浅析石油企业科研档案管理、保密与利用

吾尔古丽·阿不都克里木 西尔娜依·吐尔逊祖 力皮亚·阿吉

[摘    要] 我国经济不断发展，石油作为国民经济命脉行业，取得了惊人的成绩，同时内部档案管理也有着相应的创新变化。市场竞争日益激烈，全球石油企业都在谋求创新发展，诸多因素都会影响石油企业的稳定发展，科研档案管理是企业中关键的环节，是企业发展的内在助推力。文章立足信息化环境与市场发展趋势，对新疆油田地质档案馆的创新变革进行了简单介绍，分析我国石油企业科研档案管理、保密与利用。

[关键词] 科研档案;石油企业;档案管理

0      前    言

大数据时代已经到来，随着网络信息技术被各个行业应用，泄密事件也随之增加，不少泄密案件中，网络相关的泄密案件超过90%。目前，新疆油田地质档案馆对于各类科研档案不仅进行实体资料管理，更多的是进行电子资料的管理。笔者结合工作实际，立足信息化环境与市场发展趋势，对新疆油田地质档案馆的创新变革进行了简单介绍，分析我国我国石油企业科研档案管理、保密与利用。

1      档案、科研档案和档案管理的发展

所谓档案，是人类发展、科技进步中，关于思想、经验、成果等构成的具有一定保存价值的原始记录。科研档案则是对某一科研活动、成果等具有较高保存价值的原始科研信息的记录，是科研人员在各项科研活动中获得的第一手原始资料。

随着社会的发展，档案载体改变，档案管理内容也随之变化。我国最早的档案载体是“甲骨”。商代以来木制的“册”成为重要的档案载体。东汉造纸术被蔡伦改进之后纸质档案渐渐取代了木质档案。近代磁带、光盘等的出现，使得光盘档案、磁带档案等出现。21世纪以来，信息技术飞速发展，U盘、数字档案渐渐出现。对于档案管理有着巨大的影响，档案管理工作由传统的实体存储向着数字化存储和开发利用方向发展。档案管理的变化主要变现为：一是由纸质实体档案管理为主，变为管理数字档案;二是由人工管理档案的借阅，变为系统自动在线管理;三是档案管理重心由保存、整理向保存、整理、保密和开发利用转变[1]。

2     石油企業科研档案管理的特点

2.1   保密性强

石油企业科研档案管理是一项保密性极强的工作，管理的档案资料不仅涉及企业内部相关的生产、开发核心机密，而且也可能与国家能源战略机密有关联，关乎国家稳定。例如，地底能源分布相关的档案资料会与国家下一步能源战略有关;地质勘探相关成果是由石油企业投入巨大的资源才得到的，具有极高的商业价值;地质勘探中相关的关键性技术以及资源参数等都与企业稳定和发展有极大关联。这些都表现出了科研档案管理具有极强的保密性。因此，不仅需要石油企业管理和领导对科研档案管理给予高度重视，更要将实体档案和数字化信息档案的保密管理落实，确保在档案管理与利用开发中不出现泄密情况。

2.2   专业性强

石油企业的科研是极具技术性和专业性的工作，因此其活动形成的档案也具有相应的专业特点。科研档案类别主要有成果档案、实物档案和原始档案;档案载体也是多样的，如U盘、纸质、磁盘等;档案内容也是极其多样的，包含测绘信息、勘探信息、钻井工程等。对此，石油企业科研档案管理需要极其专业的人员，了解相应的专业数据、技术的记录与报告等的归档处理。

2.3   数量庞大

石油企业科研档案涵盖了勘探、科研、生产等一系列的活动内容的记录，具有极高的保存价值。档案管理人员要对各种载体的资料科学归档，使其成为石油企业稳定持续发展的重要资源。

2.4   利用率高

石油企业科研档案包含了油气早期勘评（区域地质结构勘探、石油存储量分析等）、以及中期开发（石油开采等）和后期生产（原油加工处理等）的全过程原始资料的记录。科研人员在任何阶段都有可能对前期相关资料再次查阅并参考借鉴，因此科研档案的再次利用价值和利用频率极高[2]。以某档案馆2019年上半年勘探相关档案为例，档案利用率超过80%，甚至个别档案一周内被多次借阅，由此可见其利用率之高。

3      石油企业科研档案管理中的问题与优化措施

3.1   石油企业科研档案管理中的问题

3.1.1   制度有待进一步完善

虽然我档案馆已建立档案管理制度，但是制度依旧存在不完善之处，也存在执行不严格现象，同时存在内部监督机制不完善等问题。例如，个别人员或部门为图自身档案使用方便，而将理应统一集中归档与保存的资料独自保存，导致档案缺失，甚至是原始资料丢失。

3.1.2   基础设施有待增强

现阶段，单杠管理基础设施应包含硬件和软件两部分内容。尽管该档案馆受到公司一定的重视，基础设施投入有所增加，档案管理水平和实际管理效率有待进步。同时，档案存储与检索、数据库管理系统等我档案馆虽以建成，但是软件系统有待进一步完善。

3.1.3   依旧存在“重开发、轻归档”现象

石油企业科研档案是最原始的油气开发、研究的依据，相关技术人员更加注重工程进度、质量等一线问题，而对于资料归档不够重视，通常会将归档遗忘，导致原始的第一手资料丢失，而到了后期验收、完工时再将资料移交给资料员，待资料员审查后才发现资料有缺失，再次组织人员进行补充资料归档。这样浪费了大量人力、物力[3]。

