形代言人，在新时期更应该从自身出发，做与时俱进的政府宣言人。

二、优化措施分析

（一）基础概念和知识的介绍十分必要

虽然秘书写作这门课程实践性很强，但仍需要介绍关于写作的基本原理和基础知识。在这一环节，我们从“审美性与实用性交融的古代写作”讲起，给学生详细介绍秘书写作的前身——应用写作，这对学生将来进行中国秘书史的学习能有个前期准备。另外，对于近代实用写作向现代实用写作过渡中格式的演变、文种的变化、写作观念的现代化、写作内容的专业化、写作文本的国际化、写作主体的智能化及写作手段的电脑化，都会给学生有个全面的讲授。除此之外，学生还应该掌握文章写作的基本构成，对于一篇文章的四大要素要做到了然于胸。写作的民间资源，即文章的材料;主脑，即文章的主题。文章的篇章结构和语言表达方式等基础知识，秘书学专业的学生务必要透徹理解，此内容是教学的一个重点。在文种教学的过程中，每一个文种的相关理论的学习都属于基础概念和知识的教学。譬如在行政公文的学习中，要让学生了解行政公文的演化，从而知晓最新的法定规范体式的适用范围和便利性。“我国目前党和国家行政机关日常所使用的法定公文共15种，分别是决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要。”掌握了公文的演化就知道了从2012年7月1日开始在行政公文中增加了决议和公报这两种，从而在学习过程中有的放矢。还有公文的成文日期，在2012年7月1日之前，必须用汉字标识，而之后则使用阿拉伯数字。这些基础概念和知识的讲解一般放置于开篇讲起，这对于总学时为72学时的秘书写作来说占时不多，但极其重要。

（二）撰写行政公文中应用语言的方式

撰写行政公文中，应用语言方式，无论对于撰写行政公文的优劣，还是应用行政公文法规的效果都具有决定作用。为了将行政公文写作水平有效地提升，语言误解导致的问题减少，撰写行政公文时，应用语言的方式必须要重视。运用遵循原则和围绕主题以及语句精炼的方法撰写行政公文，从而使撰写行政公文的水平得以提升。其一，撰写行政公文的过程中，应该围绕行政公文主体斟酌相关语句。将语句和语言词汇作为出发点，在行政公文中应用语言。将行政公文主体作为中心，修饰词和空话等尽可能少用。运用“删繁就简”的写作风格撰写行政公文，从而将行政公文效率的实效性充分地体现出来。其二，行政公文应用的语句必须凝练，运用陈述句将行政公文的内容直接表述，情况说明并提出要求。通过凝练的语句实现行政公文内容的简洁明了。主语重复的多排比句中，可以提炼主语，用简介句式将语意集中，句式紧凑性加强。同时根据前后句式搭配词语，从而科学地应用行政公文语言。

（三）动词对当代行政公文的语体影响

公文语体的基本特征是公文语言的准确、平实、简明、庄重。行政公文作为公文的其中一个分类，其语体特征也有以上的特点。1.明确性。首先，行政公文撰写中有两个明确的主体：发文机关和收文机关。两个机关主体之间存在明确而不可分割的联系。我们可以把发文机关对应施事，收文机关对应受事，是施事机关给予受事机关明确性的任务或要求。动词作为单句中不可或缺的一部分，架构了两者的联系，即施事机关请求或要求受事机关能够或者必须做些或不能做些什么。2.简洁性。行政公文是国家行政机关在进行行政管理、处理各种公务过程中形成的法定效力和规范体式的文字工具。国家行政机关处理各种公务，种类繁多，过程烦琐，但工作时间有限，这就要求行政公文写作人员精简高效。行政公文写作最基本的特点是实用性，对此也要求简明扼要。研究各类行政公文，不难发现这样一个鲜明的特点：多个单句相连，多个动词连用，对于没有必要的主语能省则省。因此，动词的使用对行政公文写作的简洁性描写发挥着重要作用。

三、结语

针对行政公文而言，所用语言既要平实和简练，又要准确，看着比较简单，实际写作的过程中，在应用语言艺术上，也必须要下一番苦功夫。

参考文献：

[1]董小玉.现代实用写作训练教程[M].北京：高等教育出版社，2006：2.

[2]黄高才.应用写作[M].北京大学出版社，2012：21.