Excel函数在群接龙统计中的应用

覃凡丁

[摘    要] 群接龙是微信群、QQ群的一种活动形式，可以通过群接龙这种形式报名参加活动，如旅游，拼团，购物等等。使用Excel函数，可以快速方便地对接龙基本信息数据进行处理、统计和分析，能够极大地提高群接龙管理工作的效率。

[关键词] 接龙;Excel;数据处理

0      前    言

在微信群、QQ群里接龙，就是每个人挨个写下自己的答案或回复，最后发起人统计接龙人数和内容等情况。这种最传统的方式最好理解，也不需要太多的技巧，但实际做起来工作量也不小。对信息进行分类汇总，是统计工作的重点，用人工统计很麻烦。大量的信息以及数据录入，若使用手工录入，工程量大、耗时长、错误率高、工作效率低下、返工率较高。使用Excel函数快速地对接龙基本信息数据进行处理、统计和分析，能够极大地提高群接龙管理工作的效率。

1      所用Excel函数的简介

函数是一个输入和输出的过程，输入即是参数。在使用Excel函数进行统计时，我们需要先了解一下Excel几个函数的意义。

1.1   FIND函数

Find函数用来对原始数据中某个字符串进行定位，以确定其位置。使用Find函数进行定位时，总是从指定位置开始，返回找到的第一个匹配字符串的位置，而不管其后是否还有相匹配的字符串。

使用格式：FIND（find_text，within_text，start_num）

格式简义：FIND（要查找的内容加引号或单元格，查找区域（单元格），从几个字开始查）

参数定义：Find_text 是要查找的文本。

Within_text 是包含要查找文本的文本。

1.2   IFERROR 函数

如果公式的计算结果为错误，则返回指定的值;否则将返回公式的結果。使用 IFERROR 函数来捕获和处理公式 （公式：单元格中的一系列值、单元格引用、名称或运算符的组合，可生成新的值。公式总是以等号 （=） 开始。）中的错误。

使用格式：IFERROR（value，value_if_error）

格式简义：IFERROR 函数是用来处理表达式的计算结果是否有效（正确）。如果计算结果错误，则返回指定的值，如果计算结果有效（正确），则返回公式的结果。

参数简义：Value指通过IFERROR函数来检查是否存在错误的参数。

Value_if_error：指Value参数计算错误时要返回的值。

在此需要说明一点：Value计算得到的错误类型包括#N/A、#VALUE！、#REF！、#DIV/0！、#NUM！、#NAME？ 或 #NULL！。如果 value 或 value_if_error 是空单元格，则 IFERROR 将其视为空字符串值 （""）。

如果 value 是数组公式，则 IFERROR 为 value 中指定区域的每个单元格返回一个结果数组。

1.3   MID函数

Mid是Microsoft Excel中的一个字符串函数，作用是从一个字符串中截取出指定数量的字符。

使用格式：MID（text，start_num，num_chars）

参数简义： text代表一个文本字符串;start_num表示指定的起始位置;num_chars表示要截取的数目。

1.4   LEN函数

LEN函数功能是返回文本串的字符数。

使用格式：Len （string），string

参数简义：Len（）：得到字符串的长度，返回值Long。

2      Excel函数的具体应用

2.1   单纯的打卡数据接龙统计

打卡性接龙，一般用于通知或者提示性信息的发送的全员回复，多用于工作群或者家长群用以统计全员对通知的知情，对于人数较多的群，需要核对人员是否全员收到，核对人员的工作量较大，打卡签到信息如下所示。

关于《国庆放假通知》已经收到的请回复：

1. 陈雪2. 林其3.钟飞4.李理5.陈云6.卢和7.钟玉8. 吴语9.王晓力10. 张小铭11. 邓晓12.韦欢13. 梁凡14.吴小敏15.赵统16.陈思17. 陈会

在人员名单表中，将接龙信息复制到E1单元格，在C3单元格中输入公式：

=IFERROR（--MID（1，1，FIND（B3，￥E￥1）），""）

（1）FIND（B3，E1）

查找B3在E1单元格中的位置。

（2）MID（1，1，FIND（B3，E1））

将查找到的B3赋值为1，用MID函数查找最终的结果，用——将文本数值化。

（3）最外层的IFERROR是容错函数，当错误的时候，显示为空白。

在名单最后一行加上一个统计函数，就可以统计已经接龙的人员名单，公式如下：

=COUNTIF（C3：C21，">0"）

2.2   复杂的数据接龙统计

根据信息发布的需求不同，接龙的信息内容也不同，接龙的内容基本上包含的信息如下：序号，姓名，类别，以及单位数量等信息。对于这些数据，由于人数和需求不一致，后期的信息统计任务比较繁重。

复杂的群接龙如下所示。

1月30日星期四跳绳颠球接龙：

1.张小铭跳绳483个   正反球147个

2.王晓力跳绳435个   正反球113个

3.钟飞跳绳536个   正反球162个

4.吴语跳绳90个   正反球120个

5.陈云跳绳0个   正反球124个

6.卢和跳绳551个   正反球166个

7.钟玉跳绳508 个   正反球166个

8.林其跳绳352个   正反球131个

9.李理跳绳352个   正反球131个

10.邓晓跳绳327个   正反球136个

11.陈雪跳绳265个   正反球100个

12.韦欢跳绳475个   正反球131个

13.陈会跳绳529个   正反球183個

14.吴小敏跳绳170   个正反球100个

15.赵统跳绳520个   正反球102个

16.陈思跳绳501个   正反球168个

17.梁凡跳绳600个   正反球163个

3      函数的具体调用

3.1   表1中（A2：D19）是已经按人员名单做好的初始统计表格

将群接龙数据复制到EXCEL表格中的F1单元格中， 在D3单元格输入“=FIND（A3，F1）”，该公式的含义是，计算A3单元格信息在F1单元格内的位置，将位置的计算结果放置于D3单元格，下拉公式得到其他人员所处的位置信息，如该人员没有参与接龙，则返回#VALUE！。

3.2   给第23行加入单位名称

在B3单元格中输入公式：

公式的解释如下：

通过公式的拖动就可以完成基本数据的统计工作。

4      整理汇总

新建一个工作表，将经过整理后的数据复制粘贴到汇总表格，可以得到最终的汇总数据表格，如图2所示。

5      结    语

日常工作中进行大量Excel数据统计时，常常依次对应查找，工作效率低。应用Excel预置的函数进行统计接龙的计算方法，不受中英文输入法标点符号的影响，不用对接龙的内容进行格式上的改变，直接将信息复制到同一个单元格内，提高了信息统计的效率和准确率，节省了数据归类和计算的时间。

主要参考文献

[1]陈蕴智.使用Excel函数功能提升办公效率的相关策略[J].现代办公，2017（23）：139-140.

[2]普绍林. Excel 函数IF、COUNTIF、IFERROR、VLOOKUP在天然林停伐保护县级实施方案附表中的应用[J].林业调查规划，2019，44（3）：19-23.