当前医院档案管理的现状与对策

巨芳爱

【摘要】档案管理是医院各项活动的重要组成部分，档案管理的质量直接影响医院医疗技术水平、服务质量，如何提升档案管理质量一直是众多专业人士重点研究的问题。本文主要分析医院进行档案管理的必要性，研究档案管理存在的问题，探索提高档案管理效率和质量的策略，并且提出一些具有参考价值的建议。

【关键词】医院;档案管理;策略

医院档案中记录了医院的建立历史、发展过程、重大事件、医疗改革等多种信息，不仅是医院日常工作的重要组成部分，同时也是医院医疗水平不断提升的证据，随着现代化科学技术的不断发展，档案管理方式逐渐由纸质档案管理向电子档案管理趋势发展。尽管越来越多的医院意识到提升档案管理质量的重要性，但是受多种因素的影响，目前医院档案管理依旧存在一些问题，只有找到问题的解决方案，提升档案管理的效率，才能促进医院持续发展。

一、医院进行档案管理的必要性

随着时间的推移，医院从建立之初就不断产生相关信息，如医院采购的医疗设备、医疗设备的维护、医院重大会议、医疗人员录取信息、入院患者就诊信息、医药采购记录、医药销售记录等信息，采用书面形式或者电子录入的方式将这些信息进行分门别类归纳整理，使之成为医院的宝贵资源，方便相关工作人员进行档案搜索，从而实现对医院档案的管理。在医院各项管理工作中，档案管理是其中重要组成部分，若是档案管理出现失误，如资料损坏、数据录入错误、纸质资料遗失等问题，会给医院其它管理工作带来一定的困难，在国家大力推进医疗改革的背景之下，医院高层管理者应意识到档案管理对医院未来发展的重要作用，找出档案管理存在的问题，并且采取多方可行有效策略，改善档案管理现状，促进医院长久稳定发展。

二、当前医院档案管理的现状

（一）档案管理制度不完善。尽管国家出台档案管理相关法律法规，但是医院具备一定的自主权，部分医院并未建立完善的档案管理制度，使得档案管理工作人员在进行工作时缺乏统一的规范和标准，工作人员只能凭借以往的工作经验、档案的类别进行档案管理工作，致使出现资料遗失、工作效率低下、档案搜索困难等问题，在一定程度上阻碍医院的发展。医院高层管理者缺乏档案管理意识，对档案管理资金投入较低，使得档案管理设备落后，而医院产生的信息在不断增加，落后的设备无法满足庞大的信息管理需求，部分医院依旧采用人工档案管理方式，并未将现代化的信息技术运用到档案管理工作中，使得医院档案管理工作效率低下。

（二）档案管理方式落后。部分医院依旧采用人工档案管理的方式，各科室的工作人员将患者就医信息、医疗设备使用记录、医疗人员工作信息以纸质和电子形式发送给档案管理工作人员，工作人员将电子档案打印成纸质档案，按照科室、年限、档案重要性对纸质档案进行分门别类的划分，储存在相应的档案管理室。工作人员想要搜索档案信息，需要向档案管理人员提出申请，由档案管理人员在档案室中进行查找，这种医院档案信息检索方式增加了档案管理人员的工作难度，在翻阅纸质档案时，受到摩擦、空气湿度、搬移等多种因素的影响，会造成档案不同程度的损坏，影响档案管理的质量。

（三）工作人员专业技能有待提升。目前医院档案管理缺乏高素质管理人才，档案管理工作的高层管理者，由基础工作人员逐级晋升，其年龄较大，难以接受新型的档案管理理念和管理方式，致使医院依旧采用传统的档案管理方式，在一定程度上影响着医院档案管理的工作效率。随着医院的不断发展，每天医院内部的医疗人员、医疗设备、患者就医会产生大量的信息，在一定程度上加大档案管理工作人员的工作难度，部分医院在招聘档案管理工作人员时，其招聘门槛过低，只要具备一定文凭就可以参加应聘，招聘人员经过短期培训后就正式上岗，其所具备的专业技能无法满足当今时代医院档案管理工作岗位的技能需求。

