信息时代企业档案管理面临的机遇、挑战及措施

张静

【摘要】伴随着科学技术的日益更新，网络信息技术空前大发展。如今我们已经步入互联网时代，各行各业都在积极使用网络技术，这对传统的档案管理工作产生了强烈的冲击和挑战，如何利用网络技术提高工作效率，成了档案管理单位的研究方向。本文针对互联网时代档案管理面临的机遇和挑战以及解决对策进行论述，以供参考。

【关键词】信息;档案管理;机遇;挑战

互联网改变了人们的生活，现在社会上越来越多的行业借助互联网，一个又一个智能平台被开发利用，大大提高了办公效率。与此同时，档案管理工作面临着许多机遇和挑战，但是就目前来看，在企业档案管理中的应用未能完全释放，从而影响着办公效率和质量，如何在信息时代做好档案管理工作，体现档案管理的重要作用，是目前档案管理工作面临的重要课题。因此，要正确分析档案管理的机遇与挑战，才能解决这些当前遇到的难题。

一、互联网时代档案管理的机遇

在企业中，档案管理工作必不可少，其不仅能够为管理人员提供有效的依据，还可以为企业决策提供支持。应用传统的方法开展档案管理工作对于档案管理人员来说效率非常低下，并且随着企业的规模不断扩大，企业员工越来越多，企业经营业务逐渐增多，相应地需要管理的档案随之增多，这对档案管理人员来说任务非常繁重。互联网时代的到来，为档案管理工作带来了良好的机遇，具体体现在以下三个方面：

（一）技术手段更丰富。借助互联网技术，可以有效地实现数据信息的输入、存储与检索，对于档案管理人员来说，能够有效降低工作强度。另外，互联网技术不仅可以存储数据信息，还可以存储视频、音频，存储形式更加多样化。实现档案管理由纸质、文字向音频、影像转变，便于管理和携带。

（二）服务空间更宽广。时代的发展，企业经营业务逐渐多元化，大大增加了档案管理的信息量，传统档案管理方法一方面会增强管理成本，另一方面还会占用较大的存储空间，将档案信息存储到计算机中，不仅节约了成本，节约了空间，还能进一步实现档案管理的远程服务，方便对档案进行备案。

（三）时效管理更突出。应用互联网技术进行档案管理可以明显提高档案的时效性，社会在不断进步，企业的发展在不断变革，很多档案内容随着时间的推移发生了相应变化，应用互联网技术可以快速对档案进行更新，相比纸质档案来说，更新速度更快，准确性更高，并且随着科学技术的不断进步，未来档案管理的时效性将更加明显。

二、互联网时代档案管理存在的挑战

（一）管理理念转变仍有很大阻力。虽然在互联网技术的影响下，我国很多企业应用了智能办公系统，但是受到传统观念的影响，在进行档案管理时，仍然沿用陈旧的管理理念，传统档案管理“重藏轻用”的观念和现象，在信息时代与企业的实际发展不相匹配。这种思想不利于档案管理工作效率的提升。因此，在互联网时代，档案管理者要迅速转变观念，积极主动、尽最大努力开发信息资源，把“死档案”变成“活信息”。

（二）档案数据的标准化体系有待建立。要想做好档案管理工作，需要建立统一的标准化体系。但是就目前来看，我国还没有完善的档案数据管理标准化体系，导致在实际工作中，档案管理工作没有科学的依据做指导，档案资源不能得到合理配置。因此要想使档案管理数字化，就必须建立健全档案管理标准化体系，完善稳定的档案管理数据库。

（三）档案管理工作人员素质有待提高。在实际工作中，人事管理是档案管理工作开展的必要条件。当前我们已经进入了信息时代，档案管理人员综合素质的高低，直接决定了档案管理水平。针对于此，企业应当加强对工作人员的培养，定期派专业人士对员工进行培训，使其掌握先进的管理理念与方法，能够动态了解社会的发展趋势，提高其对信息技术的应用能力。另外，企业还应当加强对档案管理人员安全意识的培训，提高其安全防范能力，从而提高档案管理工作水平，为企业可持续发展提供数据依据。

（四）传统档案管理方式和手段已适应不了现代的要求。传统档案管理主要是采用纸质形式来保存，随着时间的推移，绝大多数纸质档案材料发生了纸质变脆、颜色变黄等问題，档案人员在查阅过程中非常容易造成档案缺页或是损坏、丢失的情况。在互联网条件下，档案管理人员可以在做好档案材料的归档后，对档案信息进行计算机处理，采用电子编码技术对这些档案进行编辑整理，使档案的利用更加便捷，并有效规避档案的遗失或是损坏，切实有效地保管好档案，使档案信息的利用最大化。另外，随着时代的发展，档案文件旧的查询方式已经无法满足时代的需求了。

三、信息时代提高档案管理水平的有效策略

（一）转变档案管理理念。当前相当一部分企业，在档案管理中，还没有从思想意识上认识到档案管理工作的重要性，一定程度上阻碍了档案信息的规范化和信息化的发展，信息时代，我们要想全面提高档案管理思想认识，做好档案工作就必须要从思想意识上认识到档案管理的重要性，加大档案管理力度。实现电子信息化管理，可以有效节省大量的保存库房，从整体上提高档案管理效率，最大限度地确保档案资料信息的安全。新时期要求档案管理人员要坚持与时俱进，不断转变观念，不断提高自己的服务意识，使用各种先进的档案管理技术和档案管理手段，切实做好自身的本职工作，更好地为企业的稳健长远发展提供各项服务。

（二）构建与发展相适应的档案数据库。当前绝大多数档案信息是以数字形式出现的，数字化的档案信息必须要依靠计算机和网络来传输，档案信息传输速度有所提升。众所周知，企业要立足于实际，构建高效运行的数据库，最大限度提升档案信息的传输速度。一方面要与网络的传输速度相适应，另一方面还要保证社会大众读取要求，使档案利用者可以随时通过计算机来阅读档案信息。在社会不断发展的同时，现代企业办公自动化水平不断提高，档案管理人员要认识到档案信息的重要性，保证数据库的稳健安全运行。

（三）完善各项档案管理制度。为最大化地确保档案信息的安全，企业要立足于实际，建立健全档案管理制度，进一步实现档案管理规范化发展。构建完善且全面的档案管理制度，是不断提高档案管理水平的基础和条件，所以，这就要求企业上下各级一起来承担档案管理责任，献言献策。当前很大一部分企业档案管理保密工作处在初始阶段，对现代信息技术的使用还未普及。在档案管理工作中，档案信息资料保密工作是至关重要的。我们只有最大化地确保档案信息的安全，才能有效保障企业的利益。企业要引入网络设备，运用高科技管理手段，使用安全杀毒软件以及定期检测档案系统等，提高档案管理水平，保障档案信息的安全。

四、结语

总而言之，在互联网时代背景下，档案管理者要坚持与时俱进，不断加强学习，不断转变管理理念，积极引入先进互联网技术，切实做好档案管理工作，从整体上提高档案管理水平，更好地满足企业稳健长远发展的需求。

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