医院后勤信息化建设助力三级甲等医院创建

2020-07-14林汉群宫芳芳李文海汪之红

中国管理信息化 2020年11期

林汉群宫芳芳李文海汪之红

[摘要] 后勤是医疗机构正常运行的可靠支撑，是一个复杂而细致的综合服务系统。隨着信息技术进入医疗领域，医院信息化建设水平显著提升，有效地促进了医院管理的科学化和规范化发展，而医院后勤的信息化建设由于前期重视程度不够、投入不足等原因发展比较滞后，大多还处于初步建设和发展完善的阶段。罗湖区人民医院结合实际工作需求，依据三级甲等医院创建对后勤管理的相关规定，设计研发后勤管理平台，有效地提高了后勤服务的精准化和后勤管理的科学化水平。

[关键词] 后勤信息化建设;后勤管理;医疗废弃物管理;维修保障管理;设备管理

0 引言

随着经济水平和生活水平的提高，人们对医疗机构的需求已经从单纯的医疗服务上升到包括医疗饮食、环境卫生、安全、心理、陪护等整体化、全方位的服务，而其中后勤服务是提高医疗护理效率和患者满意度的重要因素之一，也是医院管理的难点之一[1]。鉴于后勤管理工作具有服务范围广、服务内容繁杂、服务场所分散等特点，通过信息化手段打破时空限制，重整服务流程、整合后勤资源，是完善医院后勤管理的有效手段。但是，现阶段，医院对后勤信息化管理普遍存在认识不足和重视程度不足的问题，加之，后勤工作人员学历和素质水平较低，导致后勤管理存在管理、运作和监管模式发展滞后，工作效率低、服务质量差、成本高、能耗大、患者体验效果不佳等问题日益突出，甚至影响到医院的可持续发展。

1 背景

罗湖区人民医院是罗湖区属最大的综合公立医院，有床位820张，由后勤保障部负责后勤服务和管理工作，后勤保障部共56人，分为基建、总务、安保和质控组（见图1）。近年来，随着医院的快速发展，传统后勤管理和服务模式的不足日益凸显，以罗湖医改和区人民医院创建三级甲等医院为契机，医院加大后勤信息化建设的支持力度，以用户（居民和医务人员）需求为中心，研究设计后勤信息化支持平台，显著提升了后勤服务水平和质量。

2 罗湖区人民医院后勤信息化建设

2.1 维修保障管理

维修保障贯穿于后勤保障的始终，在医院运转过程中承担着重要的角色，但由于后勤下属班组较多、专业分工繁杂，加之缺乏功能完善的调度中心，无法进行报修跟踪反馈、干预、工作量和满意度统计，导致维修保障工作普遍存在着责权不明、多头管理、流程不畅、效率不高和返修严重等问题[2]。为破解上述难题，罗湖区人民医院根据三级综合医院的管理要求，结合医院发展实际情况，与企业合作研发了医院后勤管理平台，该平台具体包括设备管理平台、维修管理平台、维修耗材管理平台、巡检平台、调度中心工作量统计平台和班组工作量统计平台，通过信息化手段理顺后勤各项繁杂工作的流程，助力医院可持续发展。

2.1.1 维修流程管理

实现维修保障流程信息化管理的基础是建立一个功能完善的后勤调度中心，以提高维修保障的效率[3]。罗湖区人民医院维修管理平台按维修类别整合了后勤维修人员的信息，颠覆了传统的电话报修、人工派遣维修任务、纸质记录维修过程的管理模式，通过信息化手段优化维修工作流程：医院各科室职工可通过手机APP填写维修申请单，实时提交维修申请上传至维修管理平台，平台自动生成维修单，根据维修内容和工作量以发送短信的形式即时派送至维修班组工作人员，工作人员需在15分钟内确认接收任务，尽快上门提供服务，后勤人员完成维修工作后通过手机登录系统确认完成工作，并对维修过程中使用的材料进行登记，维修申请提交者也通过手机对本次服务进行评价。后勤管理者可以通过维修管理平台对各项维修工作进行流程溯源，具体指标包括：接受任务时间、人员到达时间、工作完成时间、任务执行者、材料使用、用户评价等，从而全面掌握维修服务的质量：时效性（到达是否及时）、工作效率、服务态度、完成质量[4]。为后勤员工绩效方案的制定和调整提供决策依据。

2.1.2 维修耗材用料管理

后勤工作人员每次执行维修工作后都必须填写耗材用料统计表，详细记录维修工作使用的各种材料。后勤管理者可以通过平台按人、时间、维修类别等，从不同角度对维修耗材用料使用的合理性进行对比分析，及时发现和纠正维修工作中的材料浪费问题，引导后勤工作者树立成本控制意识，在保障服务质量的前提下降低维修工作的成本。

2.1.3 维修工作量统计管理

通过调度中心工作量统计平台和班组工作量统计平台，后勤管理者能够随时调取后勤工作人员的工作量，包括按一定周期（年、月、日）、个人和组别的工作量和满意度统计，并形成饼图、柱状图等分析图表。一方面，为后勤人员的绩效考核提供依据，另一方面，及时发现由于维修质量导致的重复报修和高报修问题。

2.1.4 维修管理平台的优势

理顺了维修工作流程，用户（医院临床和行政人员）只需进行报修和工作评价，报修的派工、耗材登记、各节点时间提醒和质量督查等操作均通过平台完成，有效提升了维修工作的效率和质量。

