基于疫情场景的远程办公思考

张昱馨

[摘    要] 一场突发性的新冠肺炎疫情，完全打乱了人们传统的工作模式。基于防控疫情“人传人”的空间距离要求，传统集中现场办公成为首先被禁止的方式。此时作为替代性工作模式的远程办公就有了充分施展其功能的条件。在疫情防控与正常工作两不误的环境下，远程办公很快走进了更多人的工作中。文章从应用技术视角阐述常見远程办公的整体态势和技术模式，并进一步从财务线的应用视角分析其优点和缺点，期待对未来财务远程办公的合理应用提供参考与借鉴。

[关键词] COVID-19;远程办公;财务工作

1      远程办公的整体态势

远程办公随着互联网技术的纵深发展而渗透进入传统的职场办公领域。2018年Global Workplace Analytics调查数据显示，美国约有430万远程工作者，至少有一半工作时间在家办公，占总劳动人口的3.2%。而这次突如其来的新冠肺炎疫情也给中国远程办公带来了巨大的应用群体。据艾媒咨询数据显示，2020年新春复工前后，中国有超过1 800万家企业采用了线上远程办公模式，共计超过3亿用户使用远程办公应用。2月10日，58同城招聘发布的复工大数据报告称，受疫情影响，在采取延时复工的企业中，55%企业采取在家办公的方式[1]。简单地说，疫情之下，远程办公成为大多数企业的现实选择。与传统的集中办公模式相比，远程办公摆脱了空间和时间的约束，可以保证员工在任何时间、任何地点处理与工作相关的任何事情。远程办公有很多不同的实施方案，核心都是通过现代互联网技术实现安全、高效的非本地化办公。

2      远程办公的技术模式

目前，常见的远程办公模式依照其技术路线可分为以下3种。

2.1   VPN开通——访问公司系统的权限

虚拟专用网（Virtual Private Network，VPN），通过特殊加密的通讯协议连接到互联网上，相当于在不同地点之间建立了一条私有的通讯线路，是公司内部网的一种扩展。通过VPN建立加密网络通道，可以和传统办公模式一样，使用电脑登录公司的业务和管理系统，进行日常业务处理。VPN缺点也很明显，在家通过VPN参加过视频会议的人最熟悉的词就是“卡顿”了，不可访问、延迟大、传输质量差、VPN掉线等问题不仅影响员工办公的效率，还影响心情。

2.2   VDI接入——远程桌面连接、QQ的远程控制等

虚拟桌面基础架构（Virtual Desktop Infrastructure，VDI），将数据处理、操作、存储等都放在远程虚拟化的服务器上，通过网络将虚化后的个人桌面推送到客户的终端设备上。通过VDI实现的远程办公，比如远程桌面连接、TeamViewer、向日葵等，为员工提供了安全可控的桌面计算环境，不仅能节约成本、集中监管、灾难恢复，还能有效保证应用环境安全可信，有效防止信息、恶意攻击。但部分远程软件商用不免费，长期支持远程工作需考虑成本。

2.2   专业远程办公软件——钉钉、企业微信、云盘等

远程办公软件行业已具备一定规模，这次受疫情影响，远程办公需求短期迅速增加，专业远程办公工具和系统提供商纷纷加大宣传和推广力度。企业微信、钉钉、飞书等都吸引了大批客户。在5G到来时，基于云计算、云存储等技术，将边缘计算、AR/VR等技术融入的远程办公服务将成为未来趋势。

3      财务人远程办公的特征分析

利用远程办公来实施会计核算与财务管理并不是今年才全新开始的，对于一些财务部门来说，已一些实践经验与体会。不过，全面远程并不再是可选择模式的，这属于第一次，也就是说，疫情之下的年终决算和预算等专项工作需要全面、唯一地通过远程办公来完成。基于近期在远程办公环境下的操作实务与交流体会，现将与十多位财务远程方方面面的实战人士的纵深分析进行集中思考，初步梳理远程办公在财务领域的优点和缺点。

3.1   财务远程办公的优点

3.1.1   消除流程推进空间限制，实现网络办公流程

最现实的状况就是疫情期间，员工不用远距离、大跨度集中到办公室工作，也同样可以实现各种办公操作，同时符合疫情防护对人“宅在家”的刚性要求。这是唯一的既符合疫情防护需要，又能完成工作的技术手段。这种不受空间限制的优越特性实现了两大效用。一是节约通勤时间。极光大数据发布的《2018年中国城市通勤研究报告》显示，北京市平均通勤时间达56分钟。远程办公可改善城市通勤现状，提高工作效率。二是实现大城市与中小城市的良性互动。中国地方金融发展报告（2019）指出，2019年地方金融机构布局失衡加剧，主要金融资源高度集中在广东、上海和北京三地。远程办公支持异地办公，打破地区限制，可以解决专业人才因个人原因无法实地工作的问题。

3.1.2   革新传统财务凭据传递方式，提高财务处理效率

传统企业仍实行员工将实体票据、供应商发票等统一交给财务验证报销的方式，财务工作比较烦琐。通过每刻报销等远程办公软件，员工通过个人手机终端即可上传电子行程单/OCR拍照扫描发票，将报销工作量分摊到个人，提高报销效率，减轻费用会计负担。大华的费用报销借助每刻报销SaaS云平台，抓取周边生态有关的吃住行、银行刷卡数据，与国税总局底账库打通，支持实时验真，自动生成凭证，定时批量打款[2]。