三、加强医院档案管理的策略

（一）建立完善的档案管理制度。医院档案管理工作不仅包含对相关信息的整理、归纳、储存，还包括对现有档案的检索以及利用，想要充分发挥档案管理在促进医院长久稳定发展的重要作用，只有建立完善的档案管理制度，才能确保医院档案管理工作的质量。医院高层管理者应积极学习先进的档案管理理念以及管理方式，结合对医院内部医疗人员专业技能、医院规模、经济实力、医疗水平、档案信息量等各项基本情况的了解，制定符合相关法律法规的档案管理制度，使得任何一个工作环节都有明确的规定，确保各项档案信息的整理归纳、保管储存、检索利用有一个统一的规范和标准。医院内部应建立监管机制，确保其制定的相关规章制度能够落实到各个部门，监管人员在监督管理工作时，若是发现档案管理人员存在档案存储方式有误、档案信息录入错误等问题时，及时采取相应的补救措施并且向上反馈，依据医院制定的相关规章制度对其进行惩处，确保每位档案管理工作人员具备较高的职业素养以及专业技能，从而提升医院档案管理工作的质量，促进医院长久稳定发展。

（二）运用信息技术，建立医院档案数据库。随着国内各个地区信息技术、网络技术的不断发展，现代化信息技术逐渐运用于社会的各个领域，医院的高层管理者应意识到档案管理信息化建设对促进医院稳定发展的重要作用，加大对档案管理的资金投入，更新档案管理设备，为档案管理工作提供强有力的资金和技术支持。医院应根据档案管理实际，为档案管理工作人员配备计算机、彩色电子打印机、扫描仪等现代化办公设备，同时与信息管理软件供应商进行合作，购买档案信息管理软件，为档案的整理归纳、储存、检索提供强有力的技术支持。医院各科室工作人员通过电脑将相关信息录入系统中，档案管理工作人员具备较高的信息管理权限，对各科室在系统中上传的信息进行统一的整理和归纳，对保密性的档案信息进行加密，相关工作人员可以采取账号登录的方式在系统中搜索自己想要了解的资料，实现医院内部信息共享，有利于提高医疗人员整體工作效率，为患者提供更好的医疗服务。虽然档案管理信息化具有简单、快捷等特性，但是当发生计算机损坏、系统崩溃、黑客入侵时，工作人员难以及时采取相应的应急措施。医院应建立档案管理安全保护措施，加强计算机防火墙建设力度，做好档案信息备份工作，预防因设备问题而造成档案信息流失的几率。

（三）加强对档案管理人员的培训力度。工作人员的专业技能直接影响档案管理的质量，医院高层管理者应重视培养高素质档案管理人才，加强对档案管理工作人员的培训力度，使得工作人员能够意识到档案管理在医院各项管理工作中的重要性，了解档案管理对患者病情诊断、医疗人员人事调动、医院未来发展的意义，激发其工作热情，促进档案管理工作顺利进行。医院培训内部档案管理工作人员的内容应包含档案管理制度、先进设备使用注意事项、员工行为规范标准、档案调取原则等多个方面，通过对其进行培训，提高其职业素养以及档案管理专业技能，使得其在进行工作时能够严格遵照医院制定的档案管理规章制度，从而提升档案管理工作效率。医院应定期对档案管理工作人员进行考核，依据档案管理制度内涵、培训内容合理设定考核标准，对于考核不达标的工作人员进行二次培训，确保每位档案管理人员具备较高的职业素养以及专业技能，促进医院长久稳定发展。医院应提高档案管理工作岗位招聘门槛，与高等院校进行合作，采取校园招聘与社会招聘共同进行的招聘方式，吸引更多的人才前来应聘，拓宽人才选择范围，筛选具备一定计算机专业知识、档案管理经验的人才，将其投放到医院档案管理工作岗位，并且对其进行岗前培训。当其符合岗位技能需求之后，让其投入到正常工作当中，降低因工作流程不熟悉而造成档案管理出现失误的几率。

四、结语

做好档案管理工作对医院未来发展具有一定的意义，医院应建立科学专业的档案管理制度，加强对内部档案管理人员的培训力度，购买质量较高的计算机等设备，提高工作人员的职业素养和专业技能，提升医院档案管理的质量和效率，从而促进医院长久稳定发展。

【参考文献】

[1]李雪.医院档案管理的现状分析与对策探讨[J].中国煤炭工业医学杂志，2012（09）：162-163.

[2]阿木.医院档案管理工作的现状及对策探讨[J].办公室业务，2015（4）：74.

[3]张影.医院档案管理的现状及对策[J].环球市场信息导报，2017.