2.2 消防设备巡检管理

消防安全是一项复杂性和长期性的工作，尤其对于医院这种人员密集的公共场所来说更是如此，一旦发生火灾，将会造成重大人员伤亡和经济损失，必须要重视医院消防安全管理[5]。《广东省三级综合医院评审标准实施细则（2012年版）》中第6.8.7.1项明确要求“每月至少组织一次消防安全检查，同时根据消防安全要求，开展年度检查、季节性检查、专项检查等，有完整的检查记录”。在提高员工火灾防范意识的同时，消防设备正常使用是降低火灾危害的前提条件，罗湖区人民院根据消防设备管理需求在后勤管理平台中设计了消防设备巡检模块，以信息化手段规范消防设备管理。

2.2.1 巡检方式

打破传统手工记录和纸质存档的工作模式，巡检人员只需通过手机APP端扫描相关设施设备（消防设施、电梯设备、特种设备）上的二维码，根据巡查要求实时上传各设备的检查结果，后勤管理者可随时查看消防设备检查结果，解决了纸质检查日志保存困难、查询困难的问题。

2.2.2 三级巡检制度

通过巡检平台落实医院消防设施设备三级巡检制度，包括三级巡检、二级复检和一级抽检。三级巡检工作由巡检员和保安执行，在规定时间内完成全院消防设备100%巡检，若未在规定期限内完成巡检工作，平台自动发送提醒短信至三级巡检人员和其上级领导;二级复检工作由复检员和后勤保障部相关负责同志执行，平台自动抽取10%设备进行复检，若未在规定期限内完成巡检工作，平台自动发送提醒短信至二级巡检人员和其上级领导;一级抽检工作由一级抽检人员执行，平台自动抽取5%设备进行检查。在二级复检和一级抽检过程中发现未被检查出的问题时，通过平台追溯确定三级巡检负责人，并给予相应处罚。三级巡检制度保障了医院消防安全检查工作的完整性，实现消防设备多重检查，保证消防检查工作不会流于形式。

3 医疗废弃物管理系统

3.1 医疗废弃物管理現状

医疗废弃物指为人类和牲畜提供诊断治疗和免疫等医疗服务以及医学研究、生物实验和生物制品生产过程中产生的各种固体废物，其中包括脏的或沾血绷带，使用后废弃的外科手套，办公室垃圾与废玻璃器皿，输血或输液使用后的针头、柳叶刀、切除的身体组织等[6]。医疗废弃物含有潜在有害微生物，属于一类特殊危险废物，我国在《危险垃圾名录》中将其列为1号危险垃圾。医疗废弃物若管理不当，会对接触者及环境造成潜在的风险，如利器伤人、药物中毒、水质污染等。因此加强对医疗废弃物规范化的管理和无害化处理，无论是在保护环境还是在疾病预防和控制方面都具有极其重要的意义。

《广东省三级综合医院评审标准实施细则（2012年版）》中第6.8.4项明确要求“有健全的医疗废物管理制度。医疗废物的收集、运送、暂存、转移、登记造册和操作人员职业防护等符合规范”。但是，当前我国医疗机构的医疗废物收集、运输和处理过程中存在普遍的技术落后问题，如医疗废物难以追溯，信息收集、反馈相对滞后，调度流程不合理，废物交接环节难以控制，处理环节中各个对象难以实时监控等[7]。为破解上述问题，降低医疗废弃物对人类和环境的危害，罗湖区人民医院结合实际工作需要自主研发了医疗废弃物管理系统，并于2016年5月正式上线使用。

3.2 医疗废弃物管理系统介绍

3.2.1 科室提交回收申请

护士可以通过健康罗湖APP端快捷登录至医疗废弃物管理系统，或者通过下载“废弃物回收”软件登录，登录后直接点击“回收申请”模块，按填写废弃物回收申请单，包括申请人所在科室，回收时间，各种类型医疗废物（感染性废物、病理性废物、损伤性废物、药物性废物和化学性废物）的重量，点击“确认保存”后自动生成本次申请的二维码，至此完成医疗废弃物回收申请。

3.2.2 回收员执行回收工作

回收员通过下载“废弃物回收”软件登录，选择废弃物回收的医院，点击“回收确认”模块，扫描护士端废弃物回收申请单的二维码，同时通过便携式打印设备打印标签（一式两份），分别粘贴在废品袋和科室废品处理表中，随后回收员将医疗废品放入储存仓库，并通过“回收入库”模块进行医疗废品入库操作，待回收公司回收医疗废弃物后，回收员通过手机端扫码形式进行医疗废品出库操作，实现了医疗废品处理全过程的有效跟踪。

3.3 医疗废弃物管理系统的主要特点

3.3.1 数据自动获取

护士通过手机APP实时输入医疗废弃物的相关信息，数据实时上传到监控中心，护士和回收员可通过手机实时扫描、查询医疗废弃物的信息。

3.3.2 便捷高效

系统全电子化的数据集中管理，使得大量数据的查找工作由服务器来完成，节省了人力，提高了效率，对事件的反应也得以提速。医疗废弃物管理系统使用后，工作效率提高了40%、工作负荷降低了30%，工作耗时降低了30%。

3.3.3 数据更安全

系统采用新一代RFID电子标签，该电子标签是专为不同使用场合而设计，具有识别响应时间快、平均故障发生率低等优势，确保识别环节的安全性、及时性和稳定性。

3.3.4 全流程管理、工作规范

通过集中管理、分布式控制的形式，规范了医疗废弃物回收各环节的监督管理，同时确保突发事件信息第一时间可以到达管理高层，让事件得到及时处理。

3.3.5 可扩展性强

考虑到绿色经济发展和医疗废弃物管理走向绿色世界的大趋势，系统提供丰富的数据接口，可以根据管理需要向环保局等部门提供相应的数据。

注：通讯作者：宫芳芳