3.1.4   保密与利用的矛盾

一方面，现阶段数字化档案的利用需求不断攀升，档案使用者极其希望档案管理部门可以为他们提供更加高效的档案服务，可以便捷地进行查阅与研究。另一方面，数字化资料又有传播快、易复制、传播范围广等特点，导致石油企业科研档案要再次利用需要经过严格且较长审批流程，不能够被使用者第一时间借阅。这些都表现了石油企业科研档案管理中保密与利用的矛盾。

3.2   优化石油企业科研档案管理的措施

3.2.1   完善档案管理制度

石油企业科研档案管理制度的进一步完善，是各项档案管理工作顺利开展的基础，档案管理部门要不断实践，实时改进、完善制度。确保管理流程更加规范、标准，同时保证管理内容更加全面、工作更加严密。

3.2.2   加大基础设施投入

石油企业要重视科研档案管理，提供足够的经费支持，确保科研档案管理部门的基础设施符合现代企业发展要求。石油科研档案数量极其庞大，要建设至少满足5年以上档案保管量的库房，优化档案库房环境，投入相关的消防安全设备，以保证实体档案的安全;加大软件投入，不断研究档案管理实际情况，尽可能确保档案管理吸引功能进一步完善，结合市场环境，满足众多后湖需求;同时强化系统安全防御功能，确保系统内档案信息不被轻易窃取导致泄密[4]。

3.2.3   强化档案管理人才队伍

石油企业科研档案管理人员不仅需要具备较强的职业素养（责任感、档案管理知识等），要对于石油科研相关知识的了解，也要有较高的计算机操作能力。因此，新形势下科研档案管理需要层次性强、技能强且多样的复合型档案管理人才队伍。石油企业要引进人才，不断壮大、强化档案管理人才队伍，才能确保科研档案管理人员在完成大量档案管理工作的同时，不断开拓创新，攻克科研档案管理、保密与利用的难题。

3.2.4   强化档案密级管理

石油企业科研档案设置密级管理限制是保障科研档案安全的重要手段，因此要重视折现工作。要深入研究并鉴定科研档案的密级，规范落实责权，以防乱鉴定、漏鉴定，减少石油企业科研档案管理违规事件的发生。例如，新疆油田公司对外合作保密项目，相关科研档案管理并未明晰相关档案密级以及查阅权责，某档案馆征得领导意见之后，与各部门进行讨论分析，制定明确的密级划分标准，为项目每一份档案设置对应的密级。同时，对于不同密级档案安排相应的管理要求，对于使用层级、保存时间、审批流程，尤其是网络使用等做出明确规定，在确保科研档案安全的情况下使其能够被合理利用。对于数字化档案信息，实际到保密项目时，要利用信息技术对相关档案进行高级加密，确保项目不被泄密。

3.2.5   强化石油企业科研档案的再次利用

3.2.5.1   开发档案管理人员资源

一方面，深入挖掘档案工作者的潜力，确保档案的整理、收集、保存与利用涵盖项目全过程;另一方面，推进档案管理者有原来的管理型转型成研究型，在对原有档案资料进行新的归档处理的同时，能够发掘其中隐藏的资源，为石油企业开发新的数据，实现企业低投入、高收益的运营目标。

3.2.5.2   开发数字档案资源

一是利用数字化技术对原始实体档案进行转化，将存储于纸质、磁盘等载体中的档案在保持档案资料的完整、真实和清晰的前提下，将其转化为数字档案，确保档案使用更加便捷、高效。二是制定数字档案元数据标准，以减少档案收集与管理中重复、遗漏等现象的发生，确保所归的数字档案更加规范、真实、精准。三是数字档案归档与信息保密安全同时实施。例如，技术人员先设置涉密档案信息系统;培养具有高度保密意识和技术的人员，让这部分人员参与档案数据的转换、传输以及管理。在科研档案数字化应用中，不断强化系统防御安全性能，基于信息安全技术，利用多重密码技术、网络监控技术、身份鉴別技术等，不断升级数字档案安全防护级别。

4      结    语

总而言之，信息时代已经来临，社会与经济的发展进步离不开科学技术的推动。在各行业信息化转型的新时期，石油企业科研档案管理需要不断优化创新，促进科研档案管理向着信息化、数字化方向发展，不论是对于石油企业自身改革，还是石油企业在国际市场中的发展，均有十分重要的意义。管理者重视科研档案管理工作，加大对科研档案管理基础设施的投入、提升科研档案管理人才水平、完善档案管理制度，在确保数字档案保密性的前提下不断寻求科研档案的再次利用。利用信息技术落实科研档案管理工作，确保将石油企业科研生产中的大量资源与信息科学整合到统一管理系统内，提升科研档案管理的效率与质量，为企业精细化管理以及稳定发展奠定基础。

主要参考文献

[1]李华.试论档案管理工作中的保密及其利用[C]//决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会，2016.

[2]侯玉霞.关于对如何做好石油企业科研档案利用与保密工作的研究[J].中国化工贸易，2012（7）：116.

[3]袁秀云，崔素英.企业档案管理中的保密与利用工作[J].中国科技信息，2012（2）：114.

[4]王晓瑞，武依群.浅谈档案管理中的保密工作[J].档案，2010（4）：61.