3.1.3   避免集中办公，节约有关管理开支

关于降低人力成本，大华股份CFO魏美钟[2]认为通过数据标准的共享，未来操作性的会计岗位完全可以在家办公，管理性财务岗位50%可实现在家办公。总分结构的大型公司及全球化公司，往往地方机构会设置地方财务人员处理地方财务工作。利用信息化财务共享中心、SaaS云平台等实现远程办公，可为公司削减不必要的财务岗位。大华技术股份有限公司通过远程办公实现将全国出纳岗削减至一人，将全球总账岗削减至10余人。同时，远程办公可减少出差频率，严格把控差旅费支出。汉得、恒生等金融软件公司，原本为拓展系统销售需要异地出差，现在推广远程办公，可向潜在用户推荐钉钉线上视频会议，通过共享屏幕远程展示项目操作，节约差旅费。

3.2   财务角度下远程办公的缺点

总体而言，多数单位的财务远程办公是一个新生事物，经过初步尝试，有许多优点，也存在一些缺点，需要持续完善。

3.2.1   安全性问题需要关注

安全性问题，既有财务系统的安全问题， 也有数据的安全问题。在财务系统安全性方面，金融机构出于安全考虑禁止远程访问相关财务系统。如何在保障安全性的同时能支持传统金融业财务从业人员远程办公值得思考。陈亚茹[3]提出，虽然近年WiFi的安全性有所提升，但是大量非法移动终端可以伪造合法用户身份入侵企业服务器，向服务器实施上传病毒、越权访问等非法操作。远程办公模式中，公司一般都允许员工使用个人设备进行办公，这些个人设备可能无法保证及时更新安全补丁，可能成为窃取企业数据和渗透内部网络的突破口。而在数据安全性方面，崔旭 （2013）指出，现在的互联网环境并不是绝对的安全，员工在信息传输过程中还存在一定的风险，可能会受到病毒的入侵或黑客攻击[4]。如果员工缺乏保护公司数据资产的意识和识别安全威胁、判断高风险行为的能力，比如识别钓鱼邮件、禁止随意拷贝存储公司数据等，数据被篡改或者泄露，公司的核心数据资产将受到侵害。同时远程终端如手机很容易丢失，丢失后终端中的数据安全性難以保证，商业机密存在泄露风险。

3.2.2   远程操作层面的问题

一是沟通协作障碍。视频会议、微信语音沟通和面对面交流存在差距，耗时耗力效率低下。协同软件支持多人协同，但不同版本、不同配置的软件存在兼容性问题，可能对财务数据造成影响。二是员工效率难以监管。远程办公与传统办公模式不同，如何确保员工自觉制订工作计划并高效工作，需要各个企业结合具体的公司情况进行管理。三是与云服务商之间的信任问题。在5G到来时，基于云计算、云存储等技术的远程办公服务将成为发展趋势。但对一家企业而言，内部财务数据保密性较强，上云是否合适值得思量。一旦上云，后续需服务商支持维护，考虑更换服务商移植其他平台的可能性较小，云服务商的稳定性也需要考虑。

3.2.3   前期投入较高且无法支持全部财务操作

虽然目前各个远程办公软件都推出了限时免费试用的优惠政策，但长期支持稳定的远程办公的投入不可小觑。信泰保险表示，疫情发生以来，公司高层拨出专项预算，加强数字化方面的软硬件投入，今后会投入更多资源进行平台建设[5]。此外部分企业使用的软件，仍实行实体扫描仪扫描入库，若会计家中没有扫描仪，则无法远程报销。工行企业手机银行发放工资、银企对账等服务暂时只支持之前实体签过服务协议的企业。不同的个人终端远程操作同一财务系统，也可能存在兼容性问题。

4      财务远程办公的展望

在此次疫情的特殊条件下，远程办公展示了其特有的便利特征。本文通过对疫情之下利用远程办公进行财务处理的实战情形进行交流、分析，总结其优点与缺点。面对未来的财务远程办公趋势，本文相信，未来将会更加广泛、更加科学地应用远程办公技术。对此，以下两点值得关注。

4.1   数字化转型，加速财务更新换代

疫情下的远程办公使传统企业加速线上转型，业务转型同时往往带动财务数字化转型，整体趋势是单纯手工录入凭证、手贴发票的财务基础岗位会被加速淘汰，企业财务部门逐渐向智能财务方向发展。同时远程办公条件下消除了地域限制，全球化财务人才竞争激烈，财务从业人员需加强自身竞争力，从单纯的核算会计转向管理会计、智能财务，积极学习业务及IT相关知识，成为跨领域复合型人才，为企业创造价值。

4.2   兴利除弊，持续前行

虽然远程办公对企业财务管理工作有提高财务工作效率、节约成本、消除地域限制等优势，但缺点也不可忽略。如何选择实现远程办公的方式，如何实现财务远程办公转型及相关培训，如何在保障系统安全性、数据安全性的前提下实现远程办公，并解决绩效管理、沟通协作等远程办公带来的一系列问题，值得财务从业人员及相关部门思考。

主要参考文献

[1]58同城招聘研究院.2020年疫情对企业复工与招聘影响调研报告[EB/OL].https：//mp.weixin.qq.com/s/y4_QY3zuiWIWqfpqKce0CQ，2020-02-08.

[2]魏美钟.新冠肺炎疫情下大华公司财务在家办公模式[EB/OL].https：//mp.weixin.qq.com/s/FlGYo88JxpCNm31pcvWzug，2020-02-19.

[3]陈亚茹. 基于CPK远程身份认证的研究[D].重庆：重庆理工大学，2019.

[4]崔旭.公共政策框架下的节能增效与信息技术应用[M].北京：社会科学文献出版社， 2013.

[5]中国银行保险报.疫情下的寿险“一季度”：新单受挫和线上转型[EB/OL].https：//mp.weixin.qq.com/s/UwMR3cdGf4MLYzk2ayUdCw，2020-02